Wie sich Content- und Dokumentenmanagement unterscheiden

Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) speichert, verwaltet und verfolgt elektronische Dokumente, einschließlich E-Mails, Bilder und Sprachdateien. Es kann auch gescannte Bilder von Papierdokumenten verwalten.

Dokumentenmanagementsysteme haben typischerweise folgende Funktionen:

• Ein DMS erfasst Inhalte, indem es Bilder von gescannten Papierdokumenten verarbeitet. Viele DMS verwenden Software zur optischen Zeichenerkennung (Optical Character Recognition, OCR), um diese digitalen Bilder in lesbaren und bearbeitbaren Text umzuwandeln. Zu den weiteren fortschrittlichen Scan-Funktionen gehören die optische Markierungserkennung und die Erkennung von Handschriftzeichen.
• Ein DMS kann entweder über integrierte Workflow-Module verfügen oder die Fähigkeit besitzen, sich in Workflow-Management-Tools zu integrieren.
• Ein DMS ermöglicht es Anwendern oder Administratoren, Dokumentversionen einzusehen und bei Bedarf zu einer früheren Version zurückzukehren.
• Ein DMS kann es Benutzern ermöglichen, Inhalte nach Kategorie, Typ und Stichwort zu kennzeichnen, um eine bessere Suche und Organisation zu ermöglichen.

Ein weiterer verwandter Begriff ist Enterprise Document Management oder Enterprise Dokumentenmanagement (EDM), der sich auf den Ansatz bezieht, Papier- und elektronische Dokumente innerhalb einer Organisation zu überwachen, um sie im Falle eines Compliance Audits oder eines anderen rechtlichen Vorfalls leicht wiederzufinden. Diese Strategie konzentriert sich auf die Einhaltung von Vorschriften aus der Perspektive der Dokumente. Sie sollte Fragen beantworten wie: Wie lange sollte ein Unternehmen Dokumente aufbewahren? und Wie wird das Unternehmen Dokumente im Falle einer Katastrophe wiederherstellen?

Dokumentenmanagementsysteme werden manchmal als eigenständige Systeme verkauft, aber heute sind sie weitgehend in die breitere Kategorie des Enterprise Content Management (ECM) integriert worden. Die meisten ECM-Anbieter, wie Alfresco, M-Files und Microsoft SharePoint, bieten eine DMS-Komponente an.

Was ist ein Content-Managementsystem?

Ein Content-Managementsystem (CMS) ist eine Anwendung, mit der Benutzer digitale Inhalte auf einer Website erstellen, verwalten und veröffentlichen können. CMS verfügen über eine grafische Benutzeroberfläche (GUI), so dass auch technisch nicht versierte Benutzer Inhalte bearbeiten, veröffentlichen und verwalten können, ohne über Programmierkenntnisse zu verfügen.

Ein CMS hat zwei Hauptkomponenten:

• Eine Content-Management-Applikation (CMA) ist die Oberfläche, die die Benutzer sehen und die es ihnen ermöglicht, Inhalte zu einer Website hinzuzufügen und zu verwalten.
• Eine Content-Delivery-Applikation (CDA) ist die Backend-Infrastruktur, die den Code zusammenstellt, ihn den Website-Besuchern anzeigt und ihn speichert.

Ein verwandter Begriff ist Web-Content-Managementsystem (WCMS). WCMS und CMS sind nahezu austauschbare Begriffe; der einzige Unterschied besteht darin, dass ein WCMS eine Art von CMS ist, das speziell auf Website-Inhalte ausgerichtet ist.

Ein CMS wird im größeren Rahmen von ECM eingesetzt. Daher kann ein CMS als eine Unterkategorie von ECM-Software betrachtet werden.

Beliebte CMS-Anbieter sind WordPress, Joomla und Drupal.

Gemeinsamkeiten von DMS und CMS

DMS und CMS überschneiden sich in dem Sinne, dass sie beide Bestandteile einer ECM-Gesamtstrategie sind. Sie erfüllen beide folgende Funktionen:

• Digitale Assets verwalten,
• Content-Sicherheit bieten,
• Ein zentrales Speichersystem für Inhalte bereitstellen,
• Informationen erstellen, aufbewahren und verteilen,
• die Zugänglichkeit von Suche und Abruf vereinfachen,
• Arbeitsabläufe automatisieren.

Zusätzlich sind sowohl DMS als auch CMS als Software-as-a-Service-Abonnements (SaaS) in der Cloud verfügbar.

Unterschiede von DMS und CMS

Obwohl es Überschneidungen zwischen den Funktionen eines CMS und eines DMS gibt, sind sie nicht austauschbar. Hier sind die Hauptunterschiede:

• Ein CMS verwaltet strukturierte und unstrukturierte Daten. Der Hauptunterschied zwischen einem CMS und einem DMS liegt in der Art der Informationen, die jedes System verarbeiten kann. Ein DMS arbeitet am besten mit strukturierten Daten und Dokumenten, wie zum Beispiel PDF-Dateien, Word-Dokumenten und PowerPoint-Präsentationen. Es kann diese Dateien digitalisieren und sie über den gesamten Lebenszyklus der Inhalte verfolgen. Ein CMS hingegen kann ein breiteres Spektrum an elektronischen Informationen verarbeiten, darunter sowohl unstrukturierte als auch strukturierte Inhalte. Zusätzlich zu den Dokumenten, die ein DMS verarbeiten kann, verwaltet ein CMS auch Rich Media wie Audio, Video, Flash und Webinhalte.
• Ein DMS verfügt über erweiterte Funktionen zur Inhaltserfassung. Die meisten Dokumentenverwaltungssoftwares verfügen über Bildgebungs- und Scanfunktionen wie OCR, während ein CMS dies in der Regel nicht kann.
• Sie haben unterschiedliche Ziele. Die Hauptziele eines CMS sind das Speichern, Abrufen und Veröffentlichen von Inhalten, während sich ein DMS auf Workflow-Management und Compliance konzentriert.

Was ist das Richtige für Sie: EDM, ECM oder beides?

IT-Manager fragen sich vielleicht, wie sie die Buchstabensuppe aus DMS, ECM, EDM und CMS sortieren und die richtige Technologie für ihre Organisation auswählen sollen.

EDM oder DMS sind Komponenten von ECM. ECM ist die Zusammenfassung einer Vielzahl von Technologien, darunter:

• Records Management (Schriftgutverwaltung)
• Verwaltung von Webinhalten
• Digitales Asset-Management
• Dokumentenverwaltung

Daher sollten große Unternehmen, die alle oben genannten Komponenten benötigen, eine ECM-Plattform kaufen. Unternehmen, die sich weniger auf die externe Veröffentlichung und das Content-Marketing konzentrieren, möchten unter Umständen ein eigenständiges DMS, um ihre Aufzeichnungen und Dokumente zu verwalten.

Es gibt schließlich auch Content-Services. Im Jahr 2016 erklärte Gartner, dass ECM durch Content-Services ersetzt wird. Eine Content-Services-Plattform (CSP) ist eine aufkommende Technologie, die sich auf die Fähigkeiten von ECM in Kombination mit RESTful APIs bezieht. Es handelt sich um eine Reihe von Microservices und Anwendungen, die in Form einer einzelnen Produktsuite oder einer Sammlung von Anwendungen, die gemeinsame APIs nutzen, vorliegen können. CSPs können sowohl Dokumentenmanagement als auch Enterprise-Content-Management umfassen.