E-Mail-Archivierung

E-Mail-Archivierung (auch: Email-Archivierung) ist das systematische Schützen und Speichern (auch im Backup) der Daten in E-Mail-Nachrichten, um auch später schnell auf sie zugreifen zu können. Früher verließen sich Unternehmen oft auf die Endanwender, die ihre eigenen E-Mail-Archive betrieben. Die IT-Abteilung sicherte die E-Mail zwar, aber nicht so, dass die Nachrichten über eine Suche auffindbar gewesen wären. Eine spezifische E-Mail zu finden, dauerte oft eine lange Zeit. Unter den heutigen rechtlichen Gegebenheiten und Regeln für das Auffinden von Mails müssen viele IT-Abteilung die Aufgabe E-Mail-Archivierung oft für das gesamte Unternehmen wahrnehmen, so dass spezifische Mails in Minuten, nicht mehr in Wochen gefunden werden.

Mit regelbasierter Software für die E-Mail-Archivierung  können IT-Manager auch große E-Mail-Archive verwalten, Platz auf den Produktionsservern frei machen und die Dauer von Sicherungsläufen verkürzen. Diese Anwendungen haben meist Indexierungs- und Suchfunktionen. Logdateien aller Zugriffe ermöglichen es, virtuell den gesamten Vorgang wie auf Papier zu verfolgen, falls eine E-Mail in einem rechtlichen Verfahren als Beweisstück vorgelegt werden muss. Eine Komponente für das Lebenszyklusmanagement überwacht den gesamten eingehenden E-Mail-Verkehr des Unternehmens. Sie verwendet vom Administrator festgelegte Regeln, die die E-Mails kennzeichnen, die archiviert werden müssen, migriert die Nachrichten auf das effizienteste und wirtschaftlichste Speichermedium und löscht automatisch Nachrichten, die nicht mehr gebraucht werden.

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