Microsoft Office 365 oder Exchange 2013: Die Vor- und Nachteile im Vergleich

Wer heute nach einer modernen E-Mail-Lösung sucht, hat die Wahl zwischen Office 365, Exchange 2013 und einem Hybrid-Ansatz. Argumente im Überblick.

Dies ist der dritte Teil unserer Artikel-Serie über E-Mail-Migration. Thema des ersten Beitrags waren neue Features in Exchange 2013, die Migrationspläne beeinflussen könnten. Im zweiten Teil ging es um die Abwägung der Leistungsmerkmale und Kosten von Exchange 2013 und Office 365. In diesem Artikel untersuchen wir die verschiedenen Vor- und Nachteile, die Unternehmen von Office 365, Exchange 2013 und der Kombination aus beiden Lösungen erwarten können.

Bei der Bewertung von Optionen zur E-Mail-Migration sind von Organisation zu Organisation unterschiedliche Faktoren ausschlaggebend. Es kommt darauf an, jedes Argument entsprechend den eigenen Anforderungen zu gewichten. Angesichts der fortschreitenden Entwicklung der Funktionalität von Microsoft Office 365 sollten Anwender immer wieder die Office 365 Wikis durchstöbern, um zu sehen, ob fehlende Features, die es weniger attraktiv erscheinen lassen, möglicherweise mit Updates in naher Zukunft ergänzt werden sollen.

Vor- und Nachteile von Microsoft Exchange 2013

Tabelle 1 zeigt die Vor- und Nachteile, die eine Microsoft Exchange 2013-Implementierung On Premise mit sich bringt, wenn Anwender sich für ein entsprechendes Upgrade entscheiden.

Tabelle 1. Die Vor- und Nachteile der On-Premise-Implementierung von Exchange 2013.

Was für und gegen den Kauf von Exchange 2013 spricht

Pro

Contra

Firmen behalten die volle Kontrolle über ihre Umgebung – inklusive Hardware, Software, Backups und Recovery. Sie steuern die Zuweisung von Mailbox- und Transport-Begrenzungen, wie etwa die Größe der Mailbox einzelner User und die Größe der Nachrichten und Anhänge, die gesendet und empfangen werden können. Darüber hinaus haben die Verantwortlichen die Kontrolle über alle Drittanwendungen, die Sie mit Ihrer E-Mail-Lösung integrieren wollen. Kann teurer werden als eine Cloud-basierte Lösung, da Unterhaltskosten für die komplette Hard- und Software anfallen. Zusätzlich müssen hochwertige Skills im Unternehmen vorgehalten werden, insbesondere für Anwender, die eine hochverfügbare Umgebung über mehrere Rechenzentren verteilt betreiben. Der Betrieb einer hochverfügbaren Infrastruktur erfordert profundes Wissen über Netzwerke, Windows Clustering, das Einspielen von Transaktionsprotokollen in Exchange Datenbanken, stabilen Client-Zugriff und Transport-Server.
Die E-Mail-Daten unterliegen komplett der Kontrolle des Unternehmens. Die Verantwortlichen wissen, wo sie liegen und wer darauf zugreift. Sie haben die volle Sicherheitskontrolle in ihrer Umgebung. Viele Exchange-Server im Haus zu betreiben, vergrößert den CO2-Fußabdruck einer Organisation. Jeder Server muss gekühlt und mit Strom versorgt werden. Das gilt auch für die Netzwerk-Komponenten.
Die Systemverantwortlichen sind frei in der Planung ihrer Wartungs-Fenster bei Upgrades. So bestimmen sie über die Verfügbarkeit der Systeme. Organisationen sind selbst verantwortlich für die Pflege des Systems und müssen den Umgang mit den kumulativen Updates selber planen.
Anwender verfügen über alle Leistungsmerkmale und Funktionen von Exchange 2013.  
Die Zugriffs-Geschwindigkeit spricht häufig für die In-house-Lösung, da die Infrastruktur nahe bei den Benutzern liegt.

Vor- und Nachteile von Microsoft Office 365

Tabelle 2 gibt einen Überblick über die Argumente für und gegen Cloud-basierte E-Mail-Umgebungen für die Nutzer von Microsoft Office 365.

Tabelle 2. Die Vor- und Nachteile einer Office-365-Umgebung.

Microsoft Office 365 – die Vor- und Nachteile

Pro

Contra

Die Ausgaben für Hard- und Software sinken. Administratoren haben nicht mehr die technische Kontrolle über ihre Daten und über den Umgang damit.
Laufende Kosten für Personal und Verwaltung lassen sich reduzieren. Wenn Firmen über strikte Datenschutzregeln verfügen, werden bestimmte Nachrichten nach speziellen Vorschriften transportiert und gespeichert. Bei der Migration auf Office 365 lässt sich die Einhaltung dieser Vorschriften möglichweise nicht garantieren, da die Daten in verschiedenen Rechenzentren weltweit liegen können.
Eine Verfügbarkeit von 99,9 Prozent ist garantiert und mit finanziellen Sanktionen abgesichert. Die Möglichkeiten zur Integration weiterer Business-Software mit der E-Mail-Umgebung sind unter Umständen begrenzt im Vergleich zu einer selbst gehosteten Lösung. So könnte es problematisch werden, eine CRM-Software mittels API oder einer physisch installierten Software-Komponente an das Mail-System anzubinden.
Zugang von fast überall. Keine Kontrolle über die Kostenentwicklung, wenn das Unternehmen wächst.
Wartung und Pflege sowie andere Leistungen Dritter werden Bestandteil der Gesamtkosten für das Abonnement der bereitgestellten Dienste. Mögliche Unklarheit über die Datenrückgabe bei Vertragsende.

Vor- und Nachteile des Hybrid-Einsatzes

Tabelle 3 liefert einen Überblick über die Argumente für und gegen den Betrieb einer Hybrid-Lösung, die aus einer Kombination von Exchange 2013 (oder einer anderen kompatiblen Exchange-Version) mit Office 365 besteht.

Tabelle 3: Vor- und Nachteile einer Kombination von Exchange 2013 und Office 2013.

Pro und Contra Hybrid-Einsatz

Pro

Contra

Vereint das Beste beider Welten und bietet dem Anwenderunternehmen zu einem gewissen Grad die Kontrolle über Sicherheit, Integration und Daten. Kann sehr kompliziert aufzusetzen und zu verwalten sein. Die möglichen Kosteneinsparungen bei Personal, Hard- und Software lassen sich nicht voll umsetzen. 
Erlaubt schrittweise Migration mit kontrollierter Geschwindigkeit für große Umgebungen. Dabei kann der Aufwand pro Monat oder pro Jahr proportional zur Zahl der genutzten Mailboxen gestaltet werden. Mehrkosten, da sowohl In-house- als auch externe Infrastruktur bezahlt werden.
Erlaubt die Evaluierung gehosteter Exchange-Services, ohne die komplette Benutzerbasis umzustellen. Eine „Mixed Economy“ mit inkonsistenten Leistungsmerkmalen für die Benutzer entsteht. Einige Benutzer haben Vorteile durch die volle Funktionalität der In-house-Umgebung, während andere mit den begrenzten Möglichkeiten der Cloud-Version leben müssen.

Fazit

Kein Zweifel, die Entscheidung zwischen den oben skizzierten Optionen ist ein schwieriges Unterfangen. Eines, das sich unmittelbar an den Geschäftsanforderungen einer Organisation ausrichten sollte. 

Und die vordergründig kostengünstigste Lösung ist nicht unbedingt die effektivste auf lange Sicht. 

Viele Anwender fragen: „Werden wir in fünf Jahren alle in der Cloud sein?“ – Wohl kaum, denn jedes Unternehmen hat seine eigenen Sicherheitsstandards und kulturellen Anforderungen. Das Cloud-Modell für E-Mail- und Collaboration-Anwendungen wird sie nicht alle erfüllen können.

Realistischer ist wohl die Annahme, dass IT-Shops in den nächsten fünf Jahren den Hybrid-Ansatz wählen werden, bei dem einige Dienste On Premise und andere in der Cloud bereitgestellt werden. 

Mit diesem kombinierten Ansatz ist es den Administratoren möglich, wichtige Sicherheits- und Management-Aspekte in einer In-house-Umgebung zu behalten und gleichzeitig andere Aufgaben an Dienstleister auszulagern, um mehr Zeit für strategische Aufgaben und Entscheidungen zu gewinnen.

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