Archivierung, Legal Hold sowie eDiscovery in SharePoint und Office 365 nutzen

Mit Inhaltsorganisation und Datenarchivierung in SharePoint und Office 365 lassen sich Inhalte professionell archivieren. Wir erläutern, wie es geht.

Unternehmen können Dokumentenbibliotheken in SharePoint 2010/2013 auch als Archiv verwenden und festlegen, dass bestimmte Dokumente nicht gelöscht werden dürfen. Oder Administratoren bestimmen, dass über die Inhaltsorganisation in SharePoint Dokumente mit einem bestimmten Alter automatisch archiviert werden.

Archive erstellen Administratoren als neue Websitesammlung. Das geht in lokalen Installationen mit SherePoint 2010/2013,  aber auch in Office 365.

Die Archivierung in SharePoint erfolgt in einer eigenen Websitesammlung mit der Vorlage Datenarchiv. Die Dokumente im Archiv nutzen die Taxonomie und zentralisierte Inhaltstypen, also Metadaten die Anwender den Dokumenten zuweisen oder die automatisch durch SharePoint zugewiesen werden. Außerdem können Administratoren die Inhaltsorganisation verwenden, um Dokumente automatisiert zu archivieren. Datenarchive erstellen Administratoren auf Basis einer neuen Websitesammlung im Bereich Enterprise der vorgeschlagenen Vorlagen. Diese stehen ebenfalls in Office 365 zur Verfügung.

Haltebereichstatus und eDiscovery aktivieren

Das Archiv steht nach der Aktivierung als eigene Website in SharePoint/Office 365 zur Verfügung.

Damit sich diese Archivierungsfunktionen in einer Website nutzen lassen, müssen Administratoren zunächst über Websiteaktionen/Websiteeinstellungen im Bereich Websiteaktionen auf Websitefeatures verwalten klicken. Anschließend aktivieren sie den Dienst Haltebereichstatus und eDiscovery.

Haben Administratoren die Dienste aktiviert, steht über Websiteaktionen/Websiteeinstellungen der neue Bereich Haltebereichstatus und eDiscovery mit verschiedenen Konfigurationsmöglichkeiten zur Verfügung.

Informationsverwaltungsrichtlinien verwenden

Mit Informationsverwaltungsrichtlinien können Administratoren festlegen, wer auf Daten zugreifen darf, welche Aufgaben zur Verfügung stehen und wie lange sie aufbewahrt werden. Auf diese Weise definieren Administratoren auch, ob SharePoint Dokumente archivieren soll. Außerdem können Workflows gestartet oder das Dokument direkt der Archivierung übergeben werden.

Wenn Unternehmen die Archivierung in SharePoint nutzen wollen, erstellen Administratoren am besten eine neue Websitesammlung und verwenden für diese aus dem Bereich Enterprise die Vorlage Datenarchiv. Hier können sie dann alle Dokumente auslagern, die aus den Bibliotheken der verschiedenen Websitesammlungen archiviert werden sollen.

Haben Administratoren die Seite erstellt, können Anwender manuell Datensätze übermitteln oder Administratoren können auf Basis der Inhaltsverwaltung Regeln definieren, um Dokumente automatisch zu archivieren. Das Datenarchiv arbeitet auf Basis der Informationsverwaltung und Datensatzverwaltung. Erstellen Administratoren eine neue Website für das Datenarchiv, enthält diese eine Abgabebibliothek. Hier landen alle Dokumente der Anwender. Administratoren müssen anschließend Regeln definieren, um die Dokumente entsprechend automatisiert zu verschieben.

Konfigurieren einer Bibliothek für das automatische Deklarieren von Datensätze006E

Die Einstellungen der  Abgabebibliothek finden Administratoren über die Registerkarte Bibliothek über Bibliothekeinstellungen. Über den Link Einstellungen für Datensatzdeklaration aktivieren Administratoren das Kontrollkästchen Elemente automatisch als Datensätze deklarieren, wenn sie dieser Liste hinzugefügt werden. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Dokumente, die Anwender auf die Archivseite hochladen, automatisch zu Datensätzen erklärt werden.

Durch Hinzufügen einer Informationsverwaltungsrichtlinie zu einem Inhaltstyp können Administratoren Richtlinienfunktionen mehreren Listen oder Bibliotheken zuordnen. Da die Inhaltstypen von Bibliotheken und Listen die Einstellungen von Websiteinhaltstypen erben, sind die Funktionen der Richtlinie in jeder Bibliothek verfügbar, die den Inhaltstyp nutzt, der wiederum auf den entsprechenden Website-Inhaltstyp aufbaut. Ein Unterordner in SharePoint erbt die Aufbewahrungsrichtlinie von seinem übergeordneten Ordner.

Datenarchive in SharePoint und Office 365 verwalten

In SharePoint, aber auch in Office 365 können Administratoren das erstellte Archiv jederzeit anpassen. Microsoft stellt Assistenten und Hilfeseiten zur Verfügung, damit die Einrichtung nicht zuviel Zeit kostet. In Office 365 sind die Einstellungen zum Beispiel über Websiteinhalte\Einstellungen\Datenarchiv verwalten zu finden. Auf der neuen Seite finden sich die verschiedenen Schritte, mit denen Administratoren Inhaltstypen, Datensatzbibliotheken, Regeln und mehr erstellen und verwalten können. Auch die anderen Aufgaben für die Datensatzverwaltung und die Archivierung sind hier zu finden. Auf der Seite steht außerdem ein Suchfeld zur Verfügung, mit der nach Dokumenten im Archiv auf Basis der Dokumenten-ID gesucht werden kann.

Artikel wurde zuletzt im Januar 2014 aktualisiert

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