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Microsoft Office 365: Tipps für die erfolgreiche Einführung

Der Digital Workplace bedeutet eine Modernisierung für Unternehmen. Welche Auswirkungen hat dabei die Einführung von Office 365 auf Prozesse, Mitarbeiter und IT-Abteilungen?

Bezahlung nach tatsächlicher Nutzung, Softwarewartung im Preis inbegriffen, erleichtertes Lizenzmanagement – aus finanzieller Perspektive bringt das Office-365-Paket Unternehmen viele Vorteile.

Durch die Cloud-Architektur vereinfacht sich außerdem die Zusammenarbeit über Landesgrenzen hinweg, ohne dass zusätzliche Belastungen für den IT-Support entstehen. Mit Diensten wie PowerApps und Power Automate lassen sich individuelle Funktionen und Workflows bauen – und das ohne Programmierkenntnisse, nur mit einer No-Code-Plattform. So wird besonders kleinen und mittelständischen Betrieben die Digitalisierung leicht gemacht.

Kontrollverlust durch Cloud-Bezug

Allerdings ist der Cloud-Bezug auch mit einem Kontrollverlust verbunden. Schaltet Microsoft Funktionen oder Apps wieder ab, sind sie für Anwender nicht mehr nutzbar. Ein Beispiel ist Skype for Business Online, das zum 31.Juli 2021 ausläuft und dessen Funktionen in Microsoft Teams integriert werden.

In solchen Fällen müssen Unternehmen immer prüfen, ob der neue Dienst mit ihrer Hardware kompatibel ist, und ob gegebenenfalls Mitarbeiterschulungen erforderlich sind. Generell ist zu beachten, dass die Schlagzahl von Updates und Neuerungen durch den Digital Workplace aus der Cloud höher wird – IT und Mitarbeiter müssen sich darauf einstellen, fortlaufend neue Versionen ihrer Programme zu erhalten.

Zusammenspiel IT-Abteilung und Power User

Darüber hinaus gilt es, neue Features und Funktionen zunächst einmal auf ihren Mehrwert zu testen. Hierbei wird die interne IT im Zusammenspiel mit den Fachbereichen zum Dienstleister und Berater.

Bewährt haben sich kleine Multiplikatoren-Gruppen, in denen besonders kenntnisreiche Power User Funktionen austesten, Feedback an die IT geben und so zur Keimzelle des Change-Managements werden. Als sehr nützlich haben sich auch Communities im Social Intranet erwiesen, in denen Experten für einzelne Office-365-Anwendungen Tipps geben und für Rückfragen zur Verfügung stehen, getreu dem Prinzip „Mitarbeiter schulen Mitarbeiter“.

Mit Blick auf den eigentlichen IT-Betrieb wird die Rolle der IT-Abteilung kleiner und passiver. Wartungs- und Support-Aufwand entsteht bei den hoch verfügbaren Arbeitsplatzservices aus der Cloud in der Regel nur bei Anwenderfehlern. Falls tatsächlich eine Systemstörung auftritt, müssen die IT-Verantwortlichen wie jeder Privatkunde auch ein Serviceticket bei Microsoft erstellen.

Ausreichende Backups sicherstellen

Überflüssig wird die hauseigene IT damit aber keineswegs. Es bleibt genug zu tun, zum Beispiel bei Backups. Denn die Backup- und Aufbewahrungsrichtlinien von Microsoft bieten zwar im Fall von Systemausfällen Schutz vor Datenverlust, aber darüber hinaus keine dedizierten Zwischenspeicherungen.

Hier müssen Unternehmen und IT-Verantwortliche selbst entscheiden, welche Daten sie wie oft sichern wollen oder müssen – nicht zuletzt aus Compliance-Gründen.

Release- und Change-Management im Blick behalten

Im Zuge von Office 365 intensiviert sich das Release- und Change-Management für die Unternehmens-IT. Es gilt, die von Microsoft regelmäßig veröffentlichten Release-Pläne ebenso wie die Einstellung von Services rechtzeitig zu kommunizieren, damit Mitarbeiter keine unangenehmen Überraschungen in Form von deaktivierten Schaltflächen oder abgeschalteten Anwendungen erleben.

Einbindung externer Dienstleister

Unternehmen, die anstelle ihrer hauseigenen IT einen externen Dienstleister mit dem Betrieb der Office-IT betraut haben, fällt der Umstieg auf Office 365 in der Regel leichter. Allerdings erliegen sie häufig dem Irrtum, dass ein externer Office-Dienstleister nicht mehr nötig sei, da Microsoft mit Office 365 ja nicht nur als Hersteller, sondern auch als Betreiber der Software fungiert. Dadurch verfügt auch ein externer Service-Provider nicht mehr über direkten Zugriff auf die Systeme. Probleme findet er zwar meist schneller als eine hauseigene IT, kann aber letztlich auch nur Tickets erstellen.

