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Die Kosten mit Business Spend Management im Griff behalten

Effiziente Kostenkontrolle ist einer der wichtigsten Faktoren zur Verbesserung des Betriebsergebnisses. Hierfür gibt es entsprechende Module für ERP-Systeme.

Die effiziente Kontrolle der Kosten im Unternehmen ist einer der wichtigsten Faktoren für die Verbesserung des Betriebsergebnisses. Seit einiger Zeit bieten Softwarehersteller entsprechende Module für ERP-Systeme an.

Ab Ende der Neunziger Jahre, zu Anfang der E-Commerce-Welle, hatten Anbieter wie CommerceOne, VerticalNet und Ariba Module für Procure-to-Pay (P2P) und Source-to-Pay (S2P) im Portfolio. SAP sprach zu dem Zeitpunkt vom Supplier Relationship Management (SRM). Dieser Bereich deckte einen Teil dessen ab, was heute unter dem Bereich Business Spend Management (BSM) geläufig ist.

Nach dem Platzen der Dot-Com-Blase war Ariba 2001 der einzige überlebende Anbieter. Dieser definierte damals den Begriff Operational Ressource Management System (ORMS), bevor Ariba 2012 schließlich von SAP gekauft wurde. SAP kaufte 2014 zudem Concur, einen Experten für Reise- und Ausgaben-Management. Damit engagierte sich das Unternehmen in einzelnen BSM-Bereichen.

Jedoch ist es nicht alleine mit Ausgaben-Management getan, will man seine Finanzen im Griff behalten. Business Spend Management (BSM) umschließt mehr Bereiche. So sind Beschaffung, Rechnungsstellung, Spesen-Management, Ausgabenanalyse, Lieferanten-Management sowie sämtliche Felder, die sich mit Beschaffung und Ausgaben beschäftigen, zu berücksichtigen.

Eine BSM-Lösung muss in der Lage sein, Daten bereichs- und unternehmensübergreifend zu aggregieren, zu normalisieren und zu bereinigen. Dazu muss BSM alle drei Kategorien behandeln: Beschaffung, Spesen sowie fakturierte Ausgaben.

Da dies heute selten der Fall ist, wissen Unternehmen oftmals nicht genau, wofür sie ihre finanziellen Mittel einsetzen. Teilweise werden Daten sogar falsch zugeordnet. Der Posten Sonstiges mutiert zur größten Kategorie. So wird es zunehmend schwieriger, Daten zu aggregieren und zu normalisieren.

Hier kann die Cloud ihre Trümpfe ausspielen. Sie kann dank Machine Learning anonymisierte Daten schneller normalisieren. Durch die schiere Menge an Daten sind sogar Prognosen möglich. Dadurch können BSM-Systeme Empfehlungen aussprechen.

Zum Beispiel können BSM-Systeme gezielt Empfehlungen für einen Lieferanten aufgrund guter Erfahrungen anderer Unternehmen aussprechen oder die Neuverhandlung bestehender Lieferverträge vorschlagen, da andere Unternehmen deren Waren oder Dienstleistungen günstiger beziehen.

Robert Bernshteyn, Coupa Software

„Eine BSM-Lösung muss in der Lage sein, Daten bereichs- und unternehmensübergreifend zu aggregieren, zu normalisieren und zu bereinigen.“

Robert Bernshteyn, Coupa Software

Je mehr Informationen dem System vorliegen, umso präziser werden die Empfehlungen. Dies ist möglich, weil die Informationen in einem System hinterlegt sind und nicht, wie in der Vergangenheit, in unterschiedlichen Anwendungen und Systemen.

Zurzeit finden Umbrüche in der Technologie statt: spezialisierte Datensätze, eine entsprechende Rechenleistung, eine Datenarchitektur, die diese effizient nutzt, maschinelles Lernen sowie künstliche Intelligenz, die Muster erkennt und fundierte Prognosen erstellt, ermöglichen es Unternehmen, neue Geschäftsmodelle zu entwickeln.

Wenn die Automatisierung der Beschaffung, die Verwaltung der Mitarbeiterausgaben, ein effizientes Rechnungs-Management, Contract Lifecycle Management, Supplier Information Management, Inventory, Advanced Sourcing, Budgeting und Analytics zusammenspielen, ist ein echter Mehrwert und eine Optimierung des Ausgaben-Managements gegeben.

Über den Autor:
Robert Bernshteyn ist CEO von Coupa Software. Mit über zwei Jahrzehnten Erfahrung in der Business-Software-Industrie leitet Bernshteyn das Unternehmen unter dem Motto „Value as a Service“. Ziel des Unternehmens ist es, das Ausgaben-Management seiner Kunden zu optimieren, signifikante Kosteneinsparungen zu erzielen und auf diese Weise die Profitabilität zu verbessern.

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