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Ein Warenwirtschaftssystem für Onlineshops einsetzen

Je mehr Produkte verkauft werden und je größer der Kundenstamm ist, desto schwieriger ist die Handhabung der Daten. Ein Warenwirtschaftssystem schafft Abhilfe.

Der Kunde eines Webshops klickt auf Bestellung beauftragen und schon kommen Prozesse ins Rollen, die auf Seiten des Shopbetreibers gesteuert und kontrolliert werden müssen. Meist lässt sich ein kleiner Onlineshop anfangs noch händisch verwalten, doch das Ziel jedes Unternehmens muss sein, wirtschaftlich und gewinnbringend zu arbeiten.

Je mehr Produkte verkauft werden und je größer der Kundenstamm ist, desto schwieriger sind die Handhabung der Daten sowie die Koordination der Prozesse durch die Mitarbeiter. Dann ist es spätestens an der Zeit, auf ein umfassendes Warenwirtschaftssystem zu setzen. Clever ist derjenige, der sich bereits mit möglichen Lösungen beschäftigt und dabei Know-how angeeignet hat.

Der richtige Zeitpunkt: Ab wann lohnt sich der Einsatz eines Warenwirtschaftssystems?

Um wettbewerbsfähig zu bleiben, sollte der Onlineshop so früh wie möglich mit einer Warenwirtschaft (WaWi) verbunden werden. Diese bildet alle Warenströme ab und zahlt sich besonders für die Koordination der Logistik aus.

Zudem haben alle Mitarbeiter Zugang zu den Daten in Echtzeit, Prozessoptimierungen können schneller erkannt und gesteuert werden. Auch fehlerhafte Abläufe werden eher erkannt und können dank kurzer Abstimmungswege korrigiert werden.

Die Warenwirtschaft im Einsatz: Vorteile für Onlineshopbetreiber

Neben der Zeitersparnis durch die schnellere Abwicklung von Angeboten, Aufträgen wie Rechnungen, übernimmt die WaWi eine Vielzahl von Vorgängen, die automatisiert ablaufen. Dadurch werden Kosten eingespart und das Personal entlastet, das sich verstärkt um das Tagesgeschäft kümmern kann.

Die aufwendige Datenpflege gehört dank des Einsatzes einer WaWi der Vergangenheit an: Alle Daten sind in einem System hinterlegt, jeder hat darauf Zugriff und bei einer Änderung haben alle Beteiligten Zugang zu den aktualisierten Daten in Echtzeit. Das hin und her zwischen verschiedenen Excel-Tabellen gehört ebenfalls der Vergangenheit an, die Fehlerquote sinkt merklich, die Transparenz steigt.

Die fünf wichtigsten Vorteile einer WaWi auf einen Blick:

  1. Zeitersparnis
  2. Kostenersparnis
  3. Transparenz
  4. Schnelligkeit
  5. Sinkende Fehlerquote

Die Bedarfsanalyse: Der erste Schritt zur Einbindung einer Warenwirtschaft

Die Anbindung einer WaWi an einen Webshop muss dennoch gut überlegt sowie gut geplant werden. Dabei gilt es als Shopbetreiber, ein System zu finden, dass die gewünschten Funktionen enthält und mit dem alle Mitarbeiter arbeiten können. Bewährt hat sich eine Art Lastenheft, in das der Auftraggeber zunächst seine Anforderungen an eine geeignete WaWi einträgt. So werden alle Bedarfe zunächst gesammelt und entschieden, was die Software wirklich können muss. Vorausschauende Unternehmer formulieren auch Anforderungen, die sie zukünftig voranbringen, damit diese Module später nicht erst aufwendig nachinstalliert oder per Schnittstelle angebunden werden müssen.

Diese Punkte sollte der Anforderungskatalog unbedingt enthalten:

  • alle täglichen Aufgaben, die im Onlineshop anfallen;
  • Funktionen, die die WaWi abbilden soll;
  • Zahl der damit arbeitenden Mitarbeiter;
  • Anzahl der Schnittstellen zu Marktplätzen und Plattformen;
  • Budget für WaWi sowie technischen Support;
  • Erwartungen an die WaWi.

Mit diesem Lastenheft können die Verantwortlichen nun auf die Suche nach dem passenden System gehen. Ein wichtiger Schritt der Bedarfsanalyse ist es auch, intern zu klären, welcher Mitarbeiter oder welches Team die Verantwortung für die Anbindung der WaWi an den Onlineshop trägt. Dabei geht es vor allem darum, anderen Kollegen einen Ansprechpartner zur Seite zu stellen, der sich zukünftig um alle Belange in Bezug auf die WaWi kümmert, den Umgang mit dem System erklärt und alle wichtigen Prozesse steuert.

Wettbewerbsvorteile nutzen: Automatisierung von Prozessen

Gerade im E-Commerce ist die Konkurrenz nur einen Klick entfernt: Kunden erwarten nicht nur einen gut funktionierenden Shop, sondern auch einen reibungslosen Ablauf von der Bestellung bis zum Erhalt der Ware. Sie erwarten, dass das gekaufte Produkt auch wirklich auf Lager ist und innerhalb der angegebenen Versandzeit bei ihnen eintrifft.

