Runbooks und Playbooks dienen beide der Dokumentation wichtiger Prozessschritte. Welcher Begriff der richtige ist, hängt vom jeweiligen Kontext ab, in dem er gebraucht wird.
Dank fest etablierter, vorgeschriebener Prozesse können IT-Mitarbeiter ihre Arbeitsschritte und Verhaltensweisen dokumentieren und kodifizieren. Durch solche Prozesse können IT-Mitarbeiter leichter Wissen untereinander austauschen, vermeiden Fehler bei Routineaufgaben und -Tests und verstehen besser, wer für welche Aufgaben verantwortlich ist.
Oft können sie entlang der vorgegebenen Schritte Aufgaben effizienter und konsistenter durchführen. Der zunehmende Einsatz von Automatisierungsplattformen hat der Verbreitung formaler Prozesse zusätzlich Auftrieb verschafft.
Geht es um Dokumente, die Schlüsselprozesse definieren, so wird in Unternehmen meist vom Playbook oder vom Runbook gesprochen. Geschäftsleute neigen eher zur Verwendung des Wortes Playbook, während IT-nahe Mitarbeiter eher den Begriff Runbook benutzen. Auf den ersten Blick scheinen beide ungefähr dasselbe zu bezeichnen, doch es sind subtile Unterschiede erkennbar.
Was ist ein Runbook?
Ein Runbook ist ein Dokument, das relevante Hintergrundinformationen und praktische Verfahren für wiederkehrende IT- oder DevOps-Aufgaben enthält, oder Hilfestellungen zum Behandeln und Lösen von Vorfällen. Es folgt einem standardisierten Format. Das sorgt für Einheitlichkeit und ermöglicht es den Mitarbeitern, schnell den richtigen Prozess oder die richtige Vorgehensweise für eine Aufgabe zu finden.
Ein Runbook kann zum Beispiel
ein Problem oder eine Aufgabe identifizieren,
die Symptome oder das Verhalten des Problems beschreiben,
durch die Schritte zur Problembehebung führen,
Tests zur Validierung der Lösung skizzieren,
Eskalationskriterien definieren, wenn Mitarbeiter mehr Unterstützung bei einem Problem benötigen, und
Berichte, Follow-Ups oder andere nachträgliche Schritte bezüglich des Vorfalls darlegen.
Einen Prozess in einem Runbook zu kodifizieren hat mehrere Vorteile. Neue Mitarbeiter können komplexe Aufgaben erlernen und ohne aufwändige Fortbildung auch anspruchsvolle Probleme bewältigen. Langjährige Mitarbeiter können Prozesse auf Basis ihrer Erfahrungen überarbeiten, um ihr Wissen mit anderen zu teilen.
Letztlich sind die Grenzen zwischen den beiden Begriffen fließend – meistens kommt es eher auf den Unternehmens-Bereich an, für den die Anleitungen gelten.
Dokumentierte Prozesse sorgen auch für konsistente Antworten und stellen sicher, dass eine Aufgabe unabhängig vom ausführenden Mitarbeiter auf die gleiche Art und Weise bearbeitet wird. Das reduziert Fehler und Missverständnisse und stärkt damit die IT-Sicherheit.
Runbooks können so allgemein oder so spezifisch formuliert sein, wie es die vorliegenden Prozesse verlangen. Allgemeine Runbooks konzentrieren sich in der Regel auf Routineaufgaben und tägliche Tests, um den normalen Betriebsablauf zu sichern. Zu den typischen Anwendungsfällen für Runbooks gehören:
Log-Reviews. Ein solches allgemeines Runbook beschreibt, wie Audit- oder andere Protokolle überprüft werden können, um nach Fehlern, Ausfällen oder drohenden Problemen zu suchen. Liegt ein Anlass zur Sorge vor, kann das Personal das Problem mit anderen, spezialisierten Runbooks priorisieren und bearbeiten.
Backups. Ein solches Runbook beschreibt, wie Systeme, Daten, Anwendungen und andere wichtige Bestandteile der IT-Umgebung gesichert werden können. Es klärt, wie Mitarbeiter validieren, dass ein Backup erfolgreich war und wie sie Daten wiederherstellen können. Backup-Runbooks können Lifecycle-Prozesse für Daten enthalten, die festlegen, wann alte und unnötige Daten in Übereinstimmung mit den Unternehmensrichtlinien archiviert oder sogar gelöscht werden.
Systemleistung. Die IT stützt sich auf Tools für die Anwendungs- und Systemüberwachung. Ein allgemeines Runbook in diesem Bereich enthält Anweisungen zum Prüfen von Dashboards und Berichten in diesen Tools. Administratoren prüfen Ressourcenauslastung oder Leistungsmetriken und können Auffälligkeiten besser einordnen. Durch regelmäßiges Überprüfen der Systemleistung kann die IT-Abteilung die Kapazität besser planen und die Notwendigkeit von Upgrades leichter abschätzen.
