Schriftgutverwaltung (Records Management)

Was ist Schriftgutverwaltung (Records Management)?

Schriftgutverwaltung (auch Aktenführung oder Aktenhalten), auf Englisch Records Management, ist die Überwachung und Verwaltung von digitalen oder Papierakten, unabhängig vom Format. Zu den Aktivitäten bei der Schriftgutverwaltung gehören die Erstellung, der Empfang, die Pflege, die Verwendung und die Entsorgung von Akten. In diesem Zusammenhang ist eine Akte ein Inhalt, der einen Geschäftsvorgang dokumentiert.

Unter Aufzeichnungen versteht man Dokumente wie Verträge, Memos, Papierakten, elektronische Dateien, Berichte, E-Mails, Videos, Protokolle von Sofortnachrichten und Datenbanken. Papieraufzeichnungen werden in physischen Kisten oder Aktenschränken vor Ort oder in einem Lager aufbewahrt. Elektronische Aufzeichnungen werden auf Speichermedien im eigenen Haus, außerhalb des Unternehmens oder in der Cloud gespeichert.

Wie funktioniert die Schriftgutverwaltung?

Das Ziel der Schriftgutverwaltung besteht darin, einer Organisation dabei zu helfen, die erforderlichen Unterlagen sowohl für den Geschäftsbetrieb als auch für Audits zugänglich zu halten. Tabellen werden häufig verwendet, um zu verfolgen, wo Unterlagen gespeichert sind.

Alternativ ist Software verfügbar, die sowohl eine Taxonomie als auch einen Aufbewahrungsplan für Unterlagen verwendet. Diese Software wird als Enterprise-Information-Management-Anwendungen vermarktet, die einer Organisation bei der Informationsverwaltung helfen können, das heißt bei der formellen Verwaltung von Unterlagen und anderen Inhalten.

Die Schriftgutverwaltung ist ein wichtiger Bestandteil eines Information-Governance-Plans. Der Lebenszyklus der Schriftgutverwaltung umfasst fünf Schritte:

1. Erstellen oder Empfangen der Akten.
2. Verwenden oder Ändern der Akten.
3. Akten pflegen und schützen.
4. Entsorgen und Vernichten von Akten, die nicht mehr benötigt werden.
5. Archivieren und Aufbewahren von dauerhaften Akten oder solchen, die langfristig aufbewahrt werden müssen.

Warum ist Schriftgutverwaltung wichtig?

Die Schriftgutverwaltung stellt sicher, dass Akten sicher gespeichert, abgerufen und verwaltet werden. Außerdem wird die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen und Vorschriften in Bezug auf die Speicherung, den Zugriff und die Nutzung von Informationen sichergestellt.

Die Verwaltung von Aufzeichnungen und Akten ist aus folgenden Gründen wichtig:

• Historischer Daten. Durch eine ordnungsgemäße Aktenführung können Organisationen leicht auf frühere Dokumente zugreifen und deren Entwicklung verfolgen. Historische Aufzeichnungen geben Aufschluss darüber, wie Geschäftsabläufe in der Vergangenheit durchgeführt wurden. Dies hilft Unternehmen, organisiert zu bleiben und historische Daten bei Entscheidungen zu berücksichtigen, anstatt sich bei der Planung zukünftiger Strategien auf Vermutungen und Intuition zu verlassen.
• Sicherheit. Die Verwaltung von Aufzeichnungen verhindert den Verlust von Dokumenten aufgrund unsachgemäßer Aufbewahrungspraktiken. Dazu gehört die physische Vernichtung von Akten in Papierform und die Verletzung digitaler Aufzeichnungen, wie zum Beispiel Hacking-Versuche, die dazu führen können, dass vertrauliche Informationen ohne Genehmigung online offengelegt werden.
• Compliance. Durch die Einrichtung eines Systems zur Einhaltung von Vorschriften stellen Unternehmen sicher, dass sie alle geltenden Gesetze im Zusammenhang mit der Aufbewahrung von Dokumenten befolgen, einschließlich derjenigen, die die Datenschutzrechte regeln. Dies schützt Unternehmen vor Geldstrafen und Klagen, die sich aus falsch gehandhabten Dokumenten ergeben können.
• Zugriffskontrolle. Mit effektiven Systemen zur Aktenführung können Organisationen kontrollieren, wer Zugriff auf bestimmte Datentypen hat. Sie können den Zugriff von Mitarbeitern auf der Grundlage von Stellenbeschreibungen und Verantwortlichkeiten einschränken und gleichzeitig Sicherheitsprotokolle in mehreren Abteilungen durchsetzen.

Vor- und Nachteile der Schriftgutverwaltung

Ein Programm zur Schriftgutverwaltung vereinfacht das Identifizieren, Auffinden und Erfassen von Papier- und elektronischen Dokumenten, die sich auf bestimmte Themen, Vorfälle oder Ereignisse beziehen. Es erleichtert das Auffinden bestimmter Dokumente, die Gegenstand eines Rechtsverfahrens sind, wie zum Beispiel einer Vorladung. Es hilft auch bei der Einhaltung von behördlichen und Kundenanforderungen für den Zugriff auf und die Verwaltung von Inhalten.

Zu den Nachteilen der Schriftgutverwaltung gehören unter anderem:

• Kosten. Die Kosten für die Einrichtung eines formellen Programms können hoch sein. Automatisierte Systeme zur Verwaltung von Aufzeichnungen sowie Speichereinrichtungen, einschließlich Aktenschränken, Speichermedien und Cloud-Diensten, erfordern ebenfalls erhebliche Investitionen.
• Personal. Es kann schwierig sein, geschultes Personal zu finden, das die Aufgaben des Unternehmens im Bereich der Schriftgutverwaltung und die damit verbundenen komplexen Systeme bewältigen kann.
• Richtlinien und Verfahren. Es müssen Richtlinien für die Aufbewahrung von Unterlagen und Daten entwickelt werden, die sich mit Fragen im Zusammenhang mit dem Lebenszyklus von Dokumenten, der Entsorgung von Unterlagen, Aufbewahrungs- und Entsorgungsplänen, der Verwaltung inaktiver Unterlagen und der Verwaltung öffentlicher Unterlagen sowie Geschäftsunterlagen befassen.

Standards für die Schriftgutverwaltung

ARMA International, ursprünglich Association of Records Managers and Administrators genannt, ist die größte globale Organisation, die sich mit der Verwaltung von Unterlagen und Dokumenten befasst. ARMA bietet seinen Mitgliedern zahlreiche Dienstleistungen an, darunter Schulungen, Konferenzen, Standards und bewährte Verfahren sowie professionelle Zertifizierungen.

ARMA und IT-Fachleute haben die Generally Accepted Recordkeeping Principles entwickelt, ein Framework aus acht Grundsätzen für die Schriftgutverwaltung, das 2009 entwickelt und zuletzt 2017 aktualisiert wurde. Die acht Grundsätze lauten wie folgt:

• Rechenschaftspflicht, um sicherzustellen, dass die Geschäftsleitung die Befugnis zur Verwaltung von Aufzeichnungen an geschulte Mitarbeiter delegiert.
• Transparenz, um ein Programm bereitzustellen, das dokumentiert und für alle Mitarbeiter einsehbar ist.
• Integrität, um die Genauigkeit, Zuverlässigkeit und Authentizität der Aufzeichnungen im Programm zu schützen.
• Schutz, um sicherzustellen, dass die Aufzeichnungen sicher sind und privat und vertraulich behandelt werden.
• Compliance, um sicherzustellen, dass geltende Gesetze, Vorschriften und andere Anforderungen erfüllt werden.
• Verfügbarkeit, um sicherzustellen, dass Aufzeichnungen bei Bedarf zur Verfügung gestellt werden können, auch bei Störfällen.
• Aufbewahrung, um sicherzustellen, dass Aufzeichnungen für die gesetzlich vorgeschriebenen Zeiträume und Branchenstandards und -praktiken aufbewahrt werden.
• Entsorgung, um geeignete Möglichkeiten zur Beseitigung nicht mehr benötigter Aufzeichnungen bereitzustellen.

