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Die Zukunft der Konferenzräume nach Corona

Die Menschen müssen sich nach Corona in den Konferenzräumen sicher fühlen. Dies lässt sich durch veränderte Richtlinien, eine andere Raumgestaltung und neue Technologien erreichen.

Wird soziale Distanzierung zu einer dauerhaften Lebensweise werden? Werden wir wieder zum Händeschütteln und Umarmen zurückkehren, wenn sich die Coronasituation verbessert hat? Das scheint unwahrscheinlich.

Das Händeschütteln begann angeblich in der Zeit, als das Schwert die Waffe der Wahl war; die Menschen schüttelten sich die Hände, um zu zeigen, dass sie sich nicht gegenseitig angreifen würden. Ich glaube, dieses Verhalten ist nicht mehr nötig – zumindest nicht in einer typischen Büroumgebung. Händeschütteln ist das unhygienische Überbleibsel aus einer anderen Zeit, und zumindest meiner Meinung nach sind wir ohne diese Begrüßungsart besser dran.

Es ist nicht nur Händeschütteln. Ich fühle mich unwohl bei dem Gedanken, in einem kleinen Raum mit vielen Menschen zu sitzen, die die gleiche Luft atmen. Ich fühle mich unbehaglich, wenn ich längere Zeit Schulter an Schulter mit Menschen sitze. Vielleicht liegt es nur an mir. Aber das glaube ich nicht. Vielleicht werde ich das überwinden. Aber auch das glaube ich nicht.

Höchste Priorität für sichere Räume

In den Tagen vor COVID-19 war die Gestaltung der Konferenzräume unkompliziert. Sie mussten vor allem funktional sein und die Arbeitsteams mit allen benötigten Funktionen unterstützen. Die Räume sollten intuitiv und verfügbar sein, damit die Teams produktiv arbeiten konnten und nicht durch komplexe Tools behindert wurden.

Und schließlich mussten die Räume attraktiv sein. Teams und vor allem ihre Chefs wollen schöne Räume mit cooler Technik. Heute genießt jedoch ein neues Thema für die Zukunft der Konferenzräume Priorität: Wir müssen dafür sorgen, dass sich die Menschen sicher fühlen.

Dies lässt sich durch eine Kombination aus veränderten Richtlinien, einer anderen Raumgestaltung und neuen Technologien erreichen. So wird es beispielsweise andere Hygienevorschriften geben. Neue Reinigungsrichtlinien werden regeln, wie die Räume zwischen den Sitzungen desinfiziert werden. Große Unternehmen stellen möglicherweise mehr Reinigungspersonal ein, während kleine Firmen sich darauf verlassen, dass die Teilnehmer der Meetings selbst die Oberflächen vor Beginn der Sitzungen desinfizieren.

Stationen für die Desinfektion der Hände werden einfach und schnell verfügbar sein. Auch die Konzepte für gemeinsam genutzte Bereiche wie Aufenthaltsräume oder Kantine müssen neu durchdacht werden. Wir fangen hier gerade erst an und haben noch nicht alle Antworten.

Der nahe liegende Ansatz bei der Gestaltung von Konferenzräumen ist es, ihre Größe zu ändern, um eine soziale Distanzierung zu erzwingen. Im ersten Schritt empfiehlt es sich, jeden zweiten Stuhl aus dem Raum zu entfernen – oder sogar noch mehr. Der typische Konferenzraum für zehn Personen wird so zu einem Drei-Personen-Raum mit sozialer Distanzierung. Der alte Raum für drei Personen wird jetzt zu einer Videotelefonzelle für eine Person.

Bevor die Facility-Manager in Panik geraten, weil sie dreimal so viele Besprechungsräume benötigen, sollten sie bedenken, dass nicht jeder Mitarbeiter in Vollzeit ins Büro zurückkehren wird. Viele Angestellte haben sich schon lange vorgestellt, von zu Hause aus zu arbeiten, aber sie stießen auf den Widerstand von Managern, die glaubten, die Produktivität würde darunter leiden. Das ist nicht mehr der Fall, und selbst in Zeiten nach Corona wird die Arbeit im Home-Office eine wichtige Rolle in den Strategien vieler Unternehmen spielen.

Wir werden uns nicht um die Freisprech-Einrichtung drängen und die Luft des anderen einatmen. Wir werden auch nicht Schulter an Schulter sitzen, damit wir vor der Kamera gut aussehen.

Für die Facility-Manager ist das Ergebnis ein Gleichgewicht: An einem typischen Tag werden weniger Menschen im Büro sein, aber sie müssen besser verteilt sein. Sie brauchen vielleicht nicht mehr Platz, müssen aber anders koordiniert werden.

Technologie vereinfacht die Aufgabe

Neue Technologien tragen einen erheblichen Anteil bei der Gestaltung von Konferenzräumen. Der erste Bereich sind berührungslose Bedienelemente. Je weniger gewöhnliche Oberflächen wir berühren, desto weniger wahrscheinlich ist es, dass wir Viren oder andere Krankheitserreger weitergeben.

Wir wollen in Besprechungsräumen keine Handschuhe tragen. Die Debatte über Sprachsteuerung im Konferenzraum wird sich von selbst erledigen. Ich glaube, dass sich sprachunterstützte Sitzungsräume schnell verbreiten werden. Eine weitere Option sind App-basierte Raumsteuerungen. Ich möchte die Fernbedienung des Meeting-Raums nicht in die Hand nehmen, sondern einfach mein iPhone benutzen.

Die Technik der Besprechungszimmer wird auch dazu beitragen, die soziale Distanzierung zu überwinden. Wir werden uns nicht um die Freisprecheinrichtung drängen und die Luft des anderen einatmen. Wir werden auch nicht Schulter an Schulter sitzen, damit wir vor der Kamera gut aussehen.

Unsere Audio- und Videosysteme müssen unseren neuen Anforderungen gerecht werden. Wir brauchen ein Audiosystem, das in der Lage ist, einen Raum abzudecken, unabhängig davon, wo wir sitzen. Wir brauchen Videofunktionen, die entweder voneinander entfernt sitzende Menschen auf eine Weise einrahmen, die gut aussieht, oder zwischen ihnen hin- und herschalten, während sie auf eine Art und Weise sprechen, die sich natürlich anfühlt.

Für die Gestaltung von Konferenzräumen wird es eine Reihe von neuen Best Practices geben. Da die heutige Situation sehr neu ist, gibt es diese Empfehlungen noch nicht. Wir gehen alle gemeinsam auf diese Reise. Ein Tipp für die Konferenzräume der Zukunft: Die Mitarbeiter verdienen es, sich sicher zu fühlen, und sie werden produktiver und weniger gestresst sein, wenn ihre Arbeitsräume sowohl soziale Distanzierung als auch Richtlinien unterstützen, die die Hygiene gemeinsam genutzter Räume definieren.

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