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Archivierungsstrategie: Wie lange ist lange genug?

Das Horten großer Datenmengen erhöht die Kosten und die Verwaltungszeit. Hier erfahren Sie, wie Sie für Ihre Datenarchivierungsstrategie die Spreu vom Weizen trennen können.

Es ist wichtig, verschiedene Arten von Daten zu archivieren, um gesetzliche, regulatorische und geschäftliche Anforderungen zu erfüllen. Doch im Laufe der Jahre und sogar Jahrzehnte häufen sich die Daten.

Dies gilt insbesondere jetzt, da große Datenmengen für viele Unternehmen eine kritische Ressource darstellen. Da die Vorhaltung großer Datenmengen zeitaufwändig und teuer ist, wird es immer wichtiger, eine Datenarchivierungsstrategie zu entwickeln, um Daten zu identifizieren und zu priorisieren und gleichzeitig Dateien zu löschen, die von geringer oder keiner dauerhaften Relevanz sind.

Leider ist es für viele Unternehmen nach wie vor üblich, einfach alles für immer zu speichern – in vielen Fällen, lange über die Nutzungsdauer der Daten hinaus, beobachtete Robert Cruz, Senior Director of Information Governance bei Smarsh, einem Anbieter von Cloud-basierter Archivierungs- und Compliance-Technologie. „Dies ist oft darauf zurückzuführen, dass die Rechtsabteilungen befürchten, dass Daten letztendlich in Rechtsstreitigkeiten relevant sein könnten“, sagt er.

Daten, die nicht mehr regelmäßig verwendet werden, aber aus geschäftlichen, rechtlichen oder Compliance-Gründen unerlässlich bleiben, sollten auf kostengünstigeren, leistungsfähigeren Speichersystemen wie Festplatten oder Bandlaufwerken archiviert werden.

„Wenn die Daten für das Unternehmen nicht mehr nützlich oder erforderlich sind, sollten sie gelöscht werden“, meint Cindy LaChapelle, Principal Consultant bei der Information Services Group, einem Technologieforschungs- und Beratungsunternehmen.

Sie schlägt vor, dass Datenlösch- und Aufbewahrungspraktiken ein wichtiger Bestandteil der Datenarchivierungsstrategie und des Lebenszyklusprogramms (ILM) jedes Unternehmens sein sollten, da die Speicherung von Archivdaten auf Hochleistungsspeicherplattformen zu unnötigen Kosten führt und die Produktivität der Mitarbeiter beeinträchtigt.

Was im Archiv bleibt und was nicht

Welche Datentypen eine langfristige Aufbewahrung erfordern, hängt in erster Linie vom Unternehmen und seinen regulatorischen und gesetzlichen Anforderungen ab. Einige Daten im medizinischen Bereich zum Beispiel müssen möglicherweise für mehr als 30 Jahre aufbewahrt werden.

„Finanzdokumente, technische Spezifikationen und Dokumente in Branchen wie der Luft- und Raumfahrt sind weitere Beispiele, bei denen Rechts- und Compliance-Anforderungen langfristige Aufbewahrungen erzwingen“, sagt LaChapelle. „Die Datenmenge, die für immer aufbewahrt werden muss, ist minimal bis gar nicht vorhanden.“ Andererseits ist der Datenbestand, der von übervorsichtigen Organisationen für immer aufbewahrt wird, wahrscheinlich riesig, glaubt sie.

Es gibt viele Arten von Daten, wie zum Beispiel duplizierte Dateien, die sofort gelöscht werden können. Ebenso sollten automatisierte Prozesse, die große Mengen an redundanten Daten ausgeben, einen Mechanismus umfassen, der Datenkopien entfernt, sobald der Prozess abgeschlossen ist, erklärt LaChapelle.

Darüber hinaus sollten personenbezogene Daten, die durch Datenschutzgesetze oder gesetzliche Bestimmungen wie der DSGVO geregelt sind, nicht archiviert werden, es sei denn, es gibt auch Richtlinien, die sicherstellen, dass die Löschung aus dem Archiv in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Bestimmungen erfolgt.

Eine Aufbewahrungs- und Datenarchivierungsstrategie erstellen

Alle Unternehmen benötigen eine starke Datenhaltungsstrategie, die den gesamten Datenlebenszyklus abdeckt. Die Datenstrategie bildet eine solide Grundlage für alle Aktivitäten. „Ohne diese Grundlage wird die Archivierung von Daten willkürlich, verwirrend und teuer sein“, betont Kim Kaluba, Senior Product Marketing Manager für Datenmanagement beim Anbieter von Analysesoftware SAS.

Welche Datentypen eine langfristige Aufbewahrung erfordern, hängt in erster Linie vom Unternehmen und seinen regulatorischen und gesetzlichen Anforderungen ab.

Laut Kaluba besteht eine Datenstrategie aus fünf Komponenten: Identifizieren, Speichern, Bereitstellen, Integrieren und Verwalten. Jede Komponente spielt eine wichtige Rolle bei der Datenarchivierung.

„Die Identifizierungsphase bestimmt die Daten und Geschäftsprozesse, die archiviert werden sollen und wie lange die Informationen aufbewahrt werden müssen“, erläutert sie. Die Prozesse zum Speichern, Bereitstellen und Integrieren beschreiben, wie und wo archivierte Daten aufbewahrt werden. „Diese Komponenten erkennen die Zugänglichkeit und die Service-Levels für Daten, um sicherzustellen, dass, wenn die Daten benötigt werden, auf sie in der definierten Zeitachse zugegriffen werden kann“, sagt sie.

Die letzte Komponente – Data Governance – beschreibt, wer Zugriff auf die Daten und Geschäftsprozesse hat, wer der Eigentümer des Archivierungsprozesses ist und welche Sicherheitsmechanismen vorhanden sind, um den Schutz sensibler Daten in den archivierten Umgebungen zu gewährleisten.

Die Erstellung einer Datenarchivierungsstrategie ist unerlässlich, um Compliance-, Steuer- und andere Geschäftsanforderungen zu erfüllen. Im Gesundheitswesen verlangen beispielsweise verschiedene staatliche Aufsichtsbehörden die Aufbewahrung von Aufzeichnungen für einen Zeitraum von bis zu 19 Jahren.

„Dies sind wahrscheinlich keine Daten, die jemand in einem Transaktionssystem haben möchte“, betont Michael Cantor, CIO von Park Place Technologies, einem Anbieter von Rechenzentrumssupportdienstleistungen. Körperschaftsteueraufzeichnungen werden in der Regel 10 Jahre lang aufbewahrt, um den Schutz des IRS-Audits zu gewährleisten. Schließlich gibt es oft zahlreiche langfristige vertragliche Verpflichtungen, wie zum Beispiel Leasingverträge, „bei denen es wünschenswert wäre, Daten im Zusammenhang mit dem Vertrag zu speichern“, sagt Cantor.

Fazit

Es ist wichtig zu beachten, dass Archive und Backups nicht dasselbe sind, obwohl diese Begriffe oft austauschbar verwendet werden. Backup und Archivierung sind komplementäre Technologien, erklärt LaChapelle.

„Die Archivierung verschiebt Daten in eine separate Umgebung und indiziert sie dann und macht sie sowohl durchsuchbar als auch leicht abrufbar“, führt sie an. „Backup wurde entwickelt, um eine Ebene des Datenschutzes im Falle von Beschädigung oder Löschung zu bieten.“

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