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So legen Sie einen Recovery-Plan für Pandemien an

Unternehmen benötigen einen speziellen Recovery-Plan, wenn sie auch nach einer Pandemie wieder zu einem gewissen normalen Geschäftsalltag zurückkehren wollen.

Betrachtet man die COVID-19-Pandemie aus der Perspektive der Geschäftskontinuität, so befinden sich viele von uns noch in der Reaktionsphase, in der wir uns mit der Schwere und dem Ausmaß der Pandemie auseinandersetzen müssen. Mehrere Länder haben damit begonnen, bestimmte Geschäfte, wie Einzelhandelsgeschäfte und Restaurants, wieder zu öffnen, um zu sehen, wie die Dinge vorankommen.

Das funktioniert zwar bei einigen, aber es ist nicht für jede Organisation der optimale Pandemie-Recovery-Plan. Wenn Organisationen richtig auf die Wiederaufnahme des Geschäftsbetriebs vorbereitet werden sollen, ist es unerlässlich, einen Rahmen für die Wiederherstellung zu schaffen.

Die gegenwärtige Pandemie ist weitgehend beispiellos. Viele Unternehmen sind noch davon entfernt, ihre Pläne für die Rückkehr zur Arbeit zu entwickeln. Für diese ist das Hauptziel, einen Rahmen für einen Pandemie-Wiederherstellungsplan zu schaffen, der einsatzbereit ist.

Im Folgenden werden einige der Themen und Strategien im Zusammenhang mit der nächsten Phase der Wiederaufnahme der Arbeit und Leitlinien für die Vorbereitung auf die Erholung vorgestellt. Dies kann als Vorlage für andere Pandemien genutzt werden und ist nicht COVID-19-spezifisch.

Die Business Impact Analysis als Basis nutzen

Wenn Ihre Organisation zuvor eine Business Impact Analysis (BIA) durchgeführt und dokumentiert hat, kann dies ein guter Ausgangspunkt für Ihren Pandemie-Wiederherstellungsplan sein. Zu den Schlüsselmerkmalen einer BIA gehört die Identifizierung einer Reihe von Aktivitäten und Ressourcen, die in Ihren Wiederherstellungsplan einfließen.

Zunächst sollte eine BIA die Prozesse und Aktivitäten ermitteln, die eine Organisation durchführen muss, um ihre Geschäfte ordnungsgemäß abwickeln zu können. Dazu können Richtlinien, Verfahren, Standards, Methoden und andere Anleitungen gehören.

Sie sollten sich auch Technologien notieren, die den Betrieb von Geschäftsprozessen unterstützen, zum Beispiel Systeme, lokale und Wide Area Networks, Internetzugang, Anwendungen, Daten und Datenbanken, Datenschutz und Privatsphäre, Cybersicherheit und Zugangsmanagement.

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Die Mitarbeiter sind ein wichtiger Teil einer BIA, daher ist darauf zu achten, welche Mitarbeiter auf allen Ebenen für die Durchführung von Geschäftsprozessen unerlässlich sind. Je nachdem, wie sich eine bestimmte Pandemie ausbreitet, können soziale Distanzierungserfordernisse die Anzahl der Mitarbeiter vor Ort begrenzen, daher sollten Sie wissen, wie viele Mitarbeiter Ihr Unternehmen in einer Krise mindestens benötigt, um weiterarbeiten zu können.

Beziehen Sie in Ihre Analyse alle Ressourcen ein, die das Unternehmen zum Betrieb des Unternehmens benötigt, beispielsweise Rohstoffe, Fertigwaren, Büromaterial, Möbel und Desktop-Ausrüstung.

Dokumentieren Sie alle externen Einrichtungen wie Büroräume, Produktionsanlagen, Lagerbereiche und Parkhäuser. Versorgungseinrichtungen sollten in einer BIA identifiziert werden, zu denen Elektrizität, Wasser, Gas, Kanalisation und Telekommunikation gehören können.

Identifizieren Sie Gesundheits- und Finanzressourcen, die die Organisation benötigt, um sich um die Mitarbeiter zu kümmern und das Unternehmen zu finanzieren, sowie alle Mittel, die Sie während des Recovery-Prozesses möglicherweise in neue Ressourcen investieren könnten.

Wenn der Ruf des Unternehmens Anlass zur Sorge gibt, ermitteln Sie alle Szenarien, die Sie möglicherweise an die Öffentlichkeit, an Interessengruppen oder Wettbewerber richten müssen.

Wenn keine BIA verfügbar ist, muss sich das Wiederherstellungsteam auf sein Wissen über die Betriebsabläufe des Unternehmens verlassen, um einen Plan für das Recovery des Unternehmens zu erstellen.

Vorbereitung eines Rahmens für das Recovery

Mit dem Wissen der BIA sowie der Unterstützung und Finanzierung durch die Unternehmensleitung können Sie mit der Vorbereitung eines Rahmens für das Recovery Ihrer Organisation beginnen. Vorausgesetzt, Sie sind dazu befugt, stehen die Chancen gut, dass Sie Teil eines größeren Teams werden, das mit der Vorbereitung des Wiederanlaufs beauftragt ist. Hoffentlich verfügen Sie über Technologien wie Telefonkonferenzen, die häufige Planungssitzungen ermöglichen, die wahrscheinlich nicht von Angesicht zu Angesicht durchgeführt werden können.

Ein umfassender Pandemie-Recovery-Rahmen sollte Folgendes enthalten:

  • Geschäftsprozesse, die schnell wieder aufgenommen werden können, und einen Zeitplan für die Wiederaufnahme anderer Prozesse
  • Mitarbeiter und Teams, die bei kritischen Geschäftsaktivitäten die Führung übernehmen, und diejenigen, die die Führung übernehmen können, wenn die benannten Mitarbeiter nicht in der Lage sind
  • Systeme, Daten, Datenbanken und Netzwerkressourcen, die den Neustart kritischer Prozesse unterstützen
  • Einrichtungen und Versorgungseinrichtungen, die das Geschäft unterstützen
  • Gesundheitsversorgung für das Büro, wie Gesichtsmasken, Handschuhe, Handdesinfektionsmittel und Reinigungsmittel
  • erforderliche soziale Distanzierungsverfahren und -richtlinien für Mitarbeiter vor Ort und an entfernten Standorten
  • einen Hauptprojektplan mit einem Zeitplan mit bestimmten Terminen, Aktivitäten, Zielen, Leistungskennzahlen und anderen Elementen, die während der gesamten Wiederherstellung verwendet werden

Abhängig von Ihrer Organisation und unter Beachtung der Richtlinien zur sozialen Distanzierung können andere Dienstleistungen, zum Beispiel Reinigungs- und Verpflegungsdienste, von einem externen Auftragnehmer oder Vermieter erbracht werden. Wenn Ihre Organisation über Konferenzräume verfügt, müssen Sie feststellen, wie diese im weiteren Verlauf genutzt werden, ebenso wie Kantinen und andere soziale Bereiche.

Nehmen Sie interne und externe Mitteilungen in den Master-Projektplan auf, die im Vorfeld und während des gesamten Prozesses des Wiederanlaufs oder des Neustarts der Organisation erstellt werden.

Von der Wiederaufnahme zum kontinuierlichen Geschäftsalltag

Trotz der von uns vorgeschlagenen Aktivitäten wird ein Großteil des Erfolgs eines Unternehmens-Recoverys stark von der Energie und Entschlossenheit der beteiligten Mitarbeiter abhängen. Die Dauer einer Pandemie-Wiederherstellung lässt sich nur schwer abschätzen, da für die meisten Unternehmen eine Pandemie wie das Coronavirus eine völlig neue Erfahrung ist.

Der Übergang von der Wiederaufnahme der Geschäftsprozesse zur Rückkehr zum Geschäftsalltag kann viele Formen annehmen, je nach Unternehmen, seinen Mitarbeitern, seinen Kunden und den Ressourcen, die zur Erleichterung der Wiederaufnahme zur Verfügung stehen.

Die Wiederaufnahme oder Rekonstitution ist normalerweise der letzte Schritt in einer Initiative zur Geschäftskontinuität und -wiederherstellung und stellt die erfolgreiche Rückkehr zum „Business as usual“ oder so nah wie möglich daran dar. Kriterien, die eine erfolgreiche Rückkehr zur Normalität definieren, müssen von dem Unternehmen, seinen Mitarbeitern und Kunden festgelegt werden. Wie viele von uns wissen, wird sich aus diesen Aktivitäten wahrscheinlich eine „neue Normalität“ ergeben, und wir alle müssen entsprechend vorbereitet sein.

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