Wie UC-Plattformkonsolidierung die Belegschaft entlastet
Bei UC-Tools gilt: Mehr ist nicht besser. IT-Verantwortliche sollten eine Plattformkonsolidierung in Betracht ziehen, um Mitarbeitererlebnis und KI-Produktivität zu optimieren.
Da künstliche Intelligenz im Arbeitsumfeld zunehmend an Bedeutung gewinnt, werden die Anforderungen an die Produktivität kontinuierlich steigen. Neue KI-Funktionen können den Mitarbeitern zwar dabei helfen, diese Erwartungen zu erfüllen, doch wird es mehr Tools zu verwalten geben, von denen einige ungewohnt sein werden.
Um eine Überforderung der Mitarbeiter und eine Beeinträchtigung ihres Erlebnisses zu vermeiden, benötigen IT-Verantwortliche einen strategischen Ansatz für die Bereitstellung von Unified Communications – insbesondere, da die Anbieter neue KI-Funktionen einführen. Betrachten wir nun drei Faktoren für das Management von UC (Unified Communications) unter Berücksichtigung sowohl der Produktivität als auch des Mitarbeitererlebnisses.
1. Notwendigkeit einer Konsolidierung der UC-Plattformen
Trotz des umfangreichen Funktionsumfangs von UC-Plattformen setzen viele Unternehmen neben eigenständigen Produktivitätsanwendungen mehrere dieser Plattformen ein. UC sorgt theoretisch für Effizienzsteigerungen, indem Collaboration und Kommunikations-Tools auf einer gemeinsamen Plattform zentralisiert werden. Doch angesichts der mittlerweile großen Funktionsvielfalt verbringen Mitarbeiter oft mehr Zeit mit der Verwaltung von Anwendungen als mit ihrer eigentlichen Arbeit.
In diesem Fall ist mehr nicht besser: Eine Konsolidierung ist erforderlich, um die Arbeit überschaubarer zu gestalten, die Kosten im Rahmen zu halten und das Mitarbeitererlebnis zu verbessern. Der Schlüssel liegt hier in einem menschenzentrierten Ansatz, bei dem es bei der Konsolidierung ebenso sehr darum geht, den Mitarbeitern das Gefühl zu geben, mehr Kontrolle über ihre Arbeitsumgebung zu haben, wie darum, durch die Optimierung des Technologieeinsatzes Effizienzgewinne für die IT zu erzielen.
Ein weiteres Merkmal dieses strategischen Ansatzes ist die gründliche Abwägung der Vorteile einer Plattformkonsolidierung. Durch die richtige Dimensionierung und Standardisierung der UC-Tools können Mitarbeiter effektiver zusammenarbeiten – sei es im Büro oder von zu Hause aus –, was hybride Arbeitsszenarien unterstützt.
Was die Verbesserung der Mitarbeitererfahrung angeht, sollte sich dies in einer höheren Arbeitszufriedenheit und somit in einer besseren Mitarbeiterbindung niederschlagen. Technologische Effizienz mag ein taktischer Vorteil der Plattformkonsolidierung sein, doch der strategische Vorteil ergibt sich aus den Auswirkungen auf die Mitarbeiter und der damit verbundenen Steigerung des Unternehmenserfolgs.
Im weiteren Sinne sollte dies auch die Arbeit der IT-Abteilung erleichtern, da es weniger UC-Berührungspunkte außerhalb ihres Zuständigkeitsbereichs geben wird. Eine bessere Transparenz des Netzwerkverkehrs am Arbeitsplatz verringert die Datensicherheits- und Compliance-Risiken für UC-Plattformen.
2. Stellen Sie die Mitarbeiter in den Mittelpunkt, wenn Sie KI in die UC integrieren
KI ist eine neue Ebene für alle Unternehmensbereiche, einschließlich der UC. Dort ist sie bereits zu einer treibenden Kraft geworden. Sowohl die IT-Abteilung, die KI einsetzt, als auch die Mitarbeiter als primäre Endnutzer passen sich spontan an.
KI spielt nicht nur eine immer größere Rolle bei der Art und Weise, wie wir kommunizieren, sondern auch bei den Arbeitsabläufen. Während KI die Mitarbeitererfahrung durch die Automatisierung von Aufgaben und Arbeitsabläufen verbessern kann, können KI-Analysen der IT dabei helfen, Plattformen zu konsolidieren, indem sie Nutzungsmuster identifizieren und optimieren, die am Arbeitsplatz die besten Ergebnisse ermöglichen.
Diese betrieblichen Effizienzsteigerungen werden sowohl von der IT-Abteilung als auch vom oberen Management begrüßt. Doch der transformative Effekt von KI wird mit einem mitarbeiterorientierten Ansatz noch größer sein. Die Strategie zur Konsolidierung von UC-Plattformen sollte zu einer besseren Mitarbeitererfahrung und zu technologischen Vorteilen führen.
