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Die Office-365-Planung erfordert eine Kosten- und Anforderungsevaluation

Die Migration auf Microsoft Office 365 kann viel Stress auslösen, da finanzielle und technische Herausforderungen berücksichtigt werden müssen.

Nach einer relativ verhaltenen Einführung im Jahr 2011 hat die Cloud-basierte Plattform Office 365 mittlerweile über 22 Millionen Abonnenten. In einer Gartner-Umfrage aus dem Frühjahr 2016 gaben fast 80 Prozent der befragten Unternehmen an, Microsoft Office 365 bereits zu nutzen oder den Umstieg zu planen.

Die Migration oder Planung von Office 365 hat in vielen Unternehmen also bereits begonnen. Dabei gilt es Vorteile, Nachteile und Kompromisse zu bewerten, bevor die aktuelle E-Mail-Plattform migriert wird.

E-Mail ist immer noch wichtig, aber nicht alles

Häufig drehen sich die betonten Vorteile von Office 365 um das Thema E-Mail. Das Auslagern des E-Mail-Managements zu einem Hosting Provider kann eine Menge Stress beseitigen – vor allem, wenn man die Bedeutung von E-Mails für ein Unternehmen berücksichtigt. Es wird eine Menge über trendige Instant Messaging Tools berichtet, doch die meisten Firmen setzen weiterhin auf E-Mail für die Kommunikation. Das wird sich auch in absehbarer Zeit nicht ändern.

Exchange Online hebt die Hardwareanforderungen für einen On-Premise E-Mail-Service auf und beseitigt den Stress einer Upgrade-Planung und dem Einsatz einer lokalen Exchange-Umgebung. Es bietet sogar höhere Verfügbarkeitsoptionen als die meisten Unternehmen selbst leisten können. Die native Datensicherheit von Exchange Online erstellt mehrere passive Kopien der E-Mail-Daten, die auf zwei Date Center aufgeteilt sind.

Neben dem E-Mail-Hosting bietet Office 365 SharePoint Online, Skype for Business Online, OneDrive for Business, Delve, Sway, Yammer und je nach Plan weitere Office-Anwendungen. Bei der Planung von Office 365 kann sich eine umfangreiche Liste von IT-Services und Anwendungen ansammeln. Diese kann unter anderem folgendes beinhalten:

  • einen Business Class E-Mail-Service,
  • Online-Meeting-Kommunikation,
  • Instant Messaging,
  • Webkonferenzen,
  • Intranet-basierte Dokumenten-Workflow-Bibliotheken,
  • Social Collaboration,
  • File Sharing,
  • digitale Storytelling Tools.

In der Vergangenheit gab es immer wieder Beschwerden, dass einige Elemente von Office 365 suboptimal sind, vor allem man sie mit Anwendungen vergleicht, die Mitarbeiter ohnehin verwenden – Stichwort Schatten-IT. OneDrive for Business ist zum Beispiel noch in der Entwicklung, daher bevorzugen einige Anwender Dropbox oder Box.

Microsoft hat Yammer übernommen, um Social-Networking-Optionen zu bietet, doch diese Art von Echtzeit-Collaboration ist zum Beispiel auch in Slack und anderen Drittanbieter-Tools zu finden. Ein weiteres Problem, wenn man den Einsatz von Office 365 plant, ist, dass die Strategie von Microsoft im Hinblick darauf, wie diese Tools zusammenarbeiten, nicht ganz klar ist.

Diese Kritikpunkte sind berechtigt und Microsoft hat die Mängel in Office 365 erkannt. Das Unternehmen entwickelt das Angebot stetig weiter, um die Zusammenarbeit zwischen den Anwendungen zu verbessern. Microsoft ist ungewöhnlich offen darin, die einzelnen Facetten zu zeigen, an denen es bei Office 365 arbeitet und das Unternehmen bietet regelmäßig Updates über seine Online Roadmap.

Wenn Microsoft in diesen Bereichen zu seinen Wettbewerbern aufschließen kann, wird Office 365 in Zukunft attraktiver werden. Zudem sollte man bedenken, dass kein anderes Angebot so viele Business-Bereiche abdeckt.

Den Return on Investment evaluieren

Für kleine und mittelständische Unternehmen, die sich mit der Planung von Microsoft Office 365 beschäftigen, ist vor allem der Return on Investment (ROI) entscheidend. Abhängig vom gewählten Plan und den Anforderungen des Unternehmens, rechtfertigt der ROI den Umzug auf Office 365. Man sollte bei der Kalkulation aber auch berücksichtigen, dass zusätzliche Migrationskosten durch Drittanbieterprodukte und Beratung entstehen können.

Dabei geht es nicht unbedingt um einen direkten Kostenvergleich zwischen den aktuell eingesetzten Systemen und den Kosten pro Nutzer für Office 365. Die Diskussion darüber, ob man eine On-Premise-Umgebung einsetzt, beinhaltet auch die Auswertung von Capex versus Opex. Diese Art von Analyse ist kompliziert und hängt von vielen Faktoren ab, zum Beispiel, ob die Organisation Upgrades für die alte IT-Infrastruktur benötigt. Diese Variablen machen es schwierig zu sagen, ob ein Unternehmen Geld spart, indem es auf Office 365 umzieht. Klar ist, dass ein Unternehmen mit der Wahl für Office 365 den Verwaltungsaufwand reduziert.

Sicherheitssorgen und andere Funktionen von On-Premise-Anwendungen sind immer wieder Teil der Planungsdiskussion rund um Office 365. Ein Unternehmen sucht daher eventuell nach Drittanbieterprodukten, um Microsoft anzutreiben, dass Office 365 erweiterte Fähigkeiten bietet. Unternehmen mit Tausenden E-Mail-Postfächern erfordern eine höhere Sicherheit für das E-Mail-System und suchen daher wahrscheinlich nach einem Drittanbieter-Tool.

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Alternativen zu Office 365

Wie sieht es mit Alternativen zu Office 365 aus? Es gib einige erwähnenswerte Optionen.

Es besteht die Möglichkeit, weiterhin ein On-Premise-Angebot zu nutzen oder einen anderen gehosteten Service einzusetzen. Dabei muss der Preis allerdings Sinn machen. Außerdem sollte man bedenken, dass andere gehostete Angebote nicht die gleichen Services bieten, die Teil der Office 365 Suite sind.

Ein Angebot ist Google Apps. Das Angebot erlebte vor einigen Jahren zwar einen großen Aufschwung, allerdings ist es in den letzten Monaten relativ ruhig um die Cloud Apps geworden. Google Apps ist eine einfachere, leichter zu kontrollierende Option als Office 365.

Wenn man es noch nicht getan hat, sollte man über den Einsatz von Office 365 nachdenken. Dabei sollten die aktuellen Bedürfnisse an die Umgebung adressiert und Bewertungen angefertigt werden, um zu sehen, was am meisten Sinn macht. Schließlich sollte aber auch Raum für Drittanbieter-Tools und Schulungen gelassen werden, um einen soliden Plan ausrollen zu können.

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Artikel wurde zuletzt im Oktober 2016 aktualisiert

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