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5 Best Practices für erfolgreiche Hybrid-Meetings

Viele Organisationen, die den hybriden Arbeitsplatz planen, müssen ein hochwertiges Meeting-Erlebnis sicherstellen. Befolgen Sie diese fünf Best Practices für hybride Meetings.

Der Arbeitsplatz wird nicht mehr so aussehen wie vor der COVID-19-Pandemie. Nur 12 Prozent der Unternehmen planen eine Rückkehr ins Vollzeitbüro, so die globale Studie Workplace Collaboration: 2021-22 von Metrigy, an der mehr als 475 Unternehmen teilnahmen. Weniger als ein Viertel der Organisationen planen, dass die Mitarbeiter wieder Besprechungsräume wie vor der Pandemie nutzen.

Der hybride Arbeitsplatz ist die Zukunft. Um in dieser neuen Umgebung erfolgreich zu sein, müssen Geschäfts- und IT-Führungskräfte für eine Zukunft planen, in der hybride Meetings, die sich aus Meetings innerhalb und außerhalb des Büros zusammensetzen, eher die Norm als die Ausnahme sind. Hier sind fünf Best Practices für hybride Meetings, die den Erfolg sicherstellen.

1. Flächendeckende Videokonferenzen in allen Meetingräumen

Es ist nicht mehr akzeptabel, dass Teilnehmer aus der Ferne nur Zugang zu Audiokonferenzen haben, bei denen sie die anderen Beteiligten oder das, was auf den Whiteboards geschrieben wird, nicht sehen können und sich größtenteils im reinen Hörmodus befinden.

Geschäfts- und IT-Führungskräfte müssen für eine Zukunft planen, in der hybride Meetings eher die Norm als die Ausnahme sind.

Um sicherzustellen, dass alle Teilnehmer unabhängig vom Standort miteinander kommunizieren können, müssen Unternehmen in die Ausstattung aller Meetingräume mit hochwertigen Videokonferenzsystemen investieren. Diese Systeme sollten idealerweise mehrere Meeting-Anwendungen sowohl für interne als auch für externe Konferenzen unterstützen.

Die Untersuchung von Metrigy ergab, dass 61,2 Prozent der Unternehmen mit den höchsten ROI- oder Produktivitätsvorteilen für ihre Collaboration-Investitionen den Einsatz von Videokonferenz-Raumsystemen erhöhen. Weniger als die Hälfte der Unternehmen mit geringen oder gar keinen gemessenen Collaboration-Investitionsvorteilen planen, dasselbe zu tun.

2. Gehen Sie über Video hinaus

Videokonferenzen sind großartig, um sicherzustellen, dass alle Meeting-Teilnehmer einander sehen können, aber sie erfüllen nicht den Bedarf an Ideenfindung während der Sitzungen oder ersetzen nicht das physische Whiteboard im Raum. Um diese zusätzlichen Hybrid-Meeting-Funktionen bereitzustellen, müssen Unternehmen in virtuelle Whiteboard-Tools von Anbietern wie Bluescape, Hoylu, Lucidworks, Miro und Mural investieren.

Diese Apps wurden entwickelt, um Meeting-Teilnehmern die Möglichkeit zu geben, Ideen und Inhalte zu erfassen und zu teilen – nicht nur während des Meetings, sondern auch davor und danach, um eine kontinuierliche Arbeitsfläche für die Ideenfindung zu schaffen. Viele dieser Tools lassen sich auch in Meeting- und Team-Collaboration-Apps integrieren, um ein nahtloseres Meeting-Erlebnis und eine bessere Zusammenarbeit im Kontext der persistenten Teamkanäle zu ermöglichen.

3. Meeting-Müdigkeit bekämpfen

Ungefähr 34 Prozent der Studienteilnehmer gaben an, dass ihre Mitarbeiter aufgrund der großen Anzahl von Videoanrufen unter Meeting-Müdigkeit leiden. Im Gegensatz zu Audiokonferenzen ist bei Videokonferenzen eine aktivere Teilnahme erforderlich und die Teilnehmer müssen während der gesamten Dauer des Meetings in einer festen Position bleiben. Zu den Ansätzen, die Unternehmen zur Bekämpfung der Meeting-Müdigkeit verwenden, gehören

  • die Verkürzung der Konferenzen von einer Stunde auf 45 Minuten,
  • die Förderung der Planung kürzerer Meetings,
  • die Erlaubnis für die Teilnehmer, die Kameras auszuschalten,
  • die Begrenzung der Anzahl der täglichen Meetings,
  • die Anordnung von Pausen zwischen den Meetings und
  • die Einführung von Meeting-freien Tagen.
Abbildung 1: Die meisten Unternehmen planen laut der Metrigy-Studie nicht, dass ihre Mitarbeiter in Vollzeit ins Büro zurückkehren.
Abbildung 1: Die meisten Unternehmen planen laut der Metrigy-Studie nicht, dass ihre Mitarbeiter in Vollzeit ins Büro zurückkehren.

4. Verbessern Sie das persönliche Erlebnis

Im Jahr 2020 gab es neue Funktionen zur Verbesserung des Audio- und Videoerlebnisses, oft unterstützt durch künstliche Intelligenz. Anbieter wie Cisco, Logitech und Poly haben Geräte für Heim- oder Büro-Desktops auf den Markt gebracht, die Hintergrundlicht kompensieren, Geräusche reduzieren und die Meeting-Teilnehmer besser einrahmen.

Weniger als die Hälfte der Studienteilnehmer gaben an, dass die in Laptops eingebauten Funktionen für ein hochwertiges Meeting-Erlebnis ausreichen, so dass der Einsatz dieser zusätzlichen Geräte die Audio- und Videoqualität verbessern kann.

5. Investieren Sie in Management und Analytik

Hochwertige hybride Meetings erfordern einen Überblick über die Audio- und Videoleistung sowie die Möglichkeit, Leistungsprobleme sowohl zu Hause als auch im Büro zu erkennen und zu beheben. Außerdem sind Analysen erforderlich, die das Meeting-Engagement messen, um Probleme zu identifizieren, die sich negativ auf das Meeting-Erlebnis auswirken.

Die Anbieter von Meetings und Endgeräten haben ihr eigenen Analyse-Tools. Die Funktionen von Drittanbietern können aber für das Performance-Management die Berichterstattung über die Netzwerk- und Anwendungsleistung integrieren, um einen ganzheitlicheren Überblick zu erhalten.

Fazit

Die Realität ist, dass hybride Meetings in Zukunft eher die Norm als die Ausnahme sein werden. Planen Sie jetzt proaktiv, um das Videoerlebnis zu verbessern, die Ideenfindung zu ermöglichen, der Meeting-Müdigkeit entgegenzuwirken und Management- und Analysefunktionen zu implementieren. So erreichen Sie ansprechende und erfolgreiche Meetings für alle Teilnehmer.

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