Diese klaren wie fehlerfreien Prozesse laufen dank dem Einsatz einer WaWi automatisiert ab. Das bedeutet: Die Produktinformationen sowie die dem Kunden angezeigten Lagerbestände sind stets auf dem aktuellen Stand und werden in Echtzeit aktualisiert. Zudem kann die WaWi die Lagerlogistik deutlich effizienter gestalten, indem sie automatisiert stark nachgefragte Produkte nachordert oder die Abläufe für die Verpacker deutlich einfacher und schneller gestaltet.

Mehr als nur ein Onlineshop: Schnittstellen zu Amazon & Co

Wenn Unternehmen im E-Commerce wachsen wollen, müssen sie über den Tellerrand blicken und weitere Verkaufskanäle erschließen. Eine Möglichkeit ist es, sich per Schnittstelle an namhafte Marktplätze von Amazon, eBay und Co. anzudocken und eine neue Ziel- beziehungsweise Käufergruppe für ihre Produkte zu gewinnen.

Die fünf Vorteile einer Schnittstelle zu Marktplätzen und Plattformen sind:

  1. zentrale Artikelverwaltung;
  2. automatische Erfassung aller Zahlungseingänge;
  3. automatische Anpassung bei Änderungen von Bestand, Versandkosten oder Preis;
  4. automatische Übermittlung von Versandbestätigung und Tracking-ID;
  5. speziell für eBay: Übermittlung wichtiger Informationen bei Bietprozessen.

Da Schnittstellen ebenso wie die WaWi selbst unterschiedliche Funktionen haben können, müssen sich Shopbetreiber auch hier im Klaren sein, was die Schnittstelle alles können muss: Möglich sind zum Beispiel Kunden-, Angebots- und Auftragsverwaltung. Aber sinnvoll sind ebenso Rechnungs-, Gutschrift- sowie Mahnungsverwaltung. Zudem können per Schnittstelle auch wichtige Daten zu Lieferanten und Partner gepflegt werden.

Anbindung an WaWi: Was passiert eigentlich mit alten Daten?

Das ist eine der zentralen Fragen, der sich Shopbetreiber häufig stellen müssen, wenn die Anbindung an ein neues System bevorsteht. Können die alten Daten ohne großen Aufwand in das neue System migriert werden? Um eine Antwort auf diese Frage geben zu können, muss zunächst geklärt werden, um was für Daten es sich im Detail handelt.

Namen oder Adressen werden als feste Daten beziehungsweise Stammdaten bezeichnet. Diese bleiben oft über einen längeren Zeitraum gleich. Dadurch passiert die Übernahme in ein neues System ohne hohen Aufwand und geht leicht von der Hand. Es lohnt sich, zunächst eine Test-Migration durchzuführen, um zu prüfen, welche Fehler bei der Datenübertragung passieren können und diese vorher schon zu beheben. Die Test-Migration gibt auch Mitarbeitern die Möglichkeit, das neue System auf Herz und Nieren zu prüfen.

Tobias Ambrosch, SelectLine Software GmbH

„Der Einsatz einer Warenwirtschaft kann Zeit und Kosten sparen, die sich in andere gewinnbringende Maßnahmen wie zum Beispiel den Ausbau des Content Marketing oder der Social-Media-Aktivitäten investieren lassen.“

Tobias Ambrosch, SelectLine Software GmbH

Daten, die aufgrund spezieller Situationen entstehen, wie die Rechnung oder das Angebot zu einem bestimmten Produkt, fallen einmalig ab und sind nicht konstant. Deswegen werden sie als Bewegungsdaten bezeichnet. Nur wenige Dienstleister bieten die Möglichkeit, solche nicht konstanten Daten in ein neues System zu übertragen. Der Shopbetreiber muss also genau recherchieren, welche Art von Daten der favorisierte Anbieter auch wirklich erhalten und übertragen kann.

Das Arbeiten mit der WaWi: Wie funktioniert ein Datenexport?

Diese Frage ist ein wichtiges Thema, das besonders die Mitarbeiter beschäftigt, die ausschließlich mit der WaWi arbeiten. Das System selbst sollte für einen einfachen wie reibungslosen Export sorgen. Dabei ist es im täglichen Umgang wichtig, dass Mitarbeiter die einzelnen Daten auswählen können, die sie exportieren wollen, genauso wie die Möglichkeit, das Ausgabeformat zu bestimmen.

Prozessoptimierung ist das, was Shopbetreiber wirklich voranbringt. Der Einsatz einer Warenwirtschaft kann Zeit und Kosten sparen, die sich in andere gewinnbringende Maßnahmen wie zum Beispiel den Ausbau des Content Marketing oder der Social-Media-Aktivitäten investieren lassen.

Voraussetzungen sind ein kühler Kopf bei der Planung, ein Blick in die Zukunft sowie die nötigen Soft Skills, um alle Mitarbeiter an einen Tisch zu holen, um über die Aufgaben und Funktionen der WaWi zu entscheiden.

Über den Autor:
Tobias Ambrosch ist seit 2007 im Marketing der SelectLine Software GmbH tätig. Seine Business-Leidenschaft gehört Themen rund um Prozessoptimierung in kleinen und mittleren Unternehmen durch optimal angepasste ERP-Software und Warenwirtschaftssysteme. Dazu gehören immer mehr auch die Themen Digitalisierung und Industrie 4.0.

Die Autoren sind für den Inhalt und die Richtigkeit ihrer Beiträge selbst verantwortlich. Die dargelegten Meinungen geben die Ansichten der Autoren wieder und entsprechen nicht unbedingt denen von ComputerWeekly.de.

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