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In drei Schritten zu besserem Stakeholder-Management
Eine fehlende gemeinsame Ausrichtung mit internen Stakeholdern bremst Produktteams regelmäßig aus. In drei Schritten lassen sich die Systemfehler erkennen und beheben.
Produktteams müssen häufig sehr unterschiedliche, aber nicht unberechtigte Prioritäten verschiedener Stakeholder unter einen Hut bringen. So wünschen sich Kunden erweiterte Funktionen innerhalb eines bestimmten Feature-Sets, während das Sales-Team mehr Enterprise-Features fordert. Gleichzeitig möchte das Team die KI-Roadmap schneller vorantreiben.
Diese Spannungsfelder dürften vielen Product Leadern vertraut sein. Sie tragen die strategische Verantwortung, Teams auf eine gemeinsame Richtung auszurichten. Diese Verantwortung setzt sich auf Ebene der Product Manager fort, die im Tagesgeschäft zwischen Kontextwechseln, widersprüchlichen Aufgaben und sich ständig verändernden Prioritäten navigieren müssen.
Beide Rollen stoßen dabei auf ein strukturelles Problem: Unternehmen fokussieren sich stark auf Output, investieren jedoch zu wenig in Systeme, die nachhaltiges Alignment ermöglichen. Fehlt diese Abstimmung, gehen Teams im Stakeholder-Rauschen unter, statt echte Ergebnisse zu liefern. Die Stakeholder Survey von airfocus belegt, was viele Teams schon lange empfinden: Product Leader verbringen jede Woche einen ganzen Arbeitstag damit, verschiedene Stakeholder und Erwartungen zu managen, statt Produktprobleme zu lösen.
Um technologische Innovationen voranzubringen und sich auf ein gemeinsames Ziel auszurichten, braucht es starke Beziehungen innerhalb des Teams und zu den Stakeholdern, gestützt durch eine stabile Roadmap. KI unterstützt heute dabei, fehlendes Alignment frühzeitig sichtbar zu machen und einen gemeinsamen Kontext zu bewahren. Dennoch fühlen sich viele Product Leader unvorbereitet, wenn es darum geht, diese Beziehungen zu managen. Erwartungen sind oft unklar, und es fehlt ein gemeinsames Verständnis darüber, wie Erfolg eigentlich definiert ist.
Mangelndes Alignment ist der stille Killer des Produkterfolgs. Rund 42 Prozent der Befragten sehen die fehlende gemeinsame Ausrichtung als größte Herausforderung, noch vor technischen Schulden und Release-Geschwindigkeit. Die international durchgeführte Befragung unter 100 Product Leadern macht deutlich: Fehlendes Alignment ist keine Ausnahme, sondern ein systemisches Problem. Doch wie können Product Leader die Ursachen dafür erkennen und beheben? Drei Schritte zeigen, wie das gelingen kann.
1. Erkennen: Wie Stakeholder Produktteams und Innovationen ausbremsen
40 Prozent der Product Leader verbringen laut der Studie vier bis zehn Stunden pro Woche mit dem Stakeholder-Management. Rund die Hälfte (48 Prozent) gibt an, dass dieser Zeitaufwand im letzten Jahr zugenommen hat. Das deutet auf einen steigenden Druck hin und zeigt, dass viele Product Leader in dieser Aufgabe Unterstützung brauchen, weil sie häufig ohne formale Ausbildung ins Stakeholder-Management einsteigen.
Die meisten Product Leader sind Autodidakten in dem wohl wichtigsten Aspekt ihrer Arbeit: der Zusammenarbeit mit anderen. Der Großteil (62 Prozent) hat sich Stakeholder-Management durch Learning by doing angeeignet, nicht durch gezielte Schulungen und nur die Hälfte (52 Prozent) fühlt sich einigermaßen sicher im Umgang mit verschiedenen Stakeholdern. Das Problem: Unternehmen statten ihre Product Leader oft nicht mit den richtigen Werkzeugen und Weiterbildungen aus. Von den Product Leadern wird einfach erwartet, dass sie durch schwieriges Terrain navigieren, konkurrierende Narrative in Einklang bringen und zwischen Funktionen vermitteln – und das alles, während sie schnell Ergebnisse liefern.
Es ist wichtig, dass sich Stakeholder gegenseitig herausfordern, ohne dabei die Roadmap aus den Augen zu verlieren. Allerdings geben vier von zehn Befragten (39 Prozent) an, dass Meinungsverschiedenheiten zwischen Stakeholdern monatlich den Produktfortschritt behindern. Solche regelmäßigen Konflikte deuten auf strukturelle Probleme hin, die Product Leader und ihre Teams gemeinsam sichtbar machen und lösen sollten. Dazu ist es sinnvoll, einen klaren Plan für besseres Stakeholder-Management zu entwickeln, um Produkte und Teams auf Kurs zu halten.
