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Trend zu Home-Office erfordert Neubewertung von UC-Tools

Das Coronavirus hat die Arbeit im Home-Office zum Normalzustand in Firmen gemacht. IT-Teams müssen beim Bewerten von Unified Communications Tools drei Faktoren berücksichtigen.

Covid-19 hat unsere Welt in einen Ausnahmezustand versetzt und die Alltagsregeln diktiert. Durch das Coronavirus wurde die Wertschöpfungskette fast aller Ökosysteme  durch die Auswirkungen der Arbeit im Home-Office, der physischen Distanz und anderer vorgeschriebener Verhaltensweisen auf den Kopf gestellt.

In der Tat war nach nur wenigen Wochen vieles von dem undenkbar, was wir in der Welt vor einer Pandemie für selbstverständlich hielten. Werden wir jemals wie früher in überfüllten Büros arbeiten, uns in Konferenzräumen treffen oder in vollgestopften Zügen, Bussen oder U-Bahnen zur Arbeit fahren?

Natürlich ist die Zusammenarbeit von verstreuten Mitarbeitern nur eine Überlegung in einer Krise, die fast alle Arbeitsbereiche oder Facetten unseres Privatlebens berührt. Allerdings müssen Personen, die UC-Tools (Unified Communications) und -Dienste entwickeln, implementieren oder verwalten, spezifische Auswirkungen berücksichtigen.

Ein neu definierter Arbeitsplatz, der dauerhaft sein kann

Zu den wichtigsten Änderungen gehört, wie COVID-19 den Arbeitsplatz selbst neu definiert hat. In den noch geöffneten Büroräumen arbeiteten die meisten Firmen mit einer Notbesetzung. Wo immer möglich, arbeiteten die meisten Arbeitnehmer von zu Hause aus. Home-Office ist der Trend der Zeit, und obwohl sich diese Praxis nicht für jeden eignet, erfordern verzweifelte Zeiten verzweifelte Maßnahmen.

Die Geschäfte gingen so gut möglich weiter, doch das grundlegende Bedürfnis nach Kommunikation und Zusammenarbeit änderte sich nicht. Im Gegenteil: Kommunikation wird umso wichtiger, je mehr sich die Belegschaft verteilt, da so jede Form der Teamarbeit zu fast 100 Prozent virtuell wird. Dies ist nicht das Szenario, das die Entwickler und Architekten von Unified Communications im Sinn hatten.

Angesichts der flexiblen Natur der Technologie von UC-Plattformen ist es notwendig, diese neuen Herausforderungen zu meistern. Um besser zu verstehen, was zu tun ist, hier drei Beispiele, wie COVID-19 die Welt der Unified Communications umgestaltete:

Support von Arbeitnehmern in einem häuslichen Umfeld: An den meisten Arbeitsplätzen spielt die IT eine Schlüsselrolle, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter über Konnektivität, Anwendungen und Endgeräte in hoher Business-Qualität verfügen. Diese Präsenz bildet nicht nur die Grundlagen, um die Produktivität hochzuhalten, sondern bedeutet auch, dass IT-Fachwissen vor Ort für zusätzlichen Support, Schulungen und Upgrades zur Verfügung steht.

All dies verschwindet mit der Arbeit im Home-Office. Hier müssen die Mitarbeiter inmitten der täglichen Ablenkungen des Privatlebens sich selbst organisieren. Da nicht jeder Mitarbeiter Telefone und PCs vom Unternehmen besitzt, müssen UC-Plattformen jetzt in einer variableren Umgebung arbeiten. Das bedeutet eine Vielzahl von Betriebssystemen, eine Mischung aus PCs und Notebooks und sogar das eine oder andere selbst zusammengestellte System.

Viele Endgeräte werden älter sein, sprich langsamer, und unterstützen möglicherweise Echtzeitanwendungen wie vor allem Video nicht. Bei der verfügbaren Bandbreite der Verbindungen wird es ähnlich sein. Selbst aus diesen grundlegenden Beispielen sollte klar sein, dass UC-Plattformen sich an einen niedrigeren technischen Standard anpassen müssen.

Stärkere Konzentration auf die Cloud: Die lokal installierte UC-Lösung (On-Premises) ist aus verschiedenen Gründen nach wie vor üblich, unter anderem weil auch die meisten Telefonsysteme nach wie vor diesem Modell folgen. Während die Cloud-basierte Unified Communications immer mehr an Bedeutung gewinnt, klammern sich viele UC-Angebote an ihre bisherigen Grundsätze. COVID-19 wird diese Dynamik wahrscheinlich ändern. Auch wegen der verstärkten Arbeit im Home-Office wird Cloud-basierte Unified Communications dominanter werden und sich irgendwann als Standard durchsetzen.

Das Home-Office wird nicht so bald verschwinden. Es scheint so, dass die Unternehmen ernsthaft erwägen, es als grundlegenden Bestandteil ihrer Strategien beizubehalten, sobald die Pandemie vorüber ist. Um den Bedürfnissen der Remote-Arbeit gerecht zu werden, müssen UC-Entwickler und -Architekten daran arbeiten, dass sich UC-Plattformen einfacher als bislang von zu Hause aus nutzen lassen. Die Cloud bildet dafür das ideale Bereitstellungsmodell. Sie wird ein wichtiger Werttreiber für Unternehmen sein, wenn sie überlegen, wie sie UC in einer Home-Office-Umgebung einsetzen wollen.

Sprachkommunikation rückt ins Zentrum: Mit den heutigen Technologien ist es leicht, die Sprachkommunikation als selbstverständlich anzusehen. Die Arbeit im Home-Office stellt hier jedoch einige spezifische Herausforderungen. Für Unternehmen mit standortbasierten, lokal installierten Telefonanlagen ist es schwierig, PBX-ähnliche Funktionen auf Heimarbeitsplätze zu erweitern.

Für Unternehmen, die planen, einer großen Anzahl von Mitarbeitern die Arbeit von zuhause zu erlauben, ist es wirtschaftlich nicht rentabel, jeden mit IP-Telefonen auszustatten, ganz zu schweigen von Trunking, sprich der Bündelung von Übertragungskanälen. Da viele Menschen ihren Festnetzanschluss aufgegeben haben, bilden Mobiltelefone und Web-Clients in Consumer-Qualität die einzigen Optionen für die Sprachübertragung. Das wird für die meisten Unternehmen nicht akzeptabel sein. Auch hier ist die Cloud die richtige Antwort, insbesondere wenn die Arbeit im Home-Office schnell und in großem Maßstab umgesetzt wird.

Die Anbieter von Tools für Unified Communications müssen diese grundlegende Herausforderung erkennen und sicherstellen, dass ihre Lösungen so sprachzentriert wie möglich sind. In vielen Fällen wird dies bedeuten, dass sie intuitive Softphone-Clients bereitstellen müssen, die für die Mitarbeiter einfach zu benutzen sind. Diese Clients lassen sich direkt an das Telefonsystem des Unternehmens anschließen und bieten den Mitarbeitern somit die gleiche Funktionalität wie ein Tischtelefon.

Sprache kann bei der Entwicklung von UC leicht übersehen werden; aber wenn der primäre Anwendungsfall im Home-Office besteht, wird die Plattform nur einen begrenzten Nutzen haben, wenn die Sprachkommunikation nicht im Vordergrund steht.

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