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Content Sharing und Collaboration für Unternehmen

Content Sharing und die Nutzung von Cloud-Speichern ist bei Unternehmen beliebt. Auf dem Markt gibt es eine Vielzahl an Lösungen dafür, doch sie unterscheiden sich im Detail.

Nicht erst die zunehmende Nutzung von Home-Offices hat dazu geführt, dass Unternehmen häufig zu Cloud-Diensten greifen, um Dateien zu speichern und für die Zusammenarbeit zu teilen.

Content Sharing und Collaboration gehören schon seit längerem zum Unternehmensalltag, für die Projektarbeit mit externen Partnern, für den Datenaustausch mit dem Außendienst und auch für gemeinsame Datenverzeichnisse mit anderen Standorten des Unternehmens, wenn es dafür keine andere, ebenso einfache und kostengünstige Lösung gibt.

Entsprechend viele Anbieter gibt es bereits für diesen spannenden Markt. Die meisten Lösungen im Bereich Content Share, Cloud-Speicher und Collaboration haben für den Privatnutzer spezielle, oft kostenlose Versionen, mit geringerer Kapazität und eingeschränkter Funktionalität. Die Nutzer kennen dann die Lösungen aus dem Privatgebrauch und möchten sie auch betrieblich nutzen.

Teils passiert genau das, private Cloud-Speicherdienste werden beruflich genutzt. Aus Gründen der IT-Sicherheit und Compliance möchten Unternehmen dies verhindern und setzen dann auf die kostenpflichtigen Versionen der Cloud-Dienste.

Die Nutzer aber kennen oftmals nur den geringeren Funktionsumfang der Privatversionen, so dass viele Leistungsmerkmale der Unternehmensdienste ungenutzt bleiben. Alleine schon deshalb lohnt es sich, sich einen Überblick über gängige Content-Share- und Speicherdienste zu verschaffen.

Zusätzlich unterscheiden sich die verschiedenen Cloud-Speicherdienste durchaus im Detail, ein weiterer Grund, bei einigen, weit verbreiteten Diensten genauer hinzuschauen. Wir geben einen Überblick.

Box Business

Zusätzlich zu den Funktionen für Einzelnutzer wie Box Drive (Streamen von Dateien auf dem Desktop), Box Notes (Gemeinsames Arbeiten an Dokumenten in Echtzeit) und Box Capture (Datenaustausch mit dem Smartphone) bietet Box Business viele Funktionen im Bereich der Sicherheit und der Automatisierung.

Mit Box Skills können zum Beispiel Inhalte mithilfe intelligenter Etikettierung, Klassifizierung und Transkription automatisch strukturiert werden. Mit dem Box Skills Kit erhält man Zugang zum offenen Skills Framework. Benutzer und Teams erhalten zudem die Möglichkeit, wiederkehrende Aufgaben individuell zu automatisieren. Das Design der entsprechenden Box Relay erfordert dafür keine Programmierung und ermöglicht es Benutzern, Workflows selbst zu erstellen.

Mit Box Shuttle lassen sich größere Datenmengen von anderen Inhalts-Repositories einschließlich Netzwerkdateifreigaben, Microsoft SharePoint, OneDrive, Sharefile, Documentum, OpenText, FileNet, Alfresco, Syncplicity oder Dropbox migrieren.

Box KeySafe erlaubt die Speicherung digitaler Schlüssel für eine anbieterunabhängige Verschlüsselung (Enterprise Key Management), die zum Beispiel von Datenschutzaufsichtsbehörden dringend empfohlen wird, wenn entsprechender Schutzbedarf besteht.

Abbildung 1: Mit Box Governance lassen sich beispielsweise Aufbewahrungsrichtlinien für Dokumente umsetzen.
Abbildung 1: Mit Box Governance lassen sich beispielsweise Aufbewahrungsrichtlinien für Dokumente umsetzen.
Mit Box Zones können Unternehmen den Verpflichtungen zum Datenverbleib in verschiedenen Regionen nachkommen, so der Anbieter. Man möchte so Hindernisse bei der Cloud-Einführung beseitigen, so dass jedes Unternehmen weltweit einheitlich zusammenarbeiten kann. Für Deutschland zum Beispiel gibt es eine Box Zone in Frankfurt.

Box Governance unterstützt ein Content Lifecycle Management und damit zum Beispiel die Umsetzung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen.

Box Shield hilft bei der Klassifizierung vertraulicher Inhalte, der Einrichtung entsprechender Zugriffsberechtigungen und der Einschränkung erlaubter Aktivitäten. Box Shield ist mit verschiedenen Sicherheits-Tools kompatibel, die bei Unternehmen bereits im Einsatz sind. Die kontextbezogenen Warnmeldungen können in SIEM- (Security Information and Event Management) und CASB-Lösungen (Cloud Access Security Broker) integriert werden.

Dropbox Business

Auch bei Dropbox kann man über das Internet mit verschiedenen Geräten via App oder Browser auf Dateien und Ordner zugreifen. Alle Änderungen werden über das jeweilige Konto hinweg synchronisiert. Die Anwender können auch Microsoft-Office-Inhalte direkt in der Dropbox erstellen und bearbeiten, ohne zu einer Office-App wechseln zu müssen.

Dropbox unterstützt die Arbeit am Desktop mit einer speziellen Desktop-App. Die Dateisuche wird mit personalisierten Empfehlungen vereinfacht, also die für den Nutzer wahrscheinlich besonders relevanten Dateien als sogenannte Highlights angezeigt. Die Datei-Empfehlungen basieren auf den bisherigen Dropbox-Aktivitäten des Nutzers.