Die International Organization for Standardization (ISO) hat mehrere Standards für die Schriftgutverwaltung entwickelt. Die beiden wichtigsten sind die folgenden:

• ISO 15489-1:2016, Information and documentation – Records management – Part 1: Concepts and principles. Enthält eine detaillierte Beschreibung der verschiedenen Elemente des Records Managements, der Information und der Dokumentation.
• ISO 15489-2:2016, Information and documentation – Records management – Part 2 Guidelines. Enthält Leitlinien zur Entwicklung, Bereitstellung und Verwaltung eines Records Management-Systems.

Zu den weiteren Standards im Zusammenhang mit Informations- und Aktenverwaltung gehören:

• ISO 22310:2006, Information and documentation. Enthält Richtlinien für die Angabe von Anforderungen an die Schriftgutverwaltung bei der Entwicklung von Standards.
• ISO 30301, Records Management Systems Package (2019-2022). Enthält drei Standards für die Schriftgutverwaltung, die Kernkonzepte und Vokabular abdecken; Anleitung zur Einrichtung eines Managementsystems für Akten; und Richtlinien für die Entwicklung, Bereitstellung und Verwaltung eines Managementsystemregisters.
• ISO/TR 21965:2019, Information and documentation – Records management in enterprise architecture. Bietet eine Anleitung, wie Überlegungen zur Schriftgutverwaltung in einem Unternehmen eingebettet werden können.
• American National Standards Institute (ANSI)/ARMA 8-2005, Retention Management for Records and Information. Beschreibt Grundsätze und Verfahren für die Einrichtung eines Programms zur Aufbewahrung und Entsorgung von Aufzeichnungen, das alle Arten von Medien und Inhaltsformaten abdeckt.
• ANSI/ARMA 5-2003, Vital Records Programs: Identifying, Managing, and Recovering Business-Critical Records. Bietet Anleitungen und Verfahren für die Einrichtung eines Programms für wichtige Aufzeichnungen im Rahmen einer Initiative zur Verwaltung von Aufzeichnungen.
• ANSI/ARMA TR-01-2002, Records Center Operations. Definiert Grundsätze und Verfahren für die Einrichtung und Verwaltung eines Aufzeichnungszentrums.

Einhaltung von Standards für die Verwaltung von Aufzeichnungen

Die Einhaltung relevanter Standards zeigt, wie eine Organisation die wichtigsten Datenschutzbestimmungen einhält. Die EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) und der California Consumer Protection Act (CCPA) sind Beispiele für solche Vorschriften. Beide schreiben vor, dass Verantwortliche Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten ergreifen, die von Einzelpersonen und Organisationen erhoben, verwendet und verarbeitet werden.

Die Einhaltung kann auf verschiedene Weise nachgewiesen werden:

• Einrichtung und Verwaltung eines Schriftgutverwaltungsprogramms, zum Beispiel eines MSR gemäß ISO 30301.
• Festlegung und Durchsetzung von Richtlinien für die Schriftgutverwaltung und den Datenschutz.
• Festlegung und regelmäßige Überprüfung von Schriftgutverwaltungsabläufen.
• Berücksichtigung der Ergebnisse von Compliance-Prüfungen bei der Schriftgutverwaltung.

Wenn die Einhaltung dieser Vorschriften nicht nachgewiesen werden kann, drohen Geldbußen und andere Strafen, sodass die Einhaltung unerlässlich ist.

