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Resilienzteams: Wie man sie aufbaut und trainiert

Interne Resilienzteams helfen Unternehmen, mit Krisen und Zwischenfällen schnellstmöglich und mit dem geringstmöglichen Schaden fertig zu werden, um normal weiter zu arbeiten.

Bei der Entwicklung von Resilienzplänen ist es neben den typischen Aufgaben Datensammlