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4 Strategien zur Kostenkontrolle bei Unified Communications
Lizenzwildwuchs und mangelnde Governance bei Unified Communications gefährden die Compliance. Strategische Ansätze unterstützen IT-Führungskräfte bei der Optimierung der Plattform.
Reduzieren Sie die Verschwendung von UC-Lizenzen, stärken Sie die Compliance und verbessern Sie die Rentabilität durch strategische Steuerung. Entdecken Sie vier wichtige Strategien für IT-Führungskräfte, um die Plattformkosten zu kontrollieren.
IT-Führungskräfte müssen ein Gleichgewicht zwischen Leistungsfähigkeit und Kosten für Unified Communications (UC) finden, während sie gleichzeitig Disziplin, Compliance und Innovation im Blick behalten.
Das Wachstum von UC-Plattformen wie Webex von Cisco und Microsoft Teams kann zu einer unkontrollierten Ausbreitung von Lizenzen und zu Funktionsüberschneidungen führen und damit dieses Gleichgewicht gefährden. Unternehmen, die keine Maßnahmen zur Vermeidung von Problemen bei der UC-Bereitstellung ergreifen, riskieren eine Beeinträchtigung ihrer finanziellen Lage und Compliance sowie eine Untergrabung der Produktivität ihrer Mitarbeiter.
Ohne Kaufdisziplin und Governance stellen UC-Implementierungen ein Risiko für das Unternehmen dar. Lizenzwildwuchs und eine inkonsistente Durchsetzung von Richtlinien sind die Folge dezentraler Einkäufe und sich überschneidender Tools. Zu den potenziellen Risiken zählen verschwendete Ausgaben, ein schlechter ROI, Risiken bei Audits und der Compliance, Lizenzverletzungen sowie eine inkonsistente Datenverwaltung und -aufbewahrung.
Folgend besprechen wir vier Strategien, mit denen IT-Führungskräfte die Kosten für Unified Communications verwalten und gleichzeitig Innovation und Agilität bei der Zusammenarbeit gewährleisten können.
Strategie 1: Lizenzoptimierung unter Berücksichtigung der Compliance-Anforderungen
Ziel: Beseitigung von Redundanzen bei gleichzeitiger Gewährleistung der Lizenz-Compliance.
Machen Sie sich zunächst mit der aktuellen UC-Bereitstellung des Unternehmens vertraut, indem Sie die folgenden Schritte unternehmen:
- Führen Sie eine zentralisierte Bestandsaufnahme der Lizenzen über alle Plattformen und Geschäftsbereiche hinweg durch.
- Ordnen Sie die Lizenzen den Benutzerrollen und dem tatsächlichen Bedarf zu.
- Identifizieren Sie doppelte Funktionen und ungenutzte Lizenzen.
- Vergleichen Sie die Lizenzansprüche mit der tatsächlichen Nutzung, um das Audit-Risiko zu verringern.
Diese Daten helfen den Teams, sich an die Bedingungen der Anbieter anzupassen, Bereitstellungsrichtlinien zu standardisieren und Lizenzverstöße zu vermeiden.
Vorteile:
- Sofortige Kosteneinsparungen durch die Entfernung ungenutzter Lizenzen.
- Geringere Audit- und Compliance-Risiken.
Herausforderungen:
- Begrenzte Transparenz über Silos hinweg erschwert Bestandsaufnahmen und Abstimmung.
- Widerstand gegen die Entfernung von Tools erschwert die Validierung.
Kombinieren Sie Lizenzrationalisierung und Compliance-Prüfungen, um die Nutzung mit den Compliance-Vorgaben in Einklang zu bringen.
Strategie 2: Nutzungsanalysen und Finanzmodellierung
Ziel: Datengestützte Entscheidungen zur Lizenzierung und zum Budget treffen.
Treffen Sie Kaufentscheidungen und den Zugriff auf Funktionen auf der Grundlage tatsächlicher Nutzungsdaten:
- Werten Sie Analysen aus bereits eingesetzten Plattformen wie Teams und Webex aus.
- Erfassen Sie aktive Nutzer im Vergleich zu lizenzierten Nutzern und ermitteln Sie die Nutzung von Funktionen sowie die Nutzungshäufigkeit, um den optimalen Bedarf zu bestimmen.
Erstellen Sie auf der Grundlage etablierter Daten einen realistischen Finanzplan, der die folgenden Punkte umfasst:
- Modelle für die Gesamtbetriebskosten (TCO) über UC-Plattformen hinweg.
- Prognostizieren Sie den Bedarf auf der Grundlage bestehender Nutzungstrends.
- Führen Sie Chargeback- oder Showback-Modelle ein, um die Verantwortlichkeit zu erhöhen.
Vorteile:
- Identifiziert überhöhte Ausgaben für ungenutzte Produkte.
- Ermöglicht genaue Budgetprognosen und -begründungen.