Werden diese Vorteile jedoch als höhere Produktivitätsanforderungen dargestellt, weckt das die Befürchtung, dass KI Arbeitsplätze ersetzen könnte – insbesondere für diejenigen, die diese Anforderungen nicht erfüllen. Die Rolle der KI muss daher so positioniert werden, dass sie die Leistung der Mitarbeitenden steigert und gemeinsam mit ihnen neue Formen von Wert für das Unternehmen schafft. KI kann UC-Plattformen zudem in Koordinationszentren verwandeln, in denen Mitarbeiter diese Tools verwalten und so die Art und Weise, wie Arbeit erledigt wird, transformieren.
Agentische KI ist bereits Realität und wird bald zu einem unverzichtbaren Werkzeug für Mitarbeiter, um ihre täglichen Aufgaben zu automatisieren. Dadurch gewinnen sie Zeit für das, was Menschen am besten können: tiefes Nachdenken, kritisches Urteilsvermögen, differenzierte Beurteilung und Kreativität. Um die Mitarbeiter auf diesen Weg zu bringen, sind Weiterbildungen erforderlich. Der Gewinn liegt jedoch darin, die Mitarbeitererfahrung auf ein neues Niveau zu heben.
3. Messen Sie die Auswirkungen der Konsolidierung auf das Mitarbeitererlebnis
Die Validierung dieses strategischen Ansatzes darf sich nicht auf die abstrakte Vorstellung beschränken, dass eine Plattformkonsolidierung das Mitarbeitererlebnis verbessert. Zwar lässt sich schlussfolgern, dass eine übersichtlichere Auswahl an Tools die Produktivität der Mitarbeiter steigert, doch das Erlebnis ist höchst subjektiv und deckt sich möglicherweise nicht mit der Sichtweise des Managements auf diesen Begriff.
Angesichts der stetigen Weiterentwicklung von UC-Plattformen – insbesondere durch KI – werden fortlaufend Technologieinvestitionen erforderlich sein. Die ROI-Betrachtung muss daher über die einmaligen Einsparungen durch die Plattformkonsolidierung hinausgehen. Hier kommt der Zusammenhang zwischen Technologieinvestitionen und dem Mitarbeitererlebnis ins Spiel.
Zwar lässt sich schlussfolgern, dass eine übersichtlichere Auswahl an Tools die Produktivität der Mitarbeiter steigert, doch das Erlebnis ist höchst subjektiv und deckt sich möglicherweise nicht mit der Sichtweise des Managements auf diesen Begriff.
Mittlerweile ist SaaS der Standard für Unternehmenssoftware. IT-Verantwortliche müssen einen kontinuierlichen Nutzen nachweisen, um die fortlaufenden Technologieausgaben zu rechtfertigen. Auf strategischer Ebene ist es am besten, Erfolgskennzahlen zu definieren, die den Einsatz der Technologie konkret mit der Arbeitszufriedenheit verknüpfen.
Mit KI können diese Kennzahlen tatsächlich ermittelt werden, indem Muster und kausale Zusammenhänge bei der Nutzung dieser Tools durch die Mitarbeitenden analysiert werden. Dank des digitalen, cloudbasierten Charakters von UC-Anwendungen kann KI all diese Aktivitäten im Zeitverlauf erfassen.
So sind nicht nur Vergleiche zwischen der Zeit vor und nach der UC-Konsolidierung möglich, sondern diese können auch mit messbaren Produktivitätsergebnissen wie der Erledigung von Aufgaben, der Einhaltung von Fristen und dem Budgetmanagement verknüpft werden. Abgesehen davon, dass diese Kennzahlen zur Bewertung der individuellen Leistung genutzt werden können, können sie auch die Planung hybrider Arbeitsmodelle unterstützen. Dazu werden anonymisiert die Leistung im Büro und im Homeoffice bei Verwendung derselben Tools verglichen.
Schließlich kann KI all dies mit Kennzahlen zusammenfassen, die das Mitarbeitererlebnis charakterisieren. Diese Art von Kennzahlen ist noch nicht weit verbreitet, muss aber von Anbietern und Unternehmensführern entwickelt werden. Auf einer übergeordneten Ebene lässt sich die Mitarbeitererfahrung zwar anhand von Arbeitszufriedenheit und Mitarbeiterbindung messen, doch angesichts der ständigen Erreichbarkeit durch die heutige Technologie spielen Wohlfühlfaktoren eine immer größere Rolle.
Die Kombination aus Plattformkonsolidierung und KI, die mit der richtigen Strategie umgesetzt wird, sollte die Arbeitslasten besser beherrschbar machen. Das führt zu weniger Doppelarbeit, weniger Fehlern und weniger Terminüberschreitungen. Dies sind nur einige Beispiele für positive Ergebnisse, die sich die IT wünscht – und sie sind alle messbar.
Wenn Mitarbeiter auf sich allein gestellt sind und sich durch zu viele Plattformen und Anwendungen kämpfen müssen, leiden sie unter Arbeitsüberlastung, Bildschirmmüdigkeit, psychischem Stress, emotionaler Isolation und Fehlzeiten. Die Verbindung zwischen Plattformkonsolidierung und Mitarbeitererlebnis spiegelt einen ganzheitlicheren Ansatz für das Technologiemanagement wider und sollte ein zentraler Pfeiler bei der Gestaltung der IT-Strategie sein.
