Was CIOs bei der RPA-Implementierung beachten sollten

Da es immer mehr RPA-Bots gibt, müssen Entscheidungsträger Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass ihre RPA-Programme taktische und strategische Vorteile bieten.

Robotic Process Automation (RPA) ist mittlerweile zu einem wesentlichen Bestandteil von Unternehmensprozesse geworden. Laut einer neuen Studie der Everest Group werden 2020 mehr als drei Millionen beaufsichtigte und unbeaufsichtigte RPA-Bots laufen, da Unternehmen ihre Investitionen in RPA erhöht haben.

Die Studie des Unternehmens errechnet, dass die RPA-Integration zwischen 2017 und 2018 um 100 bis 110 Prozent gestiegen ist und zwischen 2018 und 2020 eine durchschnittliche jährliche Wachstumsrate von 70 bis 85% erreicht hat.

Trotz des rapiden Anstiegs von Robotic Process Automation haben die Forscher der Everest Group auch eine Reihe von Herausforderungen identifiziert, denen Unternehmen bei der Einführung und Skalierung der Technologie gegenüberstehen. Zu diesen Herausforderungen gehören das Fehlen einer RPA-Strategie sowie ein mangelhaftes organisatorisches Change-Management und fehlende RPA-Ressourcen.

Forrester Research identifiziert ähnliche Probleme. In einer Umfrage der Marktanalysten gaben 25 Prozent der Daten- und Analytik-Entscheidungsträger an, dass ihren Unternehmen eine Gesamtvision oder Strategie für die Automatisierung fehlt, 26 Prozent sagten, dass sie mit Herausforderungen in Bezug auf Unternehmenskultur und Change-Management kämpfen, und 25 Prozent sagten, dass sie Lücken in der Organisationsstruktur und Ausrichtung sehen.

Analysten, Forscher und Managementberater betonen, dass die Automatisierung bereits jetzt eine kritische Technologie für die betriebliche Effizienz und die digitale Transformation ist, und fügen hinzu, dass die Rolle, die sie in der Unternehmensstrategie und den Betriebsabläufen spielt, noch weiter zunehmen wird. Das macht RPA-Bots zu einem Thema, das die Führungsebene in Unternehmen auf ihrer Tagesordnung haben sollte.

Wo Automatisierung in den Fahrplan des Unternehmens passt

RPA-Bots können sowohl taktische als auch strategische Ziele unterstützen. RPA-Implementierungen, die als Punktlösungen erfolgen, können Effizienzsteigerungen mit verbesserter Qualität und Kosteneinsparungen erzielen, während einige RPA-Projekte Unternehmen bei der Umgestaltung ihrer Prozesse und Dienste helfen und breitere digitale Initiativen unterstützen.

„Vor diesem Hintergrund sollten Führungskräfte in Unternehmen ein RPA-Programm einrichten, bei dem sie bestimmen können, wie, wo und warum sie die Technologie einsetzen wollen“, sagt Gina Schaefer, Managing Director und Intelligent Automation Leader bei Deloitte Consulting.

Als Teil dieses Programms sollten Führungskräfte laut Justin Richie, Data Science Director beim Beratungsunternehmen Nerdery, Mechanismen entwickeln, um Prozesse zu identifizieren, die gute Kandidaten für RPA sind, und einen Weg finden, Mitarbeiter anzuwerben, die einen besseren Einblick in die alltäglichen Abläufe und Prozesse haben, die von RPA profitieren.

Führungskräfte sollten außerdem die Methoden zur Bewertung des ROI festlegen und diese ROI-Berechnungen zur Priorisierung von Projekten nutzen.

Die Notwendigkeit eines Kompetenzzentrums

„Organisationen, die in der Anwendung von Automatisierung reifer sind, verfügen über RPA-Kompetenzzentren, in denen Experten aus dem Technologiebereich sowie Mitarbeiter aus den verschiedenen Geschäftsbereichen, die mit den manuellen Prozessen vertraut sind, untergebracht sind und die sich als erstklassige Kandidaten für RPA eignen“, sagt Carl F. Lehmann, Principal Analyst für Automatisierung und Integration bei 451 Research.

