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So implementieren Sie eine aktive Archivierungsumgebung

Archive auf Band und auch in der Cloud sind für nicht mehr aktive Daten optimal. Doch was eignet sich am besten, wenn auf die Daten doch gelegentlich zugegriffen werden muss?

Bei der dauerhaften Aufbewahrung von Daten lässt sich generell zwischen einem aktiven Speicher, einem Backup, einer Langzeitspeicherung und einem Archiv unterscheiden. Aktiver Speicher enthält Daten, die mehr oder minder regelmäßig verändert werden und Backups sind redundante Sicherungskopien. Das ist soweit jedem klar. Doch bei Archiv und Langzeitspeicherung gibt es schon erhebliche Unterschiede in den Auffassungen. Praktisch darf in einem Archiv keine Veränderung mehr stattfinden, auch nicht durch das Herausziehen einer Akte. Ein Archiv sollte so gesehen eine Zeitkapsel sein. Bei der Langzeitspeicherung bleiben die Daten zwar unverändert, aber es wird noch gelegentlich auf sie zugegriffen. Da man auch auf Daten in einem physischen Archiv lesend zugreifen darf, verwenden wir in diesem Artikel die beiden Begriffe Archiv und Langzeitspeicher quasi synonym.

Ein Merkmal eines Archivs ist, dass auf die darin gespeicherten Dateien nicht mehr zugegriffen wird. Ein Archiv setzt voraus, dass ein Unternehmen Daten schützen muss, diese aber möglicherweise über einen längeren Zeitraum nicht aktiv nutzt. Zu den typischen Archivierungstechnologien gehören Magnetbänder und Cloud-basierte Archive.

Nehmen wir jedoch an, dass bestimmte Daten einen erheblichen Wert für eine Organisation haben und ihre aktive Nutzung möglicherweise nur zeitweise erfolgt. Aktive Archivierung ist das geeignete Konzept zur Verwaltung wichtiger Daten, die gelegentlich genutzt werden – zum Beispiel für die Vorlage bei Gericht oder in anderem Zusammenhang mit einem Rechtsstreit.

So erstellen Sie Ihre aktive Archivierungsplattform

Zunächst sollte festgelegt werden, welche Daten in die Kategorie „gelegentliche Nutzung“ fallen. Dies könnte in den Unterlagen zur Datenschutzrichtlinien stehen, denn dort müssten ja alle Archivierungsanforderungen besprochen und definiert sein. Typische Kandidaten für eine aktive Archivierungsumgebung sind unstrukturierte Daten wie Benutzerdateien, Videos, Audiodateien und PDFs – kurz gesagt, Daten des täglichen Geschäftsbetriebs, die nicht in einer Datenbank enthalten sind.

Als Nächstes wäre zu untersuchen, welche der verfügbaren Backup- und Speicherressourcen die Bewegung von Daten über verschiedene Speichermedien hinweg unterstützen könnten. Das könnten Solid-State-Laufwerke,Festplattenlaufwerke, Magnetbänder sowie optische Laufwerke und Cloud-basierte Speichereinrichtungen sein.

Unabhängig vom Archivierungsansatz empfiehlt es sich, Daten nach verschiedenen Metriken zu klassifizieren. Dabei hilft eine Datenmanagement-Richtlinie. Darüber hinaus sollten autorisierte Personen einen einfachen und überwachten Zugriff auf diese Daten haben. Die Daten sollten leicht auffindbar und aus dem Speichermedium extrahierbar sein. Die extrahierten Daten (das Archiv bleibt unverändert!) müssen sinnvoll, praktisch und sicher abgelegt werden.

Eine Datenschutzrichtlinie sollte all diese Aspekte – einschließlich Metriken für Speicherung, Wiederherstellung, Aufbewahrung und Vernichtung einschließlich der automatischen Vernichtung nach einem Verfallsdatum – enthalten. (In diesem Punkt unterscheiden sich Archivierung und Langzeitspeicherung voneinander: Archive bleiben für immer unverändert, Langezeitspeicher könnten Daten verlieren, wenn die Dauer Aufbewahrungspflicht vorüber ist.)

Ziehen Sie verschiedene Ansätze für die Konfiguration von Speicherressourcen in Betracht, um der Variabilität und Flexibilität Ihrer aktiven Archivumgebung gerecht zu werden. Sie können eine Speicherumgebung mit geeigneter Archivierungstechnologie konfigurieren, um Daten auf einer Vielzahl von Medien zu archivieren (entweder lokal oder außerhalb des Standorts) basierend auf den von den Benutzern definierten Aufbewahrungs- und Abrufparametern.

Beispiel einer aktiven Archivierungsumgebung

Wahrscheinlich verwenden Sie lokale Festplatten für Ihre täglichen Geschäftsvorgänge. Sie könnten das Solid-State-Laufwerk als „Kurzzeitarchivierungs“-Ressource zuweisen, da Ihr Unternehmen bei Bedarf schnell Daten von solchen Geräten abrufen kann. Sie könnten das lokale Bandlaufwerk der „mittelfristigen“ Speicherung zuweisen, da der Datenzugriff von Band länger dauert als bei anderen Technologien. Sie können den Speicherort für archivierte Daten aufgrund von Änderungen Ihrer Archivierungsregeln, zum Beispiel einer Änderung der Häufigkeit der Datennutzung, verschieben.

Cloud-Speicherressourcen können kurz-, mittel- und langfristige Archivierungsanforderungen unterstützen. Sie können auch mit lokaler Archivierungsspeichertechnologie rotieren, um eine starke, aktive Archivierungsumgebung zu schaffen. Offsite-Bandspeicher eignen sich am besten für die dauerhafte Archivierung.

Eine aktive Archivierungsumgebung ist ein also weiteres wichtiges Werkzeug für Unternehmen, die flexible Anforderungen an die Archivierung von Daten haben.

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