ThurstanJam/peopleimages.com - s
Hot Desking vs. Hoteling: Welches Hybridmodell funktioniert?
Durch hybrides Arbeiten werden weniger Büroflächen benötigt. Unternehmen müssen entscheiden, wie sie ihre Mitarbeiter im Büro unterstützen wollen. Es bieten sich zwei Ansätze an.
Bei den Ansätzen Hot Desking und Hoteling teilen sich Mitarbeiter physische und digitale Büroräume. Obwohl die Begriffe manchmal synonym verwendet werden, beschreiben sie unterschiedliche Modelle, die sich in ihren Auswirkungen auf Endnutzer, verfügbare Ressourcen und den IT-Support unterscheiden.
Da hybrides Arbeiten eher zu einem langfristigen Betriebsmodell wird, kann das Verständnis der Unterschiede zwischen Hot Desking und Hoteling Unternehmen dabei helfen, den zu ihrer Belegschaft und Arbeitsplatzstrategie passenden Ansatz zu wählen.
Im Folgenden untersuchen wir, warum Hot Desking und Hoteling so beliebt sind, und vergleichen die beiden Konzepte miteinander, um herauszufinden, welche Option für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist.
Warum sind Hot Desking und Hoteling so beliebt?
Der Übergang zu hybriden Arbeitsmodellen hat die Sichtweise von Unternehmen auf Büroräume und die Anwesenheit von Mitarbeitern verändert. In den meisten Fällen ist nur ein Teil der Mitarbeiter an einem bestimmten Tag im Büro, während die anderen remote arbeiten. Infolgedessen verfügen viele Unternehmen nun über mehr Büroräume, als sie tatsächlich benötigen.
Durch die richtige Dimensionierung wird ungenutzter Raum reduziert. Unternehmen müssen jedoch auch klare Entscheidungen darüber treffen, wie gemeinsam genutzte Umgebungen verwaltet werden sollen. Wenn Mitarbeiter keine fest zugewiesenen Schreibtische oder Büros mehr haben, müssen Verfügbarkeit, Nähe und Zugang zu Tools für die Zusammenarbeit bewusst koordiniert werden – und dürfen nicht dem Zufall überlassen bleiben.
Ein ähnliches Modell findet sich in Coworking-Umgebungen, in denen Unternehmen gemeinsam genutzte Büroräume mieten und flexibel auf verfügbare Schreibtische und digitale Dienste zugreifen können. Diese Umgebungen werden zwar oft mit Start-ups und kleinen Unternehmen in Verbindung gebracht, spiegeln jedoch die gleiche grundlegende Herausforderung wider, vor der auch größere Unternehmen heute stehen: die reibungslose Koordination gemeinsam genutzter physischer Räume.
Was ist Hot Desking und wo kommt es in Unternehmen zu Reibungen?
Beim Hot Desking werden den Mitarbeitern Büro- und IT-Infrastrukturdienste nach dem Prinzip "Wer zuerst kommt, mahlt zuerst" zur Verfügung gestellt. Beim Hot Desking kommen die Mitarbeiter ins Büro, suchen sich einen freien Büroplatz und beanspruchen ihn für sich, solange sie dort sind, wobei sie je nach Bedarf auf die IT-Ressourcen zugreifen.
In der Praxis führt diese Einfachheit in realen Umgebungen zu wiederkehrenden Reibungen, insbesondere da hybride Anwesenheiten immer weniger vorhersehbar sind.
- Kapazität: Wenn mehr Mitarbeiter auftauchen, als Büroräume verfügbar sind.
- Zusammenarbeit: Wenn zwei oder mehr Mitarbeiter zusammenarbeiten müssen, aber räumlich getrennt sind, weil keine benachbarten Plätze verfügbar sind.
- Verfügbarkeit von Diensten: Wenn bestimmte IT-Ressourcen benötigt werden, aber nicht an freien Plätzen verfügbar sind.
- Vertraulichkeit: In Situationen, in denen Privatsphäre erforderlich ist.
Treten diese Probleme immer wieder auf, entscheiden sich Unternehmen oft für Hoteling-Modelle. Dabei wird Spontanität gegen Vorhersehbarkeit und Koordination eingetauscht.
Was ist ein Hoteling-Arbeitsplatz und warum setzen Unternehmen darauf?
Beim Hoteling handelt es sich um ein reservierungsbasiertes Modell für individuelle Arbeitsplätze. Anstatt sich auf die Verfügbarkeit nach dem Prinzip „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“ zu verlassen, reservieren Mitarbeiter Schreibtische oder Büros im Voraus – in der Regel über einen digitalen Dienst, der die physischen Räume und die damit verbundenen Ressourcen koordiniert.
Der wesentliche Unterschied zwischen Hot Desking und Hoteling ist die Vorhersehbarkeit: Bei Hoteling können Arbeitsplätze im Voraus reserviert werden. Auf diese Weise weiß der Mitarbeiter schon lange im Voraus, wo er arbeiten wird und:
- dass ein Arbeitsplatz tatsächlich verfügbar ist,
- er den genauen Standort des Arbeitsplatzes kennt,
- welche physischen und digitalen Ressourcen zur Verfügung stehen.
Zwar beseitigt das Hoteling viele der Mängel, die beim Hot Desking auftreten, jedoch ist dafür erforderlich, dass das Unternehmen oder die Coworking-Einrichtung einen Reservierungsservice einrichtet. Wenn das Büro selbst nur über eine begrenzte Anzahl beliebter Arbeitsplätze verfügt, bietet das Hoteling den Mitarbeitern möglicherweise keine Arbeitsplätze, die für ihre jeweiligen täglichen Anforderungen ideal sind.
Letztendlich geht es bei der Entscheidung zwischen Hot Desking und Hoteling weniger um die Effizienz der Immobiliennutzung als vielmehr um die betrieblichen Absichten. Unternehmen, die Flexibilität und Spontaneität priorisieren, können die Nachteile des Hot Desking in Kauf nehmen. Unternehmen, die hingegen auf Vorhersehbarkeit, Koordination und Mitarbeitererfahrung setzen, empfinden Hoteling oft als einfacher zu verwalten.
Dieser Artikel wurde im Februar 2026 aktualisiert.
