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Haben deutsche IT-Abteilungen ein Effizienzproblem?

In Krisenzeichen benötigen Unternehmen effiziente IT-Abläufe. Eine Umfrage zeigt, dass in Deutschland viele Teams während der Coronapandemie nachgebessert haben – aber reicht das?

Die Corona-Pandemie hat in nur wenigen Monaten Unternehmen aller Branchen und Länder zur Veränderung gezwungen. Laut einer McKinsey-Studie haben Organisationen weltweit bei der Digitalisierung ihres Kunden- und Lieferkettenmanagements sowie der internen Abläufe einen Entwicklungssprung von drei bis vier Jahre gemacht. Selbiges gilt für den Anteil digitaler oder durch Digitalisierung ermöglichter Produkte: Hier stellt McKinsey eine Beschleunigung um sieben Jahre fest.

Auf der einen Seite ist dies eine erfreuliche Botschaft, heißt es doch aus vielen Ecken, dass die digitale Transformation nicht schnell genug voran ginge. Auf der anderen Seite war das nur möglich, weil IT-Abteilungen, IT-Administratoren und andere IT-Fachkräfte im Unternehmen, von heute auf morgen die ganze Infrastruktur samt Hard- und Software umgestellt haben – zum Beispiel um Home-Office zu ermöglichen – und nun ganze Unternehmen remote betreuen und managen, um den reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts zu gewährleisten. Angesichts knapper Budgets, wachsender Bedrohungen durch Cyberkriminalität und einer Vielzahl neuer Remote-Geräte ist ihre Rolle nicht nur immer wichtiger, sondern auch immer komplexer geworden.

Die IT steht zudem weiterhin unter dem Druck, die Komplexität zu reduzieren und die Effizienz von Unternehmenssystemen und -anwendungen zu erhöhen. NinjaRMM wollte wissen, wie es konkret in den IT-Abteilungen aussieht, mit welchen Herausforderungen Verantwortliche konfrontiert sind und wie sie Effizienz, Skalierbarkeit und Flexibilität sicherstellen, um ihre Services zu verbessern. Dazu befragte das Unternehmen 900 Führungskräfte in Deutschland, Großbritannien und den USA und konzentrierte sich vor allem auf die Themen Patch-Management, Softwarebereitstellung und das Einrichten neuer Geräte in Unternehmen.

Die IT-Abteilung muss immer mehr Geräte verwalten

Angesichts des immer schnelleren Anstiegs der Remote-Arbeit war zu erwarten, dass 87 Prozent der befragten Unternehmen im letzten Jahr mehr neue Geräte angeschafft haben, als üblich. Auch wenn dadurch der Zeit- und Ressourcenaufwand erheblich zunahm, setzen viele Teams weiterhin auf manuelle Methoden für das Management und die Wartung dieser Devices.

Beim Verteilen und Verwalten von Patches verlassen sich 65 Prozent der Befragten auf eine einfache Vorgehensweise: Jeder Vierte setzt auf einen internen manuellen Prozess, 22 Prozent lassen das Betriebssystem Updates ohne Eingriffe der IT verwalten und 17 Prozent der befragten Unternehmen wälzen die Verantwortung auf den Endbenutzer ab. Ein kleiner Teil der Führungskräfte war der Meinung, dass Patches in ihrer Organisation gar nicht verwaltet oder verteilt werden.

Viele Unternehmen sind verwundbar für Cyberattacken

Manuelle Patch-Prozesse erhöhen die Verwundbarkeit der Mitarbeiter und des Netzwerks für Cyberangriffe. Allein in Deutschland hat das Bundeskriminalamt für das Jahr 2020 einen Anstieg an Cyberangriffen festgestellt und vermerkt, dass die Ausnahmesituation der COVID-19-Pandemie die Attacken begünstigten, wie die Sonderauswertung Cyber­crime in Zeiten der Corona-Pandemie des Bundeskriminalamts festhält. Im schlimmsten Fall verursachen solche Angriffe nicht nur hohe Kosten sondern können ganze Firmen ihre Existenz kosten. Neben den Sicherheitslücken, sind auch Ineffizienz und ein erhöhter Arbeitsaufwand kostspielige Nebenwirkungen von mangelhaftem Patching. Immerhin knapp ein Fünftel der Befragten nutzt einen Managed Service Provider (MSP) für die Patch-Verwaltung und bei 16 Prozent der Befragten kommt eine Drittanbietersoftware zum Einsatz.

Zeitfresser IT-Management

Die Umfrage bestätigte, dass das Verteilen von Software eine zeitintensive Aufgabe darstellt. Mehr als jeder Vierte verwendet im Monat fünf bis zehn Stunden auf Patching-Aufgaben und 13 Prozent der Befragten gaben sogar mehr als zehn Stunden an. Bei Hunderten oder gar Tausenden von Geräten, die beispielsweise ein Mittelständler zu verwalten hat, ist klar, wie diese enormen Zeiten entstehen.

