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5 Phasen eines Kommunikationsplans für die ERP-Einführung

Die effektive Kommunikation während einer ERP-Implementierung ist aufgrund der Komplexität, die das Projekt mit sich bringt, unerlässlich. Welche Schritte hierfür notwendig sind.

Reda Chouffani
von
Zuletzt aktualisiert: 02 Juni 2026

Das Change-Management sollte für COOs oder jedes andere Mitglied der Führungsetage, das als Projektverantwortlicher für eine ERP-Implementierung fungiert, eine wichtige Rolle spielen. Eine effektive Kommunikation mit den Mitarbeitern über die Implementierung kann einen reibungslosen Übergang zur neuen Software gewährleisten.

Die Kommunikation über eine ERP-Implementierung kann den Stress für die Mitarbeiter verringern und bei den für die Umsetzung Verantwortlichen ein Verantwortungsbewusstsein schaffen, wenn in der Kommunikation konkrete Fristen genannt werden. Die Kommunikation sollte eine Möglichkeit für Mitarbeiter vorsehen, bei Fragen Kontakt aufzunehmen, und den Adressaten das richtige Maß an Details vermitteln.

Erfahren Sie mehr darüber, wie die Kommunikation bei der ERP-Implementierung den Prozess unterstützen kann und welche Schritte COOs vom Implementierungsteam und allen anderen am Change-Management Beteiligten bei der Erstellung eines Kommunikationsplans verlangen sollten.

Wie unterstützt ein Kommunikationsplan das ERP-Change-Management?

Die Erstellung eines Plans für die Kommunikation über die neue ERP-Software im Vorfeld kann Unternehmen in mehrfacher Hinsicht zugutekommen:

  • Er hilft dem Team, klare und regelmäßige Updates zum Projekt zu liefern, wodurch Verwirrung und Missverständnisse vermieden werden.
  • Schafft Verantwortlichkeit des Implementierungsteams für die Projekttermine.
  • Reduziert den Stress der Mitarbeiter im Zusammenhang mit dem Projekt.
  • Bezieht die Nutzer unabhängig von ihrer Rolle im Unternehmen in die neue Implementierung ein.
  • Gibt den Mitarbeitern die Möglichkeit, Feedback an das Implementierungsteam zu senden.

5 Schritte zur Erstellung eines Kommunikationsplans für die ERP-Implementierung

Eine ERP-Implementierung umfasst so viele bewegliche Teile, dass eine effektive Kommunikation über die Implementierung auf der To-do-Liste des Implementierungsteams ganz nach unten rutschen kann. Hier sind die Schritte, die die für die Kommunikation Verantwortlichen befolgen sollten, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter alles erfahren, was sie über die neue Software wissen müssen.

1. Legen Sie einen Kommunikationszeitplan fest

Der erste Schritt besteht darin, zu entscheiden, wann das Team den Mitarbeitern Updates sendet, und sicherzustellen, dass die Informationen regelmäßig versendet werden. Zu diesem Zeitpunkt sollte das Implementierungsteam auch festlegen, wer für den Versand der Informationen verantwortlich ist.

Das Implementierungsteam sollte sich bei der Festlegung des Zeitplans für die Kommunikation zur Implementierung an den Projektterminen orientieren. Beispielsweise können die Teammitglieder den Mitarbeitern eine Woche vor dem Go-Live-Termin ein Update senden, damit diese eine Erinnerung erhalten.

2. Überlegen Sie, welche Details weitergegeben werden sollen

Nachdem festgelegt wurde, wann die Informationen versendet werden sollen, sollten die Mitglieder des Implementierungsteams entscheiden, wie viele Informationen in der Kommunikation über die neue ERP-Software weitergegeben werden sollen.

Beispielsweise müssen einige Mitarbeiter möglicherweise nicht alle technischen Details zur Software-Implementierung kennen und könnten sich überfordert fühlen, wenn das Implementierungsteam eine detaillierte Aufschlüsselung des Prozesses versendet.

Häufig werden unterschiedliche Mitteilungen an verschiedene Mitarbeitergruppen innerhalb eines Unternehmens versendet, wobei die Mitteilungen auf bestimmte Rollen zugeschnitten sind.

Die Einführung neuer Software ist für jedes Unternehmen eine große Veränderung. Die Kommunikation sollte zudem einen positiven Ton haben und anerkennen, dass Mitarbeiter möglicherweise Bedenken hinsichtlich der neuen Technologie haben.

3. Die Abstimmung mit den Stakeholdern sicherstellen

Um Verwirrung zu vermeiden, sollte der COO sicherstellen, dass alle anderen Führungskräfte des Unternehmens sich über die Informationen für die Mitarbeiter und den Zeitpunkt der Übermittlung einig sind. Beispielsweise möchte der CEO eines Unternehmens möglicherweise mit der Ankündigung der neuen ERP-Software gegenüber den Mitarbeitern bis nach den Feiertagen im Dezember warten. Darüber hinaus kann eine mangelnde Abstimmung zwischen den Stakeholdern dazu führen, dass Führungskräfte unterschiedliche Informationen über die Implementierung an die Mitarbeiter weitergeben, was zu Verwirrung führt.

Die Teammitglieder sollten sicherstellen, dass sie den Inhalt und den Zeitpunkt der Kommunikation mit allen Stakeholdern besprochen haben.

4. Schaffen Sie Möglichkeiten für Feedback

Das Implementierungsteam sollte den Mitarbeitern die Möglichkeit geben, vor und nach dem Go-Live Feedback zur Software-Implementierung zu geben. Dies kann dazu beitragen, den Stress für die Mitarbeiter zu verringern und das Implementierungsteam zu unterstützen.

Bei der Planung der Kommunikation zur ERP-Implementierung sollte das Team überlegen, wie es das Feedback der Mitarbeiter zum Projekt einholen will und wer das Feedback an die entsprechenden Teammitglieder weiterleitet.

5. Seien Sie transparent bei Problemen

Wenn bei der ERP-Implementierung Probleme auftreten, sollte die Kommunikation über diese Probleme offen die Herausforderungen ansprechen und die Maßnahmen darlegen, die das Implementierungsteam ergreift, um sie zu beheben.

Dies kann das Vertrauen in das Implementierungsteam stärken.

Das Implementierungsteam sollte außerdem so schnell wie möglich über alle Probleme informieren, um die Frustration der Mitarbeiter zu verringern. Wenn sich beispielsweise der Go-Live-Termin der Software verschiebt, sollten die Mitarbeiter so schnell wie möglich über die Verzögerung informiert werden.

 

Dieser Artikel ist im Original in englischer Sprache auf Search ERP erschienen.

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