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Microsoft Teams: Best Practices für Hybrid-Meetings

Um ein effektives Hybrid-Meeting-Erlebnis mit Microsoft Teams zu unterstützen, sollten Unternehmen unter anderem Benutzerschulungen und App-Integrationen berücksichtigen.

Die COVID-19-Pandemie zwang Unternehmen dazu, schnell auf Cloud-basierte Meeting-Dienste umzusteigen, um die Zusammenarbeit von Mitarbeitern im Home-Office zu unterstützen. Für viele Unternehmen war Microsoft Teams das Tool der Wahl, um Remote-Meetings zu ermöglichen.

Aber nicht alle Organisationen hatten eine langfristige Strategie für ihren Teams-Meeting-Einsatz, da der Fokus auf der kurzfristigen Notwendigkeit lag, die Geschäftskontinuität und Kommunikation aufrechtzuerhalten.

"Jetzt müssen wir uns damit befassen, dass die Leute zurück ins Büro gehen und sich in der hybriden Arbeitsumgebung zurechtfinden", erklärt Kevin Kieller, Mitbegründer der Microsoft-Beratungsfirma EnableUC. Unternehmen müssen eine Strategie entwickeln, um sicherzustellen, dass Meetings produktiv und ansprechend bleiben, unabhängig davon, wo sich die Mitarbeiter befinden.

Auf einem Enterprise Connect Virtual Summit über den Erfolg von Microsoft Teams Meetings stellte Kieller fünf Best Practices vor, die Unternehmen befolgen können, um eine hochwertige Hybrid-Meeting-Erfahrung mit Microsoft Teams zu gewährleisten und die Geschäftsergebnisse zu verbessern.

1. Bleiben Sie bei den Teams-Funktionen auf dem Laufenden

Um der Nachfrage nach Teams-Funktionen gerecht zu werden, insbesondere für Meetings und Anrufe, hat Microsoft seine Roadmap beschleunigt, um neue Funktionen wie den Together-Modus, Breakout-Räume und Live-Transkription schnell einzuführen. Seit Anfang 2021 hat Microsoft 127 Teams-Funktionen eingeführt, weitere 54 befinden sich im Rollout, so Kieller.

Für Unternehmen kann es schwierig sein, mit neuen und kommenden Funktionen Schritt zu halten, daher sollten IT-Teams regelmäßig die Roadmap von Microsoft 365 konsultieren, empfiehlt er.

2. Verwenden Sie die richtigen Audio- und Videogeräte

Microsoft hat sein Portfolio an Audio- und Videogeräten erweitert, um eine Reihe von Hardware anzubieten, die Raumkonfigurationen unterschiedlicher Größe sowie Work-from-Home-Einsätze unterstützen kann. Das Portfolio umfasst Webcams, Freisprecheinrichtungen und Displays.

Zwei neue Geräte könnten insbesondere hybride Meetings unterstützen, so Kieller. Zum einen die Smart Speaker von Yealink und Epos, die bis zu 10 Sprecher in einem Raum identifizieren, so dass auch entfernte Teilnehmer erkennen können, wer gerade spricht.

Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass Teams eine Plattform und nicht nur ein Kommunikationstool ist.
Kevin KiellerMitbegründer, EnableUC

Zweitens der Poly Studio P21, ein Desktop-Monitor, der eine eingebaute Kamera, ein Mikrofon, Lautsprecher und Beleuchtung enthält. Der Monitor wird über USB mit Notebooks verbunden, um ein Desktop-Videoerlebnis zu schaffen.

"Das Tolle am Teams-Ökosystem ist, dass es breit gefächert ist und verschiedene Anbieter mit unterschiedlichen Ideen aufwarten", sagte er. "Man muss herausfinden, was für die Benutzer funktioniert, je nachdem, wo sie sind und wie sie ihre Zeit mit der Arbeit verbringen."

3. Meetings mit App-Integrationen aufwerten

Die Integration von Apps in hybride Meetings mit Microsoft Teams kann das Konferenzerlebnis verbessern und die Teams-Kollaborationserfahrung erweitern, so Kieller.

"Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass Teams eine Plattform und nicht nur ein Kommunikationstool ist", erläutert er. Benutzer können das Meeting-Erlebnis verbessern, indem sie das App-Verzeichnis von Microsoft nutzen, um Apps für Abstimmungen, Fragen und Antworten sowie Workflow-Management hinzuzufügen.

Mit Microsofts Power-Apps-Plattform können Nutzer auch ihre eigenen Line-of-Business-Apps erstellen, um die Teams-Besprechungserfahrung an spezifische Geschäftsabläufe und -prozesse anzupassen, erläutert er.

4. Gründliche und fortlaufende Schulungen bereitstellen

Schulungen sind der Schlüssel, um sicherzustellen, dass die Benutzer das Beste aus den verfügbaren Tools für hybride Meetings mit Microsoft Teams herausholen. Die meisten Teams-Schulungen sind unzureichend, und nur wenige Mitarbeiter erhalten Nachschulungen, so Kieller. "Die meisten Unternehmen überprüfen nicht, ob das Training, das sie anbieten, tatsächlich funktioniert", sagt er.

Aber die Schulung der Mitarbeiter macht sie zu effektiveren Teams-Nutzern und sorgt dafür, dass neue Funktionen schnell angenommen werden.

5. Nutzen Sie die Vorteile der Analytik

Letztendlich kann man nur mithilfe von Analysen feststellen, ob Teams-Meetings richtig funktionieren und die Benutzer die Plattform optimal nutzen. Teams bietet Analysen sowohl für Endbenutzer als auch für IT-Administratoren.

Auf der Endbenutzerebene können Mitarbeiter die Analysen für ihre Teams und Kanäle einsehen, die Aufschluss darüber geben, wer an Meetings teilnimmt, auf Beiträge antwortet und in einem Team oder Kanal mitarbeitet.

Auf der Seite der IT-Administration bietet Teams mehrere Analysetools, die die Nutzung und Annahme verschiedener Plattformfunktionen verfolgen. Diese Informationen können dabei helfen, zu erkennen, wo Schulungen erfolgreich sind und wo nicht. IT-Administratoren können auch auf ein Dashboard und andere Analysen zugreifen, um Einblicke in die Anrufqualität, Zuverlässigkeit und Benutzerzufriedenheit zu erhalten. Weitere Analysetools, die Admins verwenden können, sind Microsoft Viva Insights, das Analysen zu Meetings liefert, und Productivity Score, das Daten darüber liefert, wie das Unternehmen Microsoft 365 nutzt.

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