Schulung und Zertifizierung im Bereich der Schriftgutverwaltung

Mehrere Organisationen bieten Schulungsprogramme im Bereich der Schriftgutverwaltung an, darunter die Association for Information and Image Management (AIIM), ARMA, das Institute of Certified Records Managers (ICRM), das National Archives und die Society of American Archivists. Die Kurse reichen von Einstiegsprogrammen für die allgemeine Bildung bis hin zu fortgeschrittenen Programmen für leitende professionelle Schriftgutverwalter, die bestimmte Qualifikationen anstreben.

Im Folgenden finden Sie Beispiele für Zertifizierungen im Bereich der Schriftgutverwaltung:

• AIIM Certified Information Professional. Diese Auszeichnung wird an Personen verliehen, die fortgeschrittene Kenntnisse in der Verwaltung der Erfassung, Speicherung, Abfrage und Nutzung von Informationen nachweisen können.
• ARMA Certified Information Governance Professional. Anerkennung von Fachwissen und erforderlichen Fähigkeiten für Fachkräfte im Bereich Informationsverwaltung.
• ICRM Certified Records Manager. Anerkennung von Fachwissen im Bereich der Schriftgutverwaltung.
• ANSI/ARMA TR-01-2002, Records Center Operations. Wird an Personen vergeben, die eine Schulung zum ISO 15489-Standard für die Schriftgutverwaltung absolviert haben.

Festlegung einer Richtlinie für die Schriftgutverwaltung

Idealerweise sollte eine Schriftgutverwaltungsfunktion auf einer formellen Richtlinie für die Schriftgutverwaltung basieren. In diesem Dokument sollte festgelegt werden, wie Aufzeichnungen aller Art und Formate zu verwalten sind, und es sollten Entscheidungsschritte für die Erstellung, Verwendung, Speicherung und Entsorgung festgelegt werden.

Leitlinien für die Erstellung einer Richtlinie können aus Standards wie ISO 15489, Teil 1 und 2, entnommen werden. Die Richtlinie sollte einen MSR gemäß ISO 30301 sowie Strafen für Verstöße definieren. Eine Richtlinie zur Schriftgutverwaltung ist ein wichtiger Nachweis, wenn eine Prüfung eingeleitet wird.

Cybersicherheit und Nachhaltigkeit in der Schriftgutverwaltung

Schriftgutverwaltungsprogramme müssen eng auf zwei wichtige Unternehmensinitiativen abgestimmt sein: Cybersicherheit und Nachhaltigkeit. Angesichts der Bedrohungen für Informationssysteme, Netzwerke und Daten müssen IT-Sicherheitsteams mit den Anforderungen der Aktenverwaltung vertraut sein und sicherstellen, dass Cybersicherheitssysteme alle Arten von Akten schützen können.

Ebenso müssen die Umweltschutz- und Nachhaltigkeitsprogramme einer Organisation die Auswirkungen von Aufzeichnungen auf die Umwelt berücksichtigen. Wenn die meisten Aufzeichnungen in digitalem Format vorliegen, muss die Abteilung für die Verwaltung von Aufzeichnungen mit den Umwelt- und Nachhaltigkeitsteams zusammenarbeiten, um Probleme und Risiken zu ermitteln. Dies kann die für die Speicherung digitaler Aufzeichnungen erforderliche Fläche für Strom- und Rechenzentren sowie die Entsorgung und Vernichtung von Datenspeichergeräten wie Festplatten und Solid-State Drives (SSD) umfassen.