Abbildung 1: Branchen, in denen RPA bereits zum Einsatz kommt.
Abbildung 1: Branchen, in denen RPA bereits zum Einsatz kommt.

Diese Zentren dokumentieren Prozesse, bewerten und qualifizieren sie dann für die Automatisierung und schaffen so ein Standardverfahren, um die RPA-Agenda innerhalb des Unternehmens voranzubringen, zu verwalten und zu steuern.

Wie man das Kompetenzzentrum besetzt und betreibt

„Das Kompetenzzentrum muss darüber nachdenken, wie das Unternehmen repräsentiert wird, welche Art von Fähigkeiten vom Unternehmen benötigt werden, welche technischen Fähigkeiten erforderlich sind und welche sich intern und extern befinden müssen“, erklärt Schaefer und fügt hinzu, dass diese Fragen zu Beginn eines RPA-Programms oft nicht die Aufmerksamkeit erhalten, die sie verdienen.

Organisationen müssen zum Beispiel überlegen, welche technischen Rollen sie fortlaufend benötigen, um RPA-Bots zu unterstützen und diese zu besetzen, und welche Fähigkeiten sie nur gelegentlich benötigen und daher von RPA-Anbietern, Partnern oder Auftragnehmern kommen können.

Gleichermaßen sagt sie, dass Führungskräfte überlegen sollten, wie das Kompetenzzentrum die Mitarbeiter auf der Unternehmensseite gewinnen kann, welche die für die Automatisierung angestrebten Prozesse verstehen, und wie diese Mitarbeiter auf der Unternehmensseite mit den technischen Teams zusammenarbeiten, um produktiv zu sein.

Die Deloitte-Beraterin verweist darauf, dass sie bereits gesehen habe, wie einige Zentren „unter ihrem eigenen Gewicht zusammengebrochen sind“, mit mehr technischen Experten als verfügbare Arbeit. Aber sie sagt auch, sie habe auch Zentren gesehen, die die Mitarbeiter der Geschäftsseite befähigen, ihre eigenen RPA-Bots mit Unterstützung und Anleitung durch ihre technischen Kollegen zu erstellen. „Diese Zentren fungieren als Vermittler und nicht als Engpässe“, fügt sie hinzu.

Wie man RPA für die Transformation einsetzt

„Der größte Fallstrick und limitierende Faktor für den Erfolg digitaler Transformationsprogramme, die durch intelligente Automatisierung vorangetrieben werden, sind Punktlösungen“, sagt PR Krishnan, Global Head of Enterprise Intelligent Automation and AI bei Tata Consultancy Services.

„Kontinuierliche Innovation und schnelle Veränderungen in der gesamten Technologielandschaft bedeuten, dass Punktlösungen schnell veralten oder eine ständige Herausforderung für die Integration darstellen, wenn Unternehmen ihre Technologieinvestitionen weiterentwickeln, um ihre Geschäftsziele zu erreichen“, erklärt er.

Um diese Probleme zu vermeiden, rät Krishnan Führungskräften, RPA als Teil einer größeren intelligenten Automatisierungsstrategie zu betrachten, die ganzheitlich ist und sowohl vom Business als auch von der IT gesteuert wird.

„Für Unternehmensleiter, die diese Investition tätigen wollen, ist es entscheidend, RPA als den ersten Schritt auf dem Weg zur intelligenten Automatisierung zu erkennen“, sagt er. „Auch wenn die Verantwortung für diese Strategie bei einem Unternehmensleiter, einem CIO oder CMO liegen mag, ist es wichtig, die Partnerschaften – sowohl intern als auch extern – zu erkennen, die den Erfolg des Programms effektiv bestimmen werden.

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