- Identifiziert Lücken in der Abdeckung für Mitarbeiter, die zusätzliche Funktionen benötigen.
Herausforderungen:
- Fragmentierte Daten über verschiedene Plattformen hinweg erschweren die Datenerfassung und -analyse.
- Die begrenzte Reife der Analytik erhöht die Komplexität der Analyse.
Verknüpfen Sie die Nutzungsmetriken direkt mit finanziellen KPIs, beispielsweise den Kosten pro aktivem Nutzer, um IT- und Finanzakteure aufeinander abzustimmen. Nutzen Sie anomale Nutzungsdaten, um Probleme hinsichtlich Richtlinien oder Compliance zu identifizieren.
Strategie 3: Lieferantenkonsolidierung unter Abwägung von Kosten und Risiken
Ziel: Vereinfachung der UC-Umgebung bei gleichzeitiger Erfüllung finanzieller und Compliance-Verpflichtungen.
Die Straffung von UC-Implementierungen erleichtert die Analyse und den Betrieb, unterstützt eine bessere Entscheidungsfindung und optimiert die Nutzung von Funktionen sowie die Lizenzierung.
Finanzielle Vorteile:
- Mögliche Mengenrabatte bei der Lizenzierung.
- Verbesserte Verhandlungsposition.
- Reduzierter Verwaltungsaufwand.
Vorteile in Bezug auf Risiken und Compliance:
- Verbesserte Durchsetzung von Governance- und Sicherheitsrichtlinien.
- Geringeres Risiko durch inkonsistente Konfigurationen.
Herausforderungen:
- Die Vereinfachung der Umgebung könnte zu Migrationskosten und kurzfristigen Doppelungen von Diensten führen.
- Die Konsolidierung von Produkten kann zu einer Abhängigkeit von einem einzelnen Anbieter führen.
Treffen Sie Konsolidierungsentscheidungen auf der Grundlage der Gesamtbetriebskosten, der Risikominderung, der betrieblichen Effizienz und der Lizenzkosten.
Strategie 4: Governance-Zyklen für die kontinuierliche Kosten- und Compliance-Kontrolle
Ziel: Aufrechterhaltung der Optimierung und Verhinderung künftiger Ausuferungen.
Richten Sie das Lizenzmanagement und die Governance für eine kontinuierliche Kontrolle und datengestützte Entscheidungsfindung mit den folgenden Schritten ein:
- Führen Sie vierteljährliche oder halbjährliche Lizenz- und Nutzungsüberprüfungen anhand der erfassten Kennzahlen durch.
- Weisen Sie funktionsübergreifende Verantwortlichkeiten zwischen den Teams für IT, Finanzen, Sicherheit und Beschaffung zu.
- Setzen Sie Richtlinien für Lizenzanfragen, Verlängerungen und die Einbindung von Anbietern durch.
Vorteile:
- Kontinuierliche Kostenkontrolle für verbesserte finanzielle Vorhersehbarkeit.
- Bessere Anpassung an geschäftliche Veränderungen.
- Bessere Audit-Bereitschaft zur Gewährleistung der Konformität.
Herausforderungen:
- Dateninkonsistenzen zwischen den Produkten.
- Erfordert die Zustimmung und Durchsetzung durch die Geschäftsleitung.
- Governance-Zeitpläne stimmen möglicherweise nicht mit Produktaktualisierungen oder Lizenzverlängerungen überein.
Automatisieren Sie die Durchsetzung und Überprüfungen, um Richtlinien effizient umzusetzen und Betriebsabläufe zu optimieren. Dies kann jedoch eine Herausforderung bei der Integration über mehrere Produkte hinweg darstellen.
Ein effizientes Management der UC-Kosten hilft Unternehmen, innovativ und verantwortungsbewusst zu handeln. So können sie den Lizenzwust reduzieren und Compliance-Risiken vermeiden. Die vier oben vorgestellten Strategien bieten einen einheitlichen Ansatz, um die Audit-Bereitschaft und Compliance zu stärken, Verschwendung zu reduzieren und die finanzielle Vorhersehbarkeit zu verbessern.
IT-Führungskräfte, die Kostenoptimierung mit Compliance und finanzieller Disziplin verbinden, können UC-Investitionen besser auf Geschäftsergebnisse abstimmen, ohne die Agilität des Unternehmens zu beeinträchtigen.
Beginnen Sie mit einer gezielten Prüfung der UC-Umgebung, identifizieren Sie ungenutzte Lizenzen, analysieren Sie die Nutzung, dokumentieren Sie die Akzeptanz von Funktionen und legen Sie einen Governance-Rhythmus fest. Disziplinierte, schrittweise Maßnahmen führen schnell zu messbaren Kosteneinsparungen und einem geringeren Risiko.
Dieser Artikel ist im Original in englischer Sprache auf Search Unified Communications erschienen.