Weitere Tools zur Zusammenarbeit wie Video-Meetings über Zoom und Team-Chats über Slack lassen sich mit Dropbox verknüpfen. Insgesamt gibt es über 300.000 Verknüpfungen zu anderen Apps von Drittanbietern.

Es gibt zudem eine Kalenderintegration, die Inhalte für das nächste Meeting, Vorlagen für Notizen und relevante Dateien im Zusammenhang mit dem Termin vorschlägt. Mit Dropbox Showcase lassen sich Inhalte professionell präsentieren, so der Anbieter.

Unter den Ordnern lassen sich Favoriten als die Ordner, die am häufigsten genutzt werden, bestimmen, es gibt eine Aufgabenübersicht und -verwaltung. Mit Paper, einem interaktiven Dokument für das Team, können Inhalte erstellt und Projekte anhand von Zeitachsen, zu erledigenden Aufgaben und Tabellen organisiert werden. Für Aufgaben im Nutzermanagement und das Nachverfolgen von Aktivitäten gibt es eine Adminfunktion bei Dropbox.

Weitere Funktionen von Dropbox Business umfassen Recovery-Funktionen für Dateien und Versionen, Berechtigungen für Dateien, Ordner und Verlinkungen mittels Passwortschutz, Download-Schutz und Zeitbegrenzung. Dateien von verlorenen oder gestohlenen Geräten lassen sich über Fernlöschung (Remote Wipe) entfernen, es gibt Funktionen zur Kontoübertragung, für SSO (Single Sign-On) und für einen stärkeren Zugangsschutz.

Google Drive

Unternehmen können Google Drive als Teil der Versionen G Suite Business und G Suite Enterprise nutzen und erhalten dabei unbegrenzten Speicherplatz. Google Drive verfügt über eine zentrale Administration für die Verwaltung von Nutzern und Dateifreigaben, eine Funktion zum Schutz vor Datenverlust und die Funktion Vault für Datenaufbewahrung und E-Discovery.

Google Drive verwendet die KI (künstliche Intelligenz) von Google, um die für den Nutzer relevanten Dateien schneller zu finden. Zudem werden Teamdateien in gemeinsam genutzten Speicherplätzen organisiert. Dateien, die der geteilten Ablage hinzugefügt werden, gehören dem ganzen Team, so dass alle Mitglieder immer auf dem neuesten Stand bleiben.

Mit Drive File Stream können Nutzer direkt über ihren Computer auf Dateien zugreifen, ohne Speicherplatz zu verbrauchen. So sparen sie sich das Synchronisieren von Dateien.

Für Google Drive gibt es Hunderte integrierter Apps wie DocuSign für elektronische Unterschriften oder CloudLock für zusätzliche Sicherheitsebenen. Dank Plug-ins für Microsoft Office und Outlook und weiterer Funktionen kann ein Nutzer von Google Drive über 40 verschiedene Dateitypen einschließlich PDF und MPEG4 öffnen sowie Microsoft Word-Dateien direkt in Drive bearbeiten.

Zur Sicherheit tragen Dateifreigaben bei, indem man andere Nutzer zum Herunterladen, Ansehen, Kommentieren oder Bearbeiten berechtigen kann. Außerdem gibt es die Möglichkeit, Ablaufdaten für freigegebene Dateien festzulegen.

Microsoft OneDrive

Microsoft OneDrive ist ein persönlicher Online-Speicher, den man erhält, wenn man ein Microsoft Konto einrichtet. Man verwendet OneDrive, um Dokumente, Fotos und andere Dateien in der Cloud zu speichern, sie mit Freunden zu teilen und gemeinsam an Inhalten zu arbeiten.

Abbildung 2: In Verbindung mit bestimmten Microsoft-365-Plänen beziehungsweise Abos lassen sich DLP-Richtlinien (Data Loss Prevention) auch auf OneDrive anwenden.
Abbildung 2: In Verbindung mit bestimmten Microsoft-365-Plänen beziehungsweise Abos lassen sich DLP-Richtlinien (Data Loss Prevention) auch auf OneDrive anwenden.

OneDrive for Business ist ein Online-Speicher für die Arbeit. OneDrive for Business wird von dem jeweiligen Unternehmen verwaltet und ermöglicht es, Arbeitsunterlagen freizugeben und gemeinsam mit Kollegen daran zu arbeiten. Administratoren im Unternehmen steuern, was man in seiner OneDrive-Bibliothek tun kann. Für zusätzlichen Schutz sorgen Sicherheitsrichtlinien, die der Administrator verwaltet.

Empfängern kann man Kontrolle über den Zugriff auf Dateien und Ordner geben, Freigabelinks lassen sich durch individuelle Kennwörter schützen, Downloads gemeinsamer Dateien und Ordner blockieren und ein Ablaufdatum für den Zugriff auf gemeinsame Dateien und Ordner festlegen.

Zu den erweiterten Sicherheitsfunktionen gehören die Verschlüsselung von Daten bei der Speicherung und Übertragung, die PC-Ordnersicherung, DLP-Funktionen (Data Loss Prevention) zur Erkennung, Überwachung und zum Schutz vertraulicher Informationen sowie Audits und Berichte zu Dateien und Funktionen zur Datenaufbewahrung.

OneDrive arbeitet nahtlos mit Office zusammen und wird mit Windows installiert. Dateien lassen sich automatisch mit dem Desktop synchronisieren, um offline weiterarbeiten zu können. Arbeiten kann man auf einem Windows-PC, Mac oder Mobilgerät (OneDrive-App).  

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