Definition

Lückenanalyse (Gap-Analyse)

Eine Lückenanalyse (Gap-Analyse) ist eine Methode zur Bewertung der Leistung einer Geschäftseinheit, um festzustellen, ob die Geschäftsanforderungen oder -ziele erfüllt werden und, falls nicht, welche Schritte unternommen werden sollten, um sie zu erfüllen.

Eine Lückenanalyse kann auch als Bedarfsanalyse, Bedarfsbewertung oder Bedarfslückenanalyse bezeichnet werden.

Die Lücke in der Lückenanalyse bezieht sich auf die Lücke zwischen dem Ist-Zustand des Unternehmens und dem Soll-Zustand.

Anwendungen der Lückenanalyse

In der Informationstechnologie werden Lückenanalyseberichte häufig von Projektmanagern und Prozessverbesserungsteams als Ausgangspunkt für einen Aktionsplan zur betrieblichen Verbesserung verwendet. Die Lückenanalyse hilft auch beim Benchmarking der tatsächlichen Unternehmensleistung, so dass diese mit dem optimalen Leistungsniveau verglichen werden kann.

Leistungslücken können in verschiedenen Unternehmensbereichen gemessen werden, zum Beispiel Kundenzufriedenheit, Umsatzgenerierung, Produktivität und Lieferkettenkosten.

Vor allem kleine Unternehmen können von Lückenanalysen profitieren, wenn es darum geht, herauszufinden, wie Ressourcen zugewiesen werden sollen.

In der Softwareentwicklung können Lückenanalyse-Tools dokumentieren, welche Dienste oder Funktionen versehentlich weggelassen wurden, welche absichtlich eliminiert wurden und welche noch entwickelt werden müssen.

Innerhalb einer Compliance-Initiative kann eine Lückenanalyse einen Vergleich zwischen den Anforderungen bestimmter Vorschriften und den derzeitigen Maßnahmen zur Einhaltung dieser Vorschriften ziehen.

Im Bereich Personalwesen kann eine Lückenanalyse durchgeführt werden, um zu untersuchen, welche Fähigkeiten in der Belegschaft vorhanden sind und welche zusätzlichen Fähigkeiten benötigt werden, um die Wettbewerbsfähigkeit oder Effizienz der Organisation zu verbessern.

Eine Lückenanalyse machen

Der erste Schritt einer Lückenanalyse besteht darin, anhand des Unternehmensleitbilds, der strategischen Geschäftsziele und der Verbesserungsziele spezifische Zielvorgaben festzulegen.

Im nächsten Schritt werden die aktuellen Prozesse analysiert, indem relevante Daten über das Leistungsniveau und die derzeitige Ressourcenzuweisung für diese Prozesse gesammelt werden. Diese Daten können aus einer Vielzahl von Quellen stammen, je nachdem, was analysiert werden soll. Sie können zum Beispiel durch Einsichtnahme in die Dokumentation, Messung von Key Performance Indicators (KPIs) oder anderen Erfolgsmetriken, Befragung von Stakeholdern, Brainstorming und Beobachtung von Projektaktivitäten erhoben werden.

Nachdem ein Unternehmen seine Soll-Ziele mit dem Ist-Zustand verglichen hat, kann es einen umfassenden Plan aufstellen. Ein solcher Plan skizziert einen schrittweisen Prozess, um die Lücke zwischen dem aktuellen und dem zukünftigen Zustand zu schließen und die angestrebten Ziele zu erreichen. Dies wird oft als strategische Planung bezeichnet.

Was beinhaltet ein Template für eine Lückenanalyse?

Während Lückenanalysemethoden entweder konkret oder konzeptionell sein können, haben Lückenanalyse-Templates häufig die folgenden grundlegenden Komponenten gemeinsam.

Ist-Zustand

Eine Vorlage für eine Lückenanalyse beginnt mit einer Spalte, die mit Ist-Zustand beschriftet sein könnte. Hier werden die Prozesse, Arbeitsabläufe und Merkmale aufgeführt, die ein Unternehmen verbessern möchte, wobei sachliche und spezifische Begriffe verwendet werden.

Der Fokus kann breit gefächert sein und sich auf das gesamte Unternehmen beziehen, oder er kann eng gefasst sein und sich auf einen bestimmten Geschäftsprozess konzentrieren. Die Wahl hängt von den Zielvorgaben des Unternehmens ab.

Die Analyse dieser Schwerpunktbereiche kann entweder quantitativ sein, zum Beispiel die Anzahl der innerhalb eines bestimmten Zeitraums beantworteten Kundenanrufe, oder qualitativ, zum Beispiel die Untersuchung des Zustands der Diversität am Arbeitsplatz.

Soll-Zustand

Der Lückenanalysebericht sollte auch eine Spalte mit der Bezeichnung Soll-Zustand enthalten, in der der Zielzustand beschrieben wird, den das Unternehmen erreichen möchte.

Wie der Ist-Zustand kann auch dieser Abschnitt konkret und quantifizierbar formuliert werden, zum Beispiel mit dem Ziel, die Zahl der bearbeiteten Kundenanrufe innerhalb eines bestimmten Zeitraums um einen bestimmten Prozentsatz zu erhöhen. Er kann aber auch allgemein formuliert sein, wie zum Beispiel das Streben nach einer integrativeren Bürokultur.