2. Handeln: Mit Struktur, Strategie und Soft Skills
Erfolgreiche Produktentwicklung beruht ebenso sehr auf Vertrauen und Abstimmung wie auf technischer Umsetzung. Jede der Interessensgruppen vom Head of Marketing über den Senior Engineer bis zum CEO bringt eigene Ziele, Erwartungen und Prioritäten mit. Die Herausforderung besteht darin, diese verschiedenen Perspektiven zusammenzubringen und sie auf ein gemeinsames Ziel ausrichten.
Es ist wichtig, zunächst das menschliche Netzwerk rund um das Produkt zu verstehen. Eine Stakeholder-Map verdeutlicht, wer alles beteiligt ist, welche Rolle die einzelnen Personen spielen und wie ihr Engagement Wachstum, Kundenbindung und Markterfolg beeinflusst. Die Karte bildet den Ausgangspunkt für gezielten Beziehungsaufbau: Wen müssen Product Leader wann abholen? Welchen Einfluss haben die Personen auf die Produktentwicklung? Was motiviert sie? Bei der Zusammenarbeit mit internen Stakeholdern braucht es Soft Skills wie Empathie, aktives Zuhören und Vertrauen, das sich im Laufe der Zeit aufbaut.
KI schafft hier zusätzliche Transparenz zwischen den verschiedenen Stakeholdern und macht Konflikte sichtbar, bevor sie eskalieren. Sie bündelt Perspektiven aus Marketing, Engineering, Vertrieb und Management, macht Zielkonflikte sichtbar und zeigt frühzeitig Spannungsfelder auf. Darüber hinaus kann KI Kommunikationsstrategien vorschlagen, die auf unterschiedliche Zielgruppen zugeschnitten sind – und Product Leadern so mehr Raum für strategische Entscheidungen und Beziehungspflege verschaffen.
Diese Investition stärkt die Kommunikation, vertieft das Alignment und stellt sicher, dass der Produkterfolg aus gut abgestimmter Zusammenarbeit im gesamten Netzwerk entsteht.
3. Verändern: Kontext schaffen statt nur Roadmaps verwalten
Verschiedene Ziele und Interessen aufeinander abzustimmen braucht mehr als ein großes Meeting, in dem ausschließlich Kennzahlen diskutiert werden. Daten sind notwendig, aber ihre eigentliche Wirkung entfalten sie erst, wenn Product Manager sie in verständliche Geschichten übersetzen, die für die jeweilige Zielgruppe verdeutlichen, worauf es ankommt.
Damit das gelingt, sollten Product Leader ihre Product Manager dazu befähigen, nicht nur Roadmaps zu verwalten, sondern den entsprechenden Kontext zu schaffen. Dazu gehört, das Warum hinter Entscheidungen klar zu kommunizieren und sowohl die Sprache von Führungskräften als auch die der Entwicklerteams und Kunden gleichermaßen zu sprechen. Wenn Teams das Warum verstehen, wird Feedback konstruktiver und ein gemeinsames Verständnis lässt sich leichter erreichen.
„Die Prinzipien eines effektiven Stakeholder-Managements reichen weit über Produktteams hinaus. Ganz gleich, ob jemand Marketing, Engineering, Operations oder Strategie verantwortet – die Fähigkeit, unterschiedliche Perspektiven auf ein gemeinsames Ziel auszurichten, verwandelt Zusammenarbeit letztlich in einen echten Wettbewerbsvorteil.“
Malte Scholz, airfocus by Lucid Software
Auch hier kann KI den Prozess unterstützen: Produktpläne lassen sich mit strategischen Zielen abgleichen, Lücken und fehlendes Alignment frühzeitig erkennen und die Auswirkungen von Entscheidungen auf Stakeholder, Zeitpläne und Ressourcen simulieren. Das ermöglicht proaktive Gespräche sowie schnellere und fundiertere Entscheidungen.
Stakeholder-Playbook umsetzen und das Tempo im Produktteam erhöhen
Die Prinzipien eines effektiven Stakeholder-Managements reichen weit über Produktteams hinaus. Ganz gleich, ob jemand Marketing, Engineering, Operations oder Strategie verantwortet – die Fähigkeit, unterschiedliche Perspektiven auf ein gemeinsames Ziel auszurichten, verwandelt Zusammenarbeit letztlich in einen echten Wettbewerbsvorteil. KI kann Priorisierung und Alignment unterstützen, indem sie Konflikte früh sichtbar macht, Zielkonflikte aufzeigt und konkrete Handlungsempfehlungen liefert. In Kombination mit starkem Stakeholder-Management können Produktteams dadurch schneller handeln und effizient messbare Ergebnisse liefern.
Über den Autor:
Malte Scholz ist Co-Founder und Head of Product von airfocus by Lucid, der weltweit flexibelsten Plattform für Produktmanagement. Seine Reise begann als Produktmanager auf der Suche nach einem besseren Tool. Heute unterstützt airfocus mehr als 800 Unternehmen weltweit dabei, die richtigen Produkte zu entwickeln und einen höheren Mehrwert zu erzielen.
Die Autoren sind für den Inhalt und die Richtigkeit ihrer Beiträge selbst verantwortlich. Die dargelegten Meinungen geben die Ansichten der Autoren wieder.
