Datenhaltung (Data Retention)

Unter der Bezeichnung Datenhaltung oder -aufbewahrung wird die fortlaufende revisionssichere Speicherung aller Unternehmensdaten zu Compliance- oder eigenen Geschäftszwecken verstanden.

Unternehmen bewahren Daten aus unterschiedlichsten Gründen auf. Einer davon ist, dass sie staatliche oder bundesweite Vorschriften einhalten müssen. Ein anderer, dass sie darauf angewiesen sind, geschäftsentscheidende Informationen im Falle von Datenverlusten an einem Standort - zum Beispiel in Folge eines Feuers oder einer Überschwemmung - schnell wiederherstellen zu können. Die an die Datenhaltung gestellten Minimalvorgaben variieren von Land zu Land, ebenso gelten für die Speicherung verschiedener Datentypen wie zum Beispiel Bestellungen oder Verträgen unterschiedliche Richtlinien. Aufbewahrungsfristen reichen in der Regel von drei Jahren bis hin zur permanenten Vorhaltung.

Um die ordnungsgemäße Speicherung aller notwendigen Daten sicherzustellen, können die IT-Administratoren eines Unternehmens gemeinsam mit der eigenen Rechtsabteilung und den Leitern der verschiedenen Fachbereiche für die Datenspeicherung geltende Richtlinien erarbeiten. In diesen wird genau festgehalten, welche Daten archiviert und wie lange sie jeweils aufbewahrt werden müssen. Ihre Einführung kann die mit der Speicherung verbundenen Kosten deutlich senken, da nicht länger erforderliche Dokumente gelöscht oder nicht mehr häufig abgerufene Dateien auf die passende Speicherstufe in einem Archiv verschoben werden können. Zu einer gut durchdachten Datenaufbewahrungsstrategie gehört zudem, dass die Ablage der Dokumente so organisiert ist, dass sich gezielte Suchen sobald nötig durchführen und die geforderten Informationen unkompliziert abrufen lassen.

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