Wie Sie ohne SAP DMS Dokumente an ein SAP Objekt hängen

Mit SAP Services for Object lassen sich Berichte oder Akten leicht an Business-Transaktionen anhängen, ohne dass Sie dafür SAP DMS verwenden müssen.

SAP Services for Object ist eine vielseitige und bislang kaum genutzte Funktion im SAP-ERP-Portfolio. Sie erlaubt Business Process Managern (BPM), Anlagen wie Word- oder PDF-Dokumente einem SAP Objekt hinzuzufügen - ohne das SAP Dokumentenmanagementsystem (DMS) implementieren zu müssen.

Falls Ihnen SAP Objekte nicht geläufig sind, hier eine kurze Erklärung: Ein SAP Objekt ist eine Business-Transaktion, wie zum Beispiel eine Bestellung, ein Auftrag, eine Rechnung oder ein Wareneingang. Solche Transaktionen führen Business Process Manager routinemäßig durch. Das Problem: Sie möchten an diese Prozesse oft Unterlagen für Berichte oder Akten anheften. Genau das ermöglicht SAP Services for Object.

SAP Services for Object ist aber nicht nur auf das Anhängen von Dateien an SAP Objekte beschränkt. Es bietet auch die Möglichkeit, Notizen und Weblinks hinzuzufügen. Ein weiterer Vorteil der Services for Object: Die an ein SAP Objekt angehängten Anlagen oder Notizen werden in der SAP-ERP-Datenbank gespeichert. Damit können verschiedene Business Process Manager auf die gleichen Objekt-Anhänge von unterschiedlichen Standorten zugreifen und öffnen. Verfügbar ist SAP Services for Object für alle Business Process Manager in allen SAP-ERP-Funktionen und Prozessen.

Abbildung 1. Das Icon von SAP Services for Object.

Die Option SAP Services for Object ist verfügbar, nachdem ein Business Process Manager eine Business Transaktion abgeschlossen hat. Die gespeicherte Transaktion erzeugt in der Datenbank einen Datensatz, beispielsweise eine Auftragsnummer für einen Kauf oder Verkauf. Um Services for Object zu verwenden und Anlagen oder zusätzliche Notizen zu erstellen, greift der Anwender auf den Transaktionseintrag im Änderungsmodus zu. Das Symbol für Services for Object erscheint auf der linken oberen Seite der SAP Objekte (siehe Abbildung 1).

Abbildung 2. Screenshot eines Microsoft Word-Dokuments, das zum Download zur Verfügung steht.

Abbildung 1 zeigt das SAP Services for Object Symbol in der linken oberen Ecke einer SAP-Transaktion, in der gerade eine Kundenzahlung bearbeitet wird. Mit einem Klick auf das Symbol öffnet sich eine Dropdown-Liste. Um Word- oder Excel-Dokumente anzuhängen oder zu speichern, wählen Sie die Create-Option aus. Später, wenn Sie oder ein anderer Manager auf die Attachments der Business Transaktion zugreifen – im Beispiel die Kundenzahlung - klicken Sie wie in Abbildung 1 gezeigt auf die Schaltfläche "Attachment list". Das System zeigt dann die Liste der Anlagen an, die für die Anzeige zur Verfügung stehen (siehe Abbildung 2).

Über den Autor: Jawad Akhtar ist Autor des Buches “Production Planning and Control with SAP ERP”, das bei SAP PRESS erschienen ist. Er ist Assistant Vice President bei AbacusConsulting, wo er sich auf Themen in den Bereichen Logistik und SAP SCM konzentriert.

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