Beschreibung der Lücke

In dieser Spalte sollte zunächst festgestellt werden, ob tatsächlich eine Lücke zwischen dem aktuellen und dem zukünftigen Zustand des Unternehmens besteht. Wenn dies der Fall ist, sollte in der Lückenbeschreibung dargelegt werden, was die Lücke ausmacht und welche Ursachen zu ihr beitragen.

In dieser Spalte werden diese Gründe in objektiver, klarer und spezifischer Form aufgeführt. Wie die Zustandsbeschreibungen können auch diese Komponenten quantifizierbar oder qualitativ sein. Sie könnten Faktoren wie das Fehlen von Diversitätsprogrammen oder die Differenz zwischen der Zahl der derzeit bearbeiteten Anrufe und der angestrebten Zahl der bearbeiteten Anrufe anführen.

Nächste Schritte und Lösungen

In der letzten Spalte eines Lückenanalyseberichts sollten alle möglichen Lösungen aufgelistet werden, die umgesetzt werden können, um die Lücke zwischen dem aktuellen und dem zukünftigen Zustand zu schließen.

Diese Ziele müssen spezifisch sein, sich direkt auf die in der Lückenbeschreibung aufgeführten Faktoren beziehen und aktiv und überzeugend formuliert sein. Sie sollten klare Ziele und einen Zeitrahmen für deren Erreichung enthalten.

Einige Beispiele hierfür sind die Einstellung einer bestimmten Anzahl zusätzlicher Mitarbeiter für die Bearbeitung von Kundenanrufen, die Einführung von Berichten über das Anrufvolumen und die Einführung spezifischer Programme und Ressourcen für die Vielfalt im Büro.

Tools und Methoden für die Lückenanalyse

Auf dem Markt gibt es eine Vielzahl von Instrumenten und Methoden zur Lückenanalyse, und welches Instrument ein Unternehmen verwendet, hängt von seinen Zielen ab. Im Folgenden werden einige gängige Lückenanalysemethoden vorgestellt:

McKinsey 7-S Framework

Dieses von der Beratungsfirma McKinsey & Co. eingeführte Lückenanalyse-Tool wird verwendet, um bestimmte Aspekte eines Unternehmens zu ermitteln, die den Erwartungen entsprechen. Ein Analyst, der das 7-S-Modell anwendet, untersucht die Merkmale eines Unternehmens durch die Linse von sieben personenzentrierten Gruppierungen:

  • Strategie (strategy)
  • Struktur (structure)
  • Systeme (systems)
  • Mitarbeiter (staff)
  • Stil (style)
  • Fähigkeiten (skills)
  • gemeinsame Werte (shared values)

Der Analyst gibt für jede Kategorie den gegenwärtigen und den zukünftigen Zustand an, was dann aufzeigt, wo Lücken bestehen. Das Unternehmen kann dann eine gezielte Lösung einführen, um diese Lücke zu schließen.

McKinsey 7-S Framework
Abbildung 1: Eine visuelle Darstellung des McKinsey 7-S Framework.

SWOT-Analyse

SWOT steht für Strengths (Stärken), Weaknesses (Schwächen), Opportunities (Chancen) und Threats (Bedrohungen) und ist eine Strategie zur Lückenanalyse, mit der die internen und externen Faktoren ermittelt werden, die die Effektivität und den Erfolg eines Produkts, eines Projekts oder einer Person bestimmen.

Sobald diese Faktoren ermittelt sind, kann das Unternehmen die beste Lösung finden, indem es seine Stärken ausspielt und die Ressourcen entsprechend einsetzt, während es gleichzeitig potenzielle Bedrohungen vermeidet.

Nadler-Tushman-Modell

Das Nadler-Tushman-Modell der organisatorischen Kongruenz, benannt nach den Professoren David A. Nadler und Michael L. Tushman von der Columbia University, untersucht, wie Geschäftsprozesse zusammenarbeiten und wie sich Lücken auf die betriebliche Effizienz des Unternehmens insgesamt auswirken.

Das Modell hilft bei der Ermittlung dieser operativen Lücken, indem es das operative System des Unternehmens als ein System analysiert, das Inputs in Outputs umwandelt. Es unterteilt die Geschäftsprozesse in drei Gruppen: Input, Transformation und Output. Input umfasst das betriebliche Umfeld, die verwendeten materiellen und immateriellen Ressourcen und die Unternehmenskultur.

Die Umwandlung umfasst die bestehenden Systeme, Mitarbeiter und Projektaktivitäten, die den Input in einen Output umwandeln. Der Output kann auf System-, Gruppen- oder individueller Ebene erfolgen.

Das Nadler-Tushman-Modell zeigt auf, wie unzureichende Inputs und Transformationsfunktionen, die nicht kohärent zusammenarbeiten, zu Lücken führen können. Es konzentriert sich auch darauf, wie Lücken bei den Ergebnissen auf Probleme bei den Eingaben und Umwandlungsfunktionen hinweisen können.

Dieses Modell hebt hervor, wie die verschiedenen Komponenten zusammenpassen oder kongruent sind. Je kongruenter diese Teile sind, desto besser ist die Leistung eines Unternehmens. Das Nadler-Tushman-Modell ist ein dynamisches Modell, das sich im Laufe der Zeit verändert.

Diese Definition wurde zuletzt im Dezember 2021 aktualisiert

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