Definition

Managed Print Services (MPS)

Mitarbeiter: Ivy Wigmore

Managed Print Services werden häufig mit der Fuhrparkverwaltung von Firmenwagen verglichen und in der Tat gibt es einige Parallelen. Prinzipiell kümmert sich beim MPS-Modell ein Dienstleister um die mit der Ausgabe und Verarbeitung von Geschäftsdokumenten verbundenen Gerätschaften. Die Angebote sind sehr vielfältig und können sich granular beinahe beliebig unterscheiden, auch in der Abrechnung der Kosten.

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Häufig beginnt der Prozess bei Managed Print Services mit der Bedarfsanalyse des Anwenderunternehmens. Danach wird meist die vorhandene Hardware ganz oder teilweise ausgetauscht. Dabei kann es sich um Drucker, Multifunktionsgeräte (MFP), Scanner, Fotokopierer und auch Faxgeräte handeln. Von diesem Zeitpunkt an beaufsichtigt und wartet der Dienstleister die Hardware und stellt Ersatzteile wie Verbrauchsmaterial zu Verfügung. Inwieweit der Dienstleister sich auch um Admin-Tätigkeiten wie Verwaltung, Monitoring von Benutzerproblemen und Nutzungsanalyse kümmert, hängt vom jeweiligen Modell und Vertrag ab.

Wie bei anderen Outsourcing-Angeboten auch, ist es eines der Ziele bei der Nutzung von Managed Print Services das Thema Drucken und Dokumentverarbeitung auszulagern und so die eigene IT-Abteilung zu entlasten.

Die Abrechnungsmodelle bei Managed Print Services sind vielfältig und je nach Vertrag höchst unterschiedlich gestaltet. Bei einigen MPS-Verträgen erfolgt eine nutzungsbasierte Abrechnung, beispielweise nach gedruckten oder verarbeiteten Seiten. Meist wird dabei anhand der zuvor erfolgten Bedarfsanalyse ein Korridor an zu druckenden Seiten bestimmt. Bewegt sich ein Unternehmen außerhalb dieses Bereichs fällt für jede Seite, die mehr oder weniger gedruckt wird, meist ein höherer Preis an. Darüber hinaus existierten Wartungs- und Verwaltungsverträge, die häufig auf monatlicher Basis abgerechnet werden, ebenso wie eine automatische Versorgung mit Verbrauchsmaterialien wie Toner oder Tinte. Und nicht zuletzt existieren viele Komplettangebote, die alle Leistungen zu einem Pauschalpreis umfassen.

Managed Print Services werden beispielsweise von den Herstellern der Drucker und Multifunktionsgeräte direkt angeboten. Aber auch viele Systemhäuser haben entsprechende Leistungen in ihrem Angebot.

Diese Definition wurde zuletzt im Oktober 2020 aktualisiert

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