Bedeutet dies, dass IT-Dienstleister künftig entbehrlich wären? Nein, denn sie verfügen über einen umfassenden Erfahrungsschatz und haben in der Regel detailliertere Kenntnisse des Microsoft-Portfolios als unternehmensinterne IT-Abteilungen. Zudem behalten sie im rasant wachsenden Microsoft-Universum eher den Durchblick und sind daher in der Lage, mittelständischen Kunden moderne und ihren Anforderungen entsprechende Lösungen zu empfehlen.

Im Hinblick auf die unterschiedlichen Office-365-Lizenzierungswege kann es für Unternehmen ebenfalls vorteilhaft sein, den Rat eines erfahrenen Dienstleisters einzuholen. Auch bei Aufgaben wie dem Monitoring des laufenden Betriebs und der Analyse von Produktweiterentwicklungen sind externe Dienstleister eine nützliche Alternative zu internen IT-Ressourcen.

IT-Abteilungen entwickeln sich zu Prozessspezialisten

Müssen sich IT-Abteilungen Existenzsorgen machen, wenn externe IT-Dienstleister über den Betrieb der Office-IT hinaus eigebunden werden? Im Gegenteil: Es dient eher der Entlastung der Unternehmens-IT, da sich ihr Aufgabenprofil zunehmend verlagert – weg vom reinen IT-Spezialisten und hin zum Business-Berater und Dienstleister.

André Röhrich, QSC AG

„Im Hinblick auf die unterschiedlichen Office-365-Lizenzierungswege kann es für Unternehmen vorteilhaft sein, den Rat eines erfahrenen Dienstleisters einzuholen.“

André Röhrich, QSC AG

Von heutigen IT-Mitarbeitern wird verstärkt Prozesswissen erwartet, damit Vertrieb, Marketing und die produzierenden Abteilungen ihre Aufgaben effektiver und wirtschaftlicher umsetzen können. Die interne IT rückt näher an Business und Kerngeschäft ihres Unternehmens heran.

So kommen auf die IT heute andere Anforderungen und Anfragen von Fachbereichen zu: Wie lassen sich Produktentwicklungszeiten verkürzen? Müssen eventuell weitere Fachbereiche mit eingebunden werden? Gilt es ein neues Entwicklungsprojekt zu initiieren? Hier ist nicht mehr der klassische Administrator gefragt, sondern ein IT-Allrounder, der über Fähigkeiten als Lösungsdesigner und Prozessspezialist verfügt.

Auch externe Dienstleister unterliegen Wandel

Auch bei externen IT-Dienstleistern wird heute ein umfassenderes Know-how und eine größere Flexibilität vorausgesetzt. Kunden wollen schnell Lösungen sehen und ausprobieren, zum Beispiel in Workshops, in denen sie testen können, ob eine Lösung die erhofften Mehrwerte bringt.

Speziell mittelständischen IT-Dienstleistern eröffnen sich hierbei Chancen, bestimmte Kundensegmente oder -herausforderungen zu adressieren – wie etwa die Integration der Cloud-Welt in Altsysteme, die in Colocation-Rechenzentren weiter laufen. Denn längst nicht alle Anwendungen und Systeme lassen sich über Public-Cloud-Standards abbilden. Was bei Microsoft Exchange noch funktioniert, sieht bei einem branchenspezifischen ERP-System schon anders aus. Gerade mittelständische Betriebe in Deutschland sind individuell aufgestellt und lassen sich nicht über einen Kamm scheren.

Cloud ist notwendige Modernisierung

Dessen ungeachtet wird der IT-Betrieb von Standardanwendungen wie Office-Software immer mehr in die Public Clouds der großen Hyperscaler wie Microsoft Azure wandern. Mit dieser „Cloudifizierung“ vollzieht sich eine notwendige Modernisierung der IT-Technologien im deutschen Mittelstand, deren Aus- und Nebenwirkungen auf Prozesse und Mitarbeiter Unternehmen stets im Auge behalten müssen.

Über den Autor:

André Röhrich verantwortet bei der QSC AG den Bereich „Business Productivity Development & Operation“, der vor allem Microsoft-Cloud-Lösungen entwickelt und betreut. Nach seiner Berufsausbildung zum Fachinformatiker Systemintegration bei der Deutschen Telekom arbeitete Röhrich als IT-Berater und Projektleiter bei T-Systems. Zu QSC kam er Anfang 2013.

Die Autoren sind für den Inhalt und die Richtigkeit ihrer Beiträge selbst verantwortlich. Die dargelegten Meinungen geben die Ansichten der Autoren wieder und entsprechen nicht unbedingt denen von ComputerWeekly.de.

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