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So nutzen Sie Datev Unternehmen online als Rechnungssoftware
Datev kennen viele Unternehmen als Steuer-Tool, aber es ermöglicht noch viele andere nützliche Services wie beispielsweise das Erstellen und Versenden von Rechnungen.
Viele Firmen kennen und nutzen Datev Unternehmen online (DUO), um Steuerbelege hochzuladen und dem Steuerberater zugänglich zu machen. Dabei offeriert das Tool weitaus mehr als nur die Arbeit an der Steuererklärung. So lässt sich DUO zudem als Banking-Software und für das Rechnungswesen einsetzen. Das soll die Verwaltung der Buchhaltung erleichtern sowie beim Erstellen, Versenden, Belegen und Bezahlen von Rechnungen Abhilfe schaffen.
So legen Sie Produkte und Kunden an
Nach dem Aufrufen von Datev Unternehmen online steht über den Menüpunkt Anwendungen das Auftragswesen zur Verfügung. Hierüber lassen sich Produkte und Kunden anlegen beziehungsweise Rechnungen schreiben.
Im Auftragswesen sind auf der rechten Seite die Punkte Artikel, Kunden und Verkaufsbelege zu finden. Über Artikel lassen sich neue Produkte anlegen und vorhandene Produkte verwalten. Über den Menüpunkt Kunden lassen sich Kunden verwalten, über Verkaufsbelege Rechnungen schreiben.
Mit einem Klick auf das Plus-Zeichen bei Artikel können neue Artikel und Produkte angelegt werden. Auf der Artikel-Hauptseite sind die bereits verfügbaren Produkte zu sehen. Per Doppelklick können die Einstellungen eines Produktes aufgerufen werden. Produkte lassen sich gruppieren und bei jedem Produkt kann der Steuersatz, eine Beschreibung und der Artikeltyp festgelegt werden.
Auch das Hinterlegen einer Währungseinheit, mit der ein Produkt abgerechnet wird, kann festgelegt werden. Die Pflege ist einfach und Produkte lassen sich schnell anlegen. Zur Vereinfachung kann auf der rechten Seite ein Produktbild für jeden Artikel hinterlegt werden.
So legen Sie Kunden und Geschäftspartner an
Um Rechnungen schreiben zu können oder Umsätze Kunden zuzuordnen, lassen sich über das Plus-Symbol Kunden anlegen. Wenn ein Kunde mehrfach angelegt werden soll, zum Beispiel weil Geschäftsbeziehungen zu mehreren Abteilungen bestehen, macht es Sinn, beim Unternehmensnahmen hinter einem Bindestrich den Namen der Abteilung aufzunehmen.
Neben der Möglichkeit, Kunden anzulegen, lassen sich Lieferanten und andere Geschäftspartner eintragen. Die Vorgehensweise ist identisch. Über weitere Registerkarten können die Kontaktdaten eingegeben werden. Leider ist Datev Unternehmen online aktuell nicht in der Lage, beim Versenden von Rechnungen per PDF automatisch die Kontaktdaten auszufüllen.
Das Anlegen von Kunden und Produkten ist jeweils in wenigen Sekunden abgeschlossen, sodass im Verkauf neue Kunden oder neue Produkte schnell angelegt werden können, um Rechnungen mit Datev Unternehmen online zu schreiben.
So legen Sie Rechnungen an und versenden diese
Über den Menüpunkt Kundenbelege lassen sich mit Datev Unternehmen online Rechnungen schreiben. Dazu können eigene Vorlagen, inklusive Logos erstellt werden. Die Einstellungen dazu sind unter Belegvorlagen zu finden. Viele Informationen für die Belegvorlagen entnimmt die Anwendung aus den Stammdaten des Unternehmens. Diese sind über Stammdaten und Unternehmensangaben zu finden. Auch Zahlungsbedingungen und weitere Informationen lesen die Vorlage hier aus.
Über das Plus-Zeichen können neue Geschäftsbelege und Rechnungen geschrieben werden. Sobald Kunden und Produkte gepflegt sind, lassen sich diese beim Schreiben der Rechnungen auswählen. Im ersten Schritt wird beim Erstellen einer Rechnung der Kunde ausgewählt. Hier lassen sich bei Bedarf neue Kunden erstellen.
Innerhalb des Rechnungsformulars können anschließend die Produkte ausgewählt werden, die im System zur Verfügung stehen. Jeder Beleg lässt sich anpassen und mit eigenem Text beschriften. Sobald alle Produkte in der Rechnung integriert sind, kann diese gespeichert werden.
Fertige Rechnungen lassen sich mit Datev Unternehmen online per E-Mail versenden. Allerdings kann die Cloud-Software die E-Mail nicht selbst versenden, sondern lädt die Rechnung als PDF herunter, öffnet das E-Mail-Programm und integriert die PDF als Anhang. Hier wäre es praktisch, wenn Datev Unternehmen online den Empfänger und die Betreffzeile automatisch ausfüllt, da diese beim Anlegen von Kunden angegeben werden kann. Diese Felder müssen manuell ausgefüllt werden.
Der Vorteil bei der Verwendung dieser Funktionen ist, dass sich Rechnungseingang und Zahlungseingang übersichtlich verwalten lassen.
Durch einen Klick auf Auftragswesen und Rechnungen sind alle offenen Rechnungen zu sehen. Hier kann der Status der Rechnungen angepasst werden und die Summen der einzelnen Rechnungen sind zu sehen. Auch Auswertungen und Zahlungserinnerungen lassen sich an dieser Stelle verwalten. Über das Drop-Down-Menü im oberen Bereich lässt sich unter anderem ein Filter setzen, welche Rechnungen für welchen Zeitraum das Programm anzeigen soll.
