ink drop - stock.adobe.com

Microsoft Teams: Die Drehscheibe für Zusammenarbeit anwerfen

Intelligente Kommunikation hilft Mitarbeitern, sich besser zu vernetzen und produktiver zu arbeiten. Wie das mit Microsoft Teams funktioniert, klärt dieser Artikel.

Die Coronavirus-/COVID-19-Pandemie und die sogenannte neue Normalität verleihen der Digitalisierung einen Schub – zum Beispiel beim digitalen Zusammenarbeiten, das Unternehmen mit Slack, Cisco Webex Teams, Google Docs oder Microsoft Teams schon länger umsetzen können.

Von der Ausnahmesituation profitiert vor allem der Collaboration-Hub von Microsoft 365 (ehemals Office 365). Evaluierungen von Teams beschleunigen sich, Pilotprojekte legen bemerkenswerte Schnellstarts hin.

Diese Entwicklung spiegelt sich in den Anwenderzahlen wider. So vermeldete der Konzern für die dritte Märzwoche 12 Millionen neue Nutzer, was einem Wachstum der User Community um 37,5 Prozent auf 44 Millionen entsprach. Dieser enorme Zuspruch erschließt sich, wenn man sich genauer mit der Lösung, ihrem Nutzen und Best Practices beschäftigt.

Besonderes Bedienkonzept

Die Software erleichtert das Kommunizieren und Abstimmen sowie Planen und Umsetzen von Projekten mit Kollegen. Zugegeben: Das können andere Apps auch. Die Unterschiede fangen beim nutzerfreundlichen Bedienkonzept an. Dieses macht das sonst nötige Wechseln der Arbeitsoberfläche überflüssig, da Nutzer alles aus Microsoft Teams heraus erledigen können.

Beispielsweise wird das Festlegen des nächsten Termins automatisch im Outlook-Kalender hinterlegt. Falls beim Gruppenchat, Online-Meeting, Telefonat oder während einer Webkonferenz der Bedarf besteht, einen der integrierten Microsoft-365-Anwendungen wie Word, Excel, PowerPoint und SharePoint zu verwenden, lässt sich dieser aus Teams für das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten starten.

Der Team-Client bindet die Dienste, die im Hintergrund laufen, nahtlos ein. Auf dem sieht jedes Mitglied, das für die Arbeit in der Gruppe von einem Verantwortlichen eingeladen wurde, den aktuellen Bearbeitungsstand der gemeinsam genutzten Dateien.

In einem weiteren Punkt hebt sich Teams von anderen Lösungen ab: Das Programm verfügt über viele Schnittstellen zu anderen Anwendungen, weshalb es sich fast beliebig erweitern und individualisieren lässt. Selbst ohne starkes Anpassen an die jeweiligen Vorlieben kommunizieren Nutzer effizienter.

Denn sie verwenden nur eine Plattform, die den passenden Kanal bietet und die Werkzeuge für die Projektarbeit bereithält. Unter den Vorzeichen werden Projektteams produktiver, was sich vor allem bei denen auszahlt, die hochfrequent sowie intensiv Aufgaben in der Gruppe lösen müssen.

Sicherheit? Lässt sich im Vorfeld regeln und vorbereiten

Viele Unternehmen unterhalten eine Softwarelandschaft, in der Produkte von Microsoft eine große Rolle spielen. Unter den Umständen fällt das Integrieren von Teams in die Unternehmens-IT leichter, wodurch weniger Implementierungs- und Betriebskosten auflaufen als bei einer Drittanbieterlösung.

Das schließt etwaige Anstrengungen ein, um eine Ende-zu-Ende-Sicherheit, administrative Kontrolle und EU-DSGVO-Konformität zu erreichen. Hier ist ein Unternehmen mit Teams wie bei Microsoft 365 auf der sicheren Seite.

So stellt Microsoft transparent dar, an welchen Rechenzentrumsstandorten die Daten gespeichert werden. Das geschieht vorrangig in Deutschland oder in einem anderen EU-Mitgliedsland. Muss Microsoft wegen rechtlicher Vorgaben personenbezogene Daten in Länder außerhalb der EU übertragen, greifen die Standardvertragsklauseln. Mit diesen, auch EU Model Clauses genannt, regelt die EU den richtlinienkonformen Datentransfer in andere Wirtschaftsräume.

An Sicherheitsmechanismen, die Teams bietet, sollten Unternehmen vor allem Multifaktor-Authentifizierung und Identitätsmanagement nutzen. Auf die Weise lässt sich regeln, aus welchen Regionen Gäste einer Gruppe beitreten dürfen. Die Basis dazu legt ein rollenbasiertes Nutzungskonzept, das klar definiert, wer welche Zugangs- und Zugriffsrechte hat. Diese Vorarbeit ist Pflicht. Die an sich charmante Idee, jeder Anwender kann prinzipiell jeden anderen Nutzer zur Mitarbeit einladen, ist nicht im Sinne von moderner IT-Sicherheit und hohem Datenschutz.

Andreas Krueger, SoftwareONE

„Die an sich charmante Idee, jeder Anwender kann prinzipiell jeden anderen Nutzer zur Mitarbeit einladen, ist nicht im Sinne von moderner IT-Sicherheit und hohem Datenschutz.“

Andreas Krüger, SoftwareONE

Wie bei anderen IT-Projekten auch bleiben im Vorfeld eine Ist-Analyse und wirtschaftliche Prognose unverzichtbar. Zu klären gilt es aber auch, was mit den alten Diensten und Daten passieren soll. Im Idealfall fangen Mitarbeiter in der Übergangszeit an, selbst die relevanten Daten zu migrieren, die für das Nutzen von Teams relevant sind. Für die Vorarbeit, die Begleitung und die Adoption der Transformation stehen IT-Dienstleister parat. Sie können auch den Betrieb der Kollaborationsplattform übernehmen, was insbesondere für global agierende Unternehmen interessant sein dürfte.

Intelligenter Wechsel

Microsoft treibt den Übergang von Unified Communications (UC) zu Intelligent Communications (IC) voran, indem es Teams zur Drehscheibe für die Gruppenarbeit innerhalb von Microsoft 365 und zum zentralen Kommunikations-Client für Microsoft-365-Nutzer macht. Das Kanalisieren der Kommunikation und des Datenaustauschs der Mitarbeiter in einer App wird sich in produktiveren Projetteams niederschlagen.

Die zentrale Plattform für moderne Zusammenarbeit, als die sich Teams etablieren soll, baut auf der neuen Skype-for-Business-Infrastruktur für Enterprise Voice- und Videokommunikation auf. Perspektivisch zeichnet sich ab, dass sich Teams zum primären Client für die intelligente Kommunikation in Microsoft 365 entwickeln und damit den aktuellen Skype-for-Business-Online-Client im Laufe der Zeit ablösen wird. Wer gleich um- oder neu einsteigt, für den bleibt das unternehmerische Risiko überschaubar.

Über den Autor:
Andreas Krüger ist Principal Consultant bei SoftwareONE und Microsoft Most Valuable Professional (MVP) Office Apps & Services.

Die Autoren sind für den Inhalt und die Richtigkeit ihrer Beiträge selbst verantwortlich. Die dargelegten Meinungen geben die Ansichten der Autoren wieder.

Fortsetzung des Inhalts unten

Erfahren Sie mehr über Cloud-Software

ComputerWeekly.de

Close