Andre Schindler, Ninja RMM

„Sowohl beim Fachkräftemangel als auch in Situationen, in denen IT-Abteilungen plötzlich mit einem unerwarteten Mehraufwand fertig werden müssen, kann die Zusammenarbeit mit MSPs eine wichtige Stütze sein.“

André Schindler, Ninja RMM

Das sind alles Stunden, welche die IT-Abteilung nicht mit dem eigentlichen Kerngeschäft des Unternehmens verbringen kann und in denen sie sich stattdessen mit automatisier- oder outsourcebaren Aufgaben abkämpft.

Wachsender Bedarf nach IT-Support

Die meisten Organisationen nutzen nur in begrenztem Umfang einen ausgelagerten IT-Support. In solchen Fällen sind die Managed Services weniger effizient als in vollständig gemanagten Szenarien. Beispielsweise gaben 90 Prozent der Befragten an, auf die eine oder andere Weise einen externen IT-Servicedienstleister in Anspruch zu nehmen. Dabei setzt nur ein kleiner Teil Co-Managed- oder Full-Managed-Services-Vereinbarungen ein. Die drei wichtigsten Aufgabenbereiche, die Unternehmen ihren eigenen Angaben nach outsourcen, sind mit 55 Prozent das Cloud-Management, das Infrastrukturmanagement mit 50 Prozent sowie der Desktop-Support ebenfalls mit 50 Prozent. Gleichzeitig gab nur ein kleiner Teil an, Dienstleistungen im Bereich des Patch-Managements (24 Prozent), der Endpunktsicherheit (28 Prozent) und beim Server-Support (41 Prozent) in Anspruch zu nehmen.

Diese IT-Aufgaben gehören zu den Kernkompetenzen der MSPs. Sie verfügen über die richtigen Tools, erprobten Prozesse und die nötige Expertise, um die Effizienz und Sicherheit von Unternehmen zu gewährleisten. Für Führungskräfte und IT-Experten kann eine Zusammenarbeit mit einem MSP also von großem Vorteil sein und sowohl Geld als auch Zeit und Nerven ersparen.

Herausforderungen der heutigen Zeit meistern

Ein besonders auffälliges Umfrageergebnis ist, dass im internationalen Vergleich die Coronapandemie auf Platz 1 der größten Herausforderungen des letzten Jahres für das IT-Management landete. Dahinter folgten das richtige Einschätzen des IT-Bedarfs und der Aufbau eines Teams bestehend aus qualifiziertem technischem Personal. Die deutschen Unternehmen hingegen nehmen den Fachkräftemangel weiterhin als größte Herausforderung für das IT-Management wahr. Hierzulande wurde ebenfalls die Einschätzung des internen IT-Bedarfs als Herausforderung genannt, aber auch die fehlenden oder ineffizienten Tools stellen eine Hürde für deutsche Organisationen dar. Die Pandemie wurde von den Umfrageteilnehmern hierzulande nur auf Platz vier gesetzt.

Sowohl beim Fachkräftemangel als auch in Situationen, in denen IT-Abteilungen plötzlich mit einem unerwarteten Mehraufwand fertig werden müssen, kann die Zusammenarbeit mit MSPs eine wichtige Stütze sein.

Fazit: Effizienter mit Managed Services

IT-Teams bewiesen in der Coronapandemie eine schnelle Reaktionszeit, mit der sie komplexe und unerwartete Anforderungen meisterten. Bei wiederkehrenden Aufgaben wie beim Patch-Management, bei Software-Deployments oder beim Einrichten neuer Geräte können interne Prozesse durch externen Support unterstützt werden. Die Möglichkeiten, routinemäßige IT-Aufgaben zu automatisieren oder an einen MSP-Partner auszulagern, sind bei weitem noch nicht ausgeschöpft.

Gerade in Deutschland, wo die Studie erneut den IT-Fachkräftemangel verdeutlicht, können Managed Services eine praktikable Lösung sein, um die Effizienz zu steigern und Sicherheitsrisiken zu reduzieren.

Über den Autor:
André Schindler gründete als General Manager EMEA bei NinjaRMM die EMEA-Niederlassung in Berlin und baute sowohl den Vertrieb als auch den Service in Europa auf. Als Vice President Strategic Partnerships verantwortet er die strategischen Geschäfts- und Technologiepartnerschaften einschließlich der Planung und Ausführung von Go-to-Market-Strategien.

Vor seinem Einstieg bei NinjaRMM wirkte André Schindler neuneinhalb Jahre in unterschiedlichen leitenden Funktionen für TeamViewer in den Bereichen Vertrieb, Konzernentwicklung, Value Creation und Strategische Partnerschaften. An der Universität Bayreuth studierte er Bioingenieurwissenschaften mit Schwerpunkt Medizintechnik und Medikamentendesign.

Die Autoren sind für den Inhalt und die Richtigkeit ihrer Beiträge selbst verantwortlich. Die dargelegten Meinungen geben die Ansichten der Autoren wieder.

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