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Wie Sie Inhalte in Microsoft SharePoint 2013 mit Outlook 2013 synchronisieren

Outlook lässt sich so konfigurieren, dass Nutzer auf SharePoint-Daten direkt über ihren Outlook-Client zugreifen können. Lesen Sie, wie das geht.

Microsoft SharePoint 2013 enthält Vorlagen, mit denen Benutzer eine Reihe verschiedener SharePoint-Listen erstellen können. Obwohl nicht auf den ersten Blick ersichtlich, bietet Outlook 2013 einen Built-in Support für verschiedene Inhalte von SharePoint. Dies ermöglicht es Administratoren, Outlook so zu konfigurieren, dass Benutzer auf verschiedene Arten von SharePoint Daten direkt über den Outlook-Client zugreifen können. Dieser Tipp zeigt Ihnen, wie das funktioniert.

Hinweis: Eine ähnliche Integration wie hier beschrieben, kann ebenso über Outlook 2010 und SharePoint 2010 erreicht werden, allerdings unterscheiden sich die Lösungen etwas.

Synchronisieren einer SharePoint 2013 Kontaktliste mit Outlook 2013

Öffnen Sie zunächst einen Browser und melden Sie sich auf Ihrer SharePoint-Website an. Navigieren Sie zur Kontaktliste, die Sie über Outlook 2013 verfügbar machen wollen. Sie sehen Sie eine Reihe von Registerkarten, die in der oberen linken Ecke zu finden sind. Klicken Sie auf die Registerkarte Liste.

Sie sehen nun das SharePoint 2013 Menü. Klicken Sie auf Verbindung mit Outlook herstellen. Im Anschluss werden Sie gefragt, ob Sie der Website erlauben, ein Programm auf Ihrem Computer zu öffnen. Klicken Sie auf Erlauben.

Wenn sich Outlook 2013 öffnet, erscheint die Frage, ob Sie die SharePoint Kontaktliste mit Outlook verbinden möchten. Klicken Sie auf Ja. Anschließend wird die SharePoint Kontaktliste zu Outlook hinzugefügt.

Synchronisieren einer SharePoint 2013 Aufgabenliste mit Outlook 2013

Das Synchronisieren einer SharePoint Aufgabenliste gestaltet sich ähnlich wie das eben beschriebene Verfahren bei Kontaktlisten. Um eine Aufgabenliste zu synchronisieren, öffnen Sie erneut den Browser. Wechseln Sie zu der SharePoint 2013 Aufgabenliste, die Sie synchronisieren möchten. Klicken Sie auf die Registerkarte Liste, und anschließend auf das Symbol Verbindung mit Outlook herstellen.

Hinweis: Dieses Symbol kann ausgeblendet sein, wenn Sie vor kurzem die Aufgabenliste erstellt haben. Das Symbol sollte aber anschließend zur Verfügung stehen. Sie sehen nun eine Meldung zur Aufgabensynchronisierung, die anzeigt, dass Aufgaben zwischen Outlook 2013 und SharePoint 2013 im Sync-Zustand gehalten werden.

Wählen Sie das Kontrollkästchen Synchronisierungsaufgaben und klicken Sie auf OK. Sie werden nun gefragt, ob Sie der Website erlauben, ein Programm auf Ihrem Computer zu öffnen. Auch hier klicken Sie auf Erlauben. Nun öffnet sich Outlook und verlangt nach einer Bestätigung für die Synchronisation. Klicken Sie auf Ja.

Synchronisieren einer SharePoint 2013 Dokumentenbibliothek mit Outlook 2013

Analog wie für Kontakte, Aufgabenlisten und Kalender kann auch eine SharePoint 2013 Dokumentenbibliothek mit Outlook 2013 synchronisiert werden. Das Interessante hierbei ist, dass Sie die die Dokumentenbibliothek direkt über Outlook 2013 synchronisieren können. Sie müssen dazu keine Exchange 2013 Website-Postfächer einrichten.

Um eine Dokumentenbibliothek zu synchronisieren, öffnen Sie den Browser und navigieren Sie zu der Bibliothek, die Sie synchronisieren möchten. Wenn Sie auf die Registerkarte Bibliothek klicken, sehen Sie das SharePoint Menü. Klicken Sie anschließend auf Verbindung mit Outlook herstellen.

Bei den SharePoint 2013 Dokumentenbibliotheken ist es wichtig, das potenzielle Problem mit nicht-aktivierbaren Symbolen für die Verbindung mit Outlook zu lösen. Dieses Problem kann aus einer Vielzahl von Gründen auftreten. Zum Beispiel verfügen Sie nicht über die entsprechenden Berechtigungen für die Dokumentenbibliothek. Das Problem kann auch entstehen, wenn Outlook 2013 nicht mit einem Exchange Server-Postfach verbunden ist. Sie können auch dann ein ausgegrautes Icon haben, wenn Sie versuchen, eine Standard-Dokumentenbibliothek zu synchronisieren. Wenn Sie Probleme haben, sollten Sie jeden dieser Bereiche überprüfen.

Nachdem Sie das Icon Verbindung mit Outlook herstellen angeklickt haben, erhalten Sie eine Nachricht mit der Frage, ob Sie der Website erlauben, ein Programm zu öffnen. Klicken Sie auf Erlauben. Outlook wird nun geöffnet und fordert eine Bestätigung für die Synchronisation. Klicken Sie auf Ja.

Outlook 2013 lädt nun die Dokumente in die Bibliothek herunter. Der Client enthält auch ein Vorschaufenster für Office-Dokumente. Wenn Sie ein Office-Dokument in Outlook anklicken, zeigt der Client den Inhalt des Dokuments an.

Anwenderschulung – ein wichtiger Schritt

Sie sehen: Wenn Sie SharePoint Ressourcen über Outlook 2013 verfügbar machen, wird den Benutzern eine Schnittstelle zur Verfügung gestellt, mit der sie gut arbeiten können. Damit lässt sich das ständige Navigieren zu SharePoint vermeiden, wenn etwas gebraucht wird.

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Damit das funktioniert, sollten Benutzer geschult werden, wie Sie in Outlook 2013 arbeiten, nachdem die SharePoint Ressourcen hinzugefügt worden sind. Wenn Sie dies nicht tun, werden Ihre Nutzer von mehreren Kalendern oder Kontaktlisten wahrscheinlich ziemlich verwirrt sein. Normalerweise möchten Sie nicht in eine Situation geraten, in der ungeübte Anwender fälschlicherweise persönliche Termine oder Besprechungen zum Teamkalender hinzufügen.

Während Sie Ihre Benutzer für den Zugriff auf SharePoint Ressourcen über Outlook 2013 schulen, sollten Sie sicherstellen, dass die SharePoint Websites immer noch erreichbar sind. Dies ist besonders wichtig für SharePoint Poweruser, die sich oft auf Funktionen verlassen, die nicht über Outlook zugänglich sind oder die auf mehrere SharePoint Team-Websites zugreifen.

Es ist auch wichtig zu beachten, dass die Techniken, die hier beschrieben wurden, spezifisch für den Outlook-Client sind. Zwar ist es auch möglich, auf SharePoint Ressourcen über OWA zuzugreifen, Aber diese Technik ist nicht Teil dieses Beitrags.

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