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IT-Outsourcing: vier Ansätze für das Lizenzmanagement

Wem gehören Softwarelizenzen? Und wo darf man sie einsetzen? Diese Fragen sind nicht einfach zu beantworten. Eine Praxisstrategie zum Umgang mit Lizenzen.

IT-Outsourcing heißt in der Regel, dass Unternehmen IT-Infrastrukturen und/oder -Funktionen von einem Provider betreiben lassen. Viele Unternehmen gehen davon aus, dass ihre bereits erworbenen Softwarelizenzen im Falle eines Outsourcings als Asset dem Provider beigestellt werden können – und sie sich damit auch elegant des Themas Lizenzmanagement entledigen.

Leider ist es nicht so einfach: Die Softwarehersteller beobachten den Markt und haben insbesondere ein Auge darauf, wenn ihre Kunden outsourcen oder Unternehmensteile kaufen beziehungsweise abspalten.

Und das aus gutem Grund: Die Hersteller verkaufen ihre Produkte an den Kunden zur direkten Benutzung. Wenn der nun ein Outsourcing durchführt und die bereits erworbenen Lizenzen an den Provider weiterreichen möchte, fehlt in der Regel die vertragliche Grundlage.

Auch unterscheiden sich des Öfteren die Softwarelizenzen, die ein Unternehmen lizenziert, von denen, die ein Provider erwirbt, selbst wenn es sich funktional um identische Produkte handelt. Weiterhin erschweren vertragliche Vorgaben wie Einsatz in dedizierter Umgebung die Übertragung der Softwarelizenzen eines Unternehmens an einen Provider.

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In der Praxis sieht es meist so aus: Erst in der Transitionsphase, wenn die Software dem Provider beigestellt werden soll, werden die vertraglichen Grundlagen für diese Übertragung geprüft. Für eine Neuregelung im gegenseitigen Einverständnis bleibt dann keine Zeit mehr, weil die produktive Nutzung der Software unmittelbar bevorsteht.

Die Hersteller sehen in der Nutzung der Software über einen Serviceprovider eine Vertragsverletzung. Regelmäßig wird in dieser Situation mit Software-Audits und anschließenden Vertragsstrafen gedroht. Im Eskalationsfall ist dann sogar von der Kündigung der Wartungsverträge die Rede – was noch weiter reichende Folgen haben kann als reine Vertragsstrafen.

Die Risiken sind also real und erheblich. Wer sie kontrollieren will, braucht eine klare Strategie. Aus der Beratungspraxis von microfin lassen sich vier konkrete Vorgehensweisen ableiten.

1. Beistellung der Lizenzen an den Provider

Die vom Kunden bereits erworbenen Lizenzen werden dem Provider beigestellt. Hierzu ist keine Neulizenzierung der einzelnen Softwareprodukte notwendig. Das Eigentum und die Verantwortung für die Lizenzen bleiben beim Kunden.

Das ist die kostengünstigste Variante – allerdings ist sie mit hohen internen Aufwänden verbunden. Der Kunde muss sämtliche Softwarevertragspartner über das Outsourcing informieren und sich gleichzeitig eine Einwilligung über die Beistellung der Lizenzen einholen. Das Unternehmen bleibt selbst in der Compliance-Verantwortung bezüglich der Lizenzen – auch hier bleiben Aufwände bestehen.

2. Übertragung der Lizenzen an den Provider​

​Bereits erworbene Lizenzen werden dem Provider übertragen. Der Kunde übertragt seine Assets also an den Provider. Eine Neulizenzierung ist nicht notwendig. Für Unternehmen, die wenig internes Know-how im Lizenzmanagement haben, kann dieses Szenario eine zukunftsfähige Möglichkeit sein. Denn durch die Übertragung der Lizenzen ist der Provider zukünftig für die Lizenz-Compliance und den vertraglichen vereinbarten Einsatz der Software verantwortlich.

Umair Absari, microfin Unternehmungsberatung GmbH

„Die Hersteller sehen in der Nutzung der Software über einen Serviceprovider eine Vertragsverletzung. Regelmäßig wird in dieser Situation mit Software-Audits und anschließenden Vertragsstrafen gedroht.“

Umair Ansari, microfin Unternehmensberatung GmbH

Dieses Vorgehen ist jedoch an eine Zustimmung des Softwareherstellers gebunden, und es müssen einige buchhalterische Themen berücksichtigt werden: Oft muss der Kunde Lizenzen als Sonderabschreibung behandeln, oder der Provider tätigt eine Ausgleichszahlung über den Buchwert.

3. Neuerwerb der Lizenzen durch den Provider​

Sämtliche Softwareprodukte werden durch den Provider neu beschafft. Damit starten Unternehmen auf der grünen Wiese. Die Verantwortung sowie die Beschaffung und das ganze Management rund um die Software liegen beim Provider.

Der Kunde kauft einen All-Inclusive-Service ein, in dem Hardware, Software und der Service aus einer Hand kommen. Die Kosten für dieses Szenario sind im Vergleich zu den anderen Szenarien deutlich höher. Durch den Verkauf des bestehenden Softwareportfolios auf dem Markt für Gebrauchtsoftware ist aber eine teilweise Gegenfinanzierung möglich.

4. Beistellung/Übertragung der Lizenzen und ​anschließender Neuerwerb durch den Provider

In diesem Szenario wird im ersten Schritt die Übertragung/Beistellung der Lizenzen an den Provider geprüft. Sämtliche Produkte werden nach Ende der aktuellen Wartungsperiode durch den Provider lizenziert. In der Praxis sieht man dies oft als die effizienteste und sicherste Methode an. Hier werden sukzessive die Lizenzen an den Provider übertragen/beigestellt und nach Ende der Abschreibungsfrist vom Provider selbst neu lizenziert.

Jedes Szenario bringt seine eigenen Vor- und Nachteile mit sich. Welche Variante im konkreten Fall die richtige ist, hängt immer von der Gesamtsituation des Unternehmens und der Outsourcing-Strategie ab. Eines bleibt aber immer gleich: Das Thema Lizenzen zu unterschätzen, ist riskant. Mit einer sinnvollen und strukturierten Vorgehensweise lassen sich diese Risiken jedoch kontrollieren.

Über den Autor:
Umair Ansari ist bei der microfin Unternehmensberatung GmbH als Consultant tätig und Experte für juristische Themen rund um Software-Asset-Management, Ausschreibungen und IT-Compliance.

Die Autoren sind für den Inhalt und die Richtigkeit ihrer Beiträge selbst verantwortlich. Die dargelegten Meinungen geben die Ansichten der Autoren wieder.

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