Systeme und Anbieter für die Schriftgutverwaltung

Es gibt zahlreiche Systeme für die Schriftgutverwaltung, darunter:

• Box. Diese Plattform für die Dokumentenspeicherung und Aktenverwaltung verfügt über fortschrittliche Sicherheitsfunktionen, Prüfprotokolle, Aufbewahrungsfristen, Berechtigungen, Metadatenunterstützung und Tools zum Nachweis der Einhaltung von Vorschriften wie der DSGVO.
• DocuPhase. Dieses Cloud-Dokumentenmanagement- und Aktenverwaltungssystem nutzt künstliche Intelligenz (KI), um seine zahlreichen Funktionen zu verbessern.
• Laserfiche Document Management System. Hierbei handelt es sich um eine ECM-Plattform, die Funktionen zur Dokumenten- und Aktenverwaltung wie die Klassifizierung von Metadaten und die Automatisierung von Arbeitsabläufen umfasst.
• Microsoft SharePoint. Dieses beliebte System zum Dokumentenmanagement bietet eine Reihe von Funktionen, darunter Dokumentenspeicherung, Versionsverwaltung, Aufbewahrungspläne und Unterstützung für viele verschiedene Dokumentformate.
• Newgen Enterprise Document Records Management System. Dieses System bietet zahlreiche Content-Management-Dienste, wie zum Beispiel das Modul Records Lifecycle Management, das das gesamte Spektrum der Schriftgutverwaltungsaktivitäten abdeckt.
• OpenText Extended ECM. Dieses KI-System ist zwar in erster Linie für ECM-Aktivitäten gedacht, verfügt aber über zahlreiche Funktionen zur Schriftgutverwaltung, wie zum Beispiel die Workflow-Automatisierung.
• Revver. Dieses ehemals als EFileCabinet bekannte Schriftgutverwaltungssystem automatisiert den Dokumenten-Workflow, bietet eine automatisierte Speicherstruktur mit Dateivorlagen und Sicherheitsrichtlinien und Zugriffskontrollen.

Technologie und die Zukunft der Aktenverwaltung

Die Schriftgutverwaltungwird nicht verschwinden; sie wird immer wichtiger, da immer mehr Informationen generiert werden, die effektive Verwaltungstechniken erfordern. Zu Beginn der zweiten Hälfte der 2020er Jahre sind die folgenden Punkte einige wichtige Überlegungen zur Aktenverwaltung:

• KI und maschinelles Lernen. Da viele Anbieter von Akten- und Dokumentenverwaltungssystemen KI- und maschinelle Lernfunktionen in ihre Produkte integrieren, werden Funktionen wie die Automatisierung der Aktenverwaltung und die Klassifizierung und Abfrage von Dokumenten erheblich verbessert.
• Blockchain. Die Blockchain-Technologie wird zur unabhängigen Verifizierung und Authentifizierung digitaler Aufzeichnungen eingesetzt, um unbefugte Änderungen oder Löschungen zu verhindern. Dies wird in den kommenden Jahren immer mehr an Bedeutung gewinnen.
• Cloud-Speicher. Archivmanager müssen darauf vorbereitet sein, mit Anbietern von Cloud-Speichern zusammenzuarbeiten und den Wert und die Risiken der Datenspeicherung in der Cloud zu verstehen.
• Datensicherung und -wiederherstellung. Archivmanager sollten ihre Bemühungen mit internen Teams für Disaster Recovery und Datensicherung koordinieren, um den kontinuierlichen Schutz und die Wiederherstellung von Aufzeichnungen im Notfall zu gewährleisten.
• Verschlüsselung und Zugriffskontrollen. Archivmanager müssen eng mit Cybersicherheitsteams zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass die Aufzeichnungen verschlüsselt sind und die Zugriffskontrollen auf dem neuesten Stand gehalten werden, um digitale Aufzeichnungen in Zukunft zu schützen.
• Metadatenverwaltung. Archivmanager müssen bereit sein, sich mit Cybersicherheits- und anderen Teams abzustimmen, um Metadaten in digitalen Aufzeichnungen zu schützen, die wichtige Details über die Aufzeichnung enthalten.
• Robotic Process Automation (RPA). RPA ist eine aufstrebende, fortschrittliche Technologie, die Roboter oder Bots einsetzt, um die Ausführung sich wiederholender regelbasierter Aufgaben in der Schriftgutverwaltung zu automatisieren, wie zum Beispiel das Verschieben von Dateien an einen Speicherort.