Im Vergleich dazu zielen spezialisiertere Runbooks auf die Lösung ganz bestimmter Probleme mit Servern oder Anwendungen ab. Beispiele für solche Runbooks sind etwa:
Ermitteln betroffener Systeme. Ein solches Runbook führt durch den Prozess zum Bestimmen der Tragweite eines Problems. Wie viele Systeme oder Anwendungen sind betroffen? Dabei handelt es sich um den ersten Schritt bei der Fehlersuche und -beseitigung. Das Runbook hilft den Mitarbeitern beim Überprüfen von Protokollen, dem Einsatz von Überwachungs-Tools und dabei, weitere Ressourcen zur Bewertung des Problems zu finden.
Festlegen der erforderlichen Tools. Ein solches Runbook identifiziert die richtigen Tools und Ressourcen für das Beheben eines Problems. Dadurch können Techniker beurteilen, ob sie selbst über die erforderlichen Fähigkeiten verfügen, um das Problem zu bearbeiten, oder ob sie die Aufgabe an andere Mitarbeiter weitergeben müssen.
Evaluation. Nach dem Vorfall können Mitarbeiter Details über den Vorfall wie etwa Ursachen, Auswirkungen oder erfolgreiche Lösungswege sowie auch Vorschläge für zukünftige Prozessverbesserungen einbringen. In einem speziellen Runbook kann auch dafür ein Prozess vorgegeben sein.
Was ist ein Playbook?
Playbooks können je nach Unternehmensgröße und -art unterschiedliche Formen annehmen.
In einem kleineren Unternehmen kann ein Playbook beispielsweise in Form eines Organigramms vorliegen, das die Zuständigkeiten und Beziehungen abbildet. Oder es definiert Nutzungsrichtlinien im Umgang mit Betriebseigentum und sicherheitsrelevante Verhaltensregeln, beispielsweise in E-Mails. Größere Unternehmen wählen oft einen umfassenderen Ansatz, bei dem Playbooks spezifisch für einzelne Abteilungen wie die Personalabteilung, die Öffentlichkeitsarbeit, Finanzen oder Recht verfasst sind.
Playbooks können helfen bei:
Cyber-Security. Unternehmen entwickeln zunehmend Cybersicherheitsleitfäden, um Rollen und Verantwortlichkeiten für das Verhindern von und Reaktion auf sicherheitsrelevante Vorfälle festzulegen.
Einsatz von Remote-Teams. Unternehmen können Playbooks nutzen, um die Zusammenarbeit zu fördern, damit die Kommunikation und das Engagement zwischen Mitgliedern von Remote-Teams aufrecht erhalten bleibt.
Change Management. Ein Playbook für das Change Management hilft einer Abteilung dabei, die Auswirkung von Änderungen auf das Unternehmen zu beurteilen. Es leitet Mitarbeiter beim Testen, Einführen und Verfeinern dieser Änderungen an.
Katastrophenbewältigung. Diese Playbooks helfen Unternehmen durch signifikante Ereignisse oder Krisen wie Naturkatastrophen, Feuer, oder Betriebsunfälle. Sie enthalten Handlungsanweisungen für den Notfall, um die Sicherheit der Mitarbeiter zu wahren und einen normalen Betriebsablauf wiederherzustellen.
Abbildung 1: Ein Krisenmanagement-Playbook sollte sich aus sechs Bausteinen zusammensetzen.
Runbook oder Playbook?
Letztlich sind die Grenzen zwischen den beiden Begriffen fließend – meistens kommt es eher auf den Unternehmensbereich an, für den die Anleitungen gelten. Um die Verwirrung komplett zu machen, kommen weitere Begriffe hinzu. So nutzt zum Beispiel das gängigste IT-Automatisierungs-Tool, Chef, sogenannte Recipes (Rezepte) und Cookbooks (Kochbücher), um Prozesse zu kodifizieren und organisieren.
Die Unterschiede zwischen den beiden Begriffen sind zu einem großen Teil historisch gewachsen. Die kaufmännische Seite tendiert eher zum Begriff Playbook, weil er durch die Anspielung auf Spiel und Sport eher die Assoziation mit zwischenmenschlicher Interaktion mit sich bringt. Der Begriff Runbook dagegen lehnt sich stark an die IT an, in der Systeme und Anwendungen laufen.
Doch egal, welcher Begriff im jeweiligen Unternehmen im Einsatz ist: Beide verlangen sorgfältige Überlegung und Planung mit dem Ziel schnellerer und konsistenterer Ergebnisse. Beide können als Word-Dokumente oder Wiki-Seiten vorliegen, die durch regelmäßige Aktualisierungen die laufenden Veränderungen in Geschäft und IT widerspiegeln. Unternehmen können sowohl Runbooks als auch Playbooks in Automatisierungsplattformen implementieren, um die Abhängigkeit vom menschlichen Verhalten zu reduzieren.
