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Über gutes Offboarding Mitarbeiter als Botschafter gewinnen

Die dritte Phase der Employee Journey, das Offboarding, sollte nicht vernachlässigt werden. So gewinnen Unternehmen ehemalige Mitarbeiter als Markenbotschafter.

Um Mitarbeiter zu binden, sollten Unternehmen an ihrer Employee Journey arbeiten. Welche Maßnahmen Personaler in den drei Phasen dieser Reise – Recruiting, Weiterentwicklung und Offboarding – ergreifen können, erklärt Ulrich Jänicke, CEO aconso, in einer dreiteiligen Artikelserie. Im ersten Teil beschäftigte er sich mit der Personalbeschaffung. Der zweite Teil konzentrierte sich auf die Zufriedenheit der Mitarbeiter und die Bereitstellung passender Tools. In diesem Teil beschäftigt sich Jänicke mit dem Offboarding von Mitarbeitern – also dem Prozess des Ausscheidens eines Mitarbeiters aus dem Unternehmen.

Zielsetzung der ersten und zweiten Phase der Employee Journey – Recruiting und Weiterentwicklung – ist es, Mitarbeiter ins Unternehmen zu holen und zu halten. Dies gelingt, wenn die Personalabteilung sowohl den Bewerbungsprozess als auch den Arbeitsalltag so bewerber- und mitarbeiterfreundlich wie möglich gestaltet.

Schnelle und flexible Personalprozesse sind grundlegend. So gilt es, dem Wunschkandidaten nach dem Bewerbungsgespräch schnell ein Vertragsangebot zukommen zu lassen. Und im Arbeitsalltag sollten Mitarbeiter zum Beispiel spontan und unkompliziert Urlaub beantragen können. Doch auch die dritte Phase, das Offboarding, ist ein elementarer Bestandteil der Employee Journey, welche die Personalabteilung keinesfalls vernachlässigen sollte.

Ehemalige Mitarbeiter bestimmen Employer Branding mit

Der Offboarding-Prozess beginnt, wenn ein Mitarbeiter mitteilt, dass er das Unternehmen verlässt. Diese Phase der Employee Journey wird in Unternehmen gerne stiefmütterlich behandelt. Schließlich trennt man sich ja, und der Mitarbeiter spielt künftig keine Rolle mehr für den Unternehmenserfolg.

Oder etwa doch? So wie der erste ist auch der letzte Eindruck wichtig für die Employee Experience. Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen mit einem positiven Gefühl verlässt, wird er auch nach seinem Ausscheiden eher Markenbotschafter sein und das Unternehmen als Arbeitgeber weiterempfehlen.

Bei Kununu gibt es zum Beispiel eine einfache Regel: Arbeitgeber müssen über 3,5 Punkte erzielen, sonst fallen sie bei Jobsuchenden mit großer Wahrscheinlichkeit durch das Suchraster. Personalabteilungen sollten daher auch beim Offboarding überlegen, was sie tun können, damit ein Mitarbeiter nach seinem Austritt noch eine positive Bewertung abgibt.

Zudem ist ein Angestellter, der sich auch nach der Kündigung wertgeschätzt fühlt, eher motiviert, sein Wissen an Kollegen weiterzugeben und eine saubere Übergabe zu machen.

Schnelle Zeugniserstellung drückt Wertschätzung aus

Zu einem guten Offboarding-Prozess gehört ein Austrittsgespräch mit dem Mitarbeiter. Die Führungskraft sollte ihm im Namen des Unternehmens für seine Arbeitsleistung danken und ihm alles Gute für seinen weiteren Lebensweg wünschen. Zudem sollte der Mitarbeiter im Gespräch die Möglichkeit bekommen, ehrlich Feedback zu geben und die Gründe für seinen Fortgang zu nennen. Mit diesen Informationen lässt sich womöglich zukünftig Fluktuation reduzieren.

Wichtig für einen guten letzten Eindruck ist außerdem, dass der scheidende Mitarbeiter sein Zeugnis möglichst schnell erhält – das drückt Wertschätzung aus. Im Idealfall sollte er dies schon kurz nach seinem Austritt bereitgestellt bekommen und nicht erst Monate später.

Führungskräfte empfinden die Zeugniserstellung jedoch meist als lästige Aufgabe und schieben sie gerne auf. Auch dieser Prozess lässt sich mit Software optimieren: Eine HR-Collaboration-Plattform meldet der Führungskraft, dass ein Offboarding ansteht. Der Vorgesetzte bewertet den Mitarbeiter dann zum Beispiel in festgelegten Bewertungskriterien – bequem vom Smartphone aus.

Daraus generiert ein Softwareroboter mit vorgefertigten, rechtssicheren Textbausteinen das Zeugnis. Die Stellenbeschreibung zieht er sich automatisch aus dem HCM-System. Die Zeugniserstellung reduziert sich so von Stunden auf wenige Minuten. Nun muss die Führungskraft nur noch digital signieren und das System schickt das Dokument automatisch an den Mitarbeiter.

Ulrich Jaenicke, aconso

„Personalabteilungen sollten auch Mitarbeiter, die das Unternehmen verlassen, aktiv in ihrer Strategie berücksichtigen.“

Ulrich Jänicke , aconso

Im Idealfall hält die Personalabteilung auch nach dem Ausscheiden noch Kontakt mit dem ehemaligen Mitarbeiter, zum Beispiel über Portale wie Xing oder LinkedIn. Zudem sind Ehemaligentreffen eine gute Möglichkeit, um eine positive Erfahrung aufrechtzuerhalten.

Auch Abschiede müssen gelernt sein

Personalabteilungen sollten auch Mitarbeiter, die das Unternehmen verlassen, aktiv in ihrer Strategie berücksichtigen. Denn nur, wenn der Mitarbeiter mit einem positiven Gefühl geht, gibt es eine Chance, dass er zu einem positiven Employer Branding beiträgt – sei es, indem er das Unternehmen als Arbeitgeber weiterempfiehlt oder eine positive Bewertung bei Kununu abgibt. Wichtig ist dabei, dass er ordentlich verabschiedet wird und auch sein Zeugnis zeitnah erhält, damit er sich damit weiterbewerben kann.

Unternehmen müssen in allen drei Phasen der Employee Journey für eine positive Erfahrung sorgen. Schnelle HR-Prozesse sind dabei in jeder Phase elementar: Wer schnell reagiert, gewinnt leichter qualifizierte Fachkräfte, Agilität im Arbeitsalltag bindet Mitarbeiter an das Unternehmen und ein strukturierter Offboarding-Prozess trägt zu einem positiven Employer Branding bei. HR-Abteilungen sollten also nicht zögern, sondern in die Employee Journey investieren.  

Die Autoren sind für den Inhalt und die Richtigkeit ihrer Beiträge selbst verantwortlich. Die dargelegten Meinungen geben die Ansichten der Autoren wieder und entsprechen nicht unbedingt denen von ComputerWeekly.de.

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