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So verhindern Sie Scope Creep bei Ihrer ERP-Implementierung
Scope Creep kann bei der Implementierung eines ERP-Systems zu erheblichen Problemen führen. Erfahren Sie, was darunter zu verstehen ist und wie Sie dies verhindern können.
Ein Projektleiter muss sich vor verschiedenen potenziellen Risiken bei ERP-Implementierungsprojekten schützen, darunter Kostenüberschreitungen, Verlust wichtiger Mitarbeiter im Implementierungsteam und Terminrisiken. Eine weitere wichtige potenzielle Gefahr ist Scope Creep, der auftritt, wenn Teammitglieder zu viele zusätzliche Funktionen hinzufügen, was sich negativ auf eine ERP-Implementierung auswirken kann.
Scope Creep kann zu erhöhten Kosten, Terminüberschreitungen und der potenziellen Lieferung eines Endprodukts führen, das nicht den genehmigten Anforderungen entspricht. Projektleiter müssen vorbeugende Maßnahmen ergreifen, darunter die Validierung von Anforderungen und die Verfolgung wichtiger Funktionen, um Scope Creep und einen möglichen Implementierungsfehler zu vermeiden.
Was ist Scope Creep?
Scope Creep tritt auf, wenn Mitglieder des Implementierungsteams nach der Genehmigung des Projektumfangs zusätzliche Funktionen und Merkmale zum Implementierungsprojekt hinzufügen.
Eine typische ERP-Implementierung umfasst eine genehmigte Anforderungsliste, in der die konfigurierten Funktionen aufgeführt sind. Scope Creep tritt in der Regel auf, weil ein Mitglied des Implementierungsteams eine Idee hat, wie das Endprodukt verbessert werden kann, oder weil es neue Funktionen implementieren möchte. Scope Creep führt oft zu höheren Kosten, erhöht das Projektrisiko und verlängert den Zeitplan.
Ein gewisses Maß an Scope Creep kann im Laufe der Implementierung und aufgrund neuer Erkenntnisse des Implementierungsteams notwendig sein, aber Projektleiter müssen den zusätzlichen Projektumfang kontrollieren, um sicherzustellen, dass die Implementierung voranschreitet.
So verhindern Sie Scope Creep
Die Projektleiter der Implementierung sollten verschiedene Maßnahmen ergreifen, um Scope Creep zu vermeiden. Dazu gehören die folgenden.
1. Validieren Sie die Anforderungen vor der Implementierung
Die Projektleiter sollten die wichtigsten Stakeholder bitten, die Anforderungen vor ihrer Genehmigung zu überprüfen, und sie sollten sicherstellen, dass die genehmigte Anforderungsliste alle Bedürfnisse abdeckt. Auch ein Implementierungspartner sollte die Anforderungen überprüfen, da er aufgrund seiner bisherigen Erfahrungen möglicherweise fehlende Punkte erkennen kann.
2. Definieren Sie einen Prozess für das Hinzufügen neuer Funktionen
Der Prozess zum Hinzufügen neuer Funktionen sollte ein Formular umfassen, mit dessen Hilfe alle relevanten Daten erfasst werden können. Vor einer formellen Überprüfung der neuen Funktion kann das Implementierungsteam in einem Zwischenschritt eine detaillierte Analyse und Schätzung des Aufwands für die Implementierung der neuen Funktion durchführen. Dieser Zwischenschritt sollte nur für Funktionen erfolgen, die das Team für die aktuelle Implementierung in Betracht zieht, da die detaillierte Analyse und die Erstellung der Schätzung Zeit und Aufwand erfordern.
Das Implementierungsteam sollte dann die Anfrage überprüfen, um die Kritikalität der Funktion, die zusätzlichen Kosten, die Auswirkungen auf den Zeitplan und das zusätzliche Projektrisiko zu bewerten. Die Teammitglieder sollten das Risiko einer Nichtimplementierung der Funktion sowie das Risiko einer Hinzufügung weiterer Funktionen während der ERP-Implementierung prüfen.
Die Teammitglieder können auch alle Faktoren berücksichtigen, die das Risiko verringern können, zum Beispiel die Verschiebung anderer, weniger wichtiger Funktionen.
3. Klare Zeitpläne erstellen
Ein Projektleiter sollte klare Zeitpläne für das Projekt erstellen, damit die Mitglieder des Implementierungsteams die Herausforderungen verstehen, die mit der Erweiterung des Projektumfangs verbunden sind. Ein Zeitplan zeigt den Teammitgliedern ihre anstehenden Aufgaben und verdeutlicht, dass das Hinzufügen neuer Funktionen sich negativ auf wichtige Meilensteine auswirken kann.
4. Offene Kommunikation etablieren
Projektleiter sollten sicherstellen, dass die Kommunikationswege des Implementierungsteams offen bleiben. Dadurch erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, dass Teammitglieder potenzielle neue Funktionen mit den richtigen Personen besprechen und die richtigen Teammitglieder diese bewerten.
Der Projektleiter sollte auch dafür sorgen, dass innerhalb des Projektteams regelmäßig eine offene Kommunikation über den Projektzeitplan und den Gesamtfortschritt des Projekts stattfindet. Dadurch wird vermieden, dass Teammitglieder ohne Genehmigung neue Funktionen implementieren.
5. Prioritäten häufig besprechen
Unternehmen initiieren in der Regel eine ERP-Implementierung, weil die Unternehmensleitung entschieden hat, dass das neue System eine strategische Priorität ist. Gründe für eine Implementierung können die Rationalisierung von Prozessen, die Senkung von Kosten und die Verbesserung der Berichtsfunktionen sein.
Die Mitglieder des Implementierungsteams sollten regelmäßig darüber diskutieren, warum das neue ERP-System für das Unternehmen wichtig ist, damit die Gründe für die Implementierung allen klar sind. Auf diese Weise kann das Team neue Anforderungen nach ihrer Entstehung priorisieren und sicherstellen, dass die Teammitglieder nur wichtige Änderungen in die Anforderungsliste aufnehmen.
6. Verfolgen Sie potenzielle neue Anforderungen
Große ERP-Implementierungen umfassen oft mehr als eine Phase, daher sollten Projektleiter neue, nicht genehmigte Anforderungen in eine zukünftige Phase aufnehmen, anstatt alle Vorschläge der Teammitglieder abzulehnen, sobald das Implementierungsprojekt begonnen hat. Auf diese Weise stellen die Projektleiter sicher, dass sie neue Anforderungen nicht aus den Augen verlieren und frühzeitig mit der Planung zukünftiger Phasen mit konkreten Anforderungen beginnen können.
Die Kontrolle von Feature Creep ist wichtig, aber Projektleiter sollten sich nicht so sehr darauf konzentrieren, dass sie dabei berechtigte Bedenken und Verbesserungen aus den Augen verlieren, die die langfristige Gesamtfunktionalität des ERP-Systems für das Unternehmen verbessern können.
7. Puffer in den Zeitplan einbauen
Trotz der Überprüfung und Genehmigung der Anforderungen muss das Projektteam möglicherweise während des Projekts noch Funktionen implementieren, sodass der Projektleiter Zeit im Zeitplan einplanen sollte, um unerwartete Anforderungen zu bewältigen. Die Projektleiter sollten diese Zeit sorgfältig verwalten, um sicherzustellen, dass das Team nicht bereits zu Beginn des Projekts die gesamte nicht zugewiesene Zeit aufbraucht.
Zusammenfassung
ERP-Implementierungsprojekte bergen Risiken wie Kostenüberschreitungen, Terminprobleme und insbesondere Scope Creep, also unkontrollierte Erweiterungen des Projektumfangs. Scope Creep führt oft zu höheren Kosten, Verzögerungen und einem Endprodukt, das nicht den genehmigten Anforderungen entspricht. Projektleiter können dem durch klare Anforderungsvalidierung, strukturierte Prozesse für neue Funktionen, offene Kommunikation und striktes Prioritätenmanagement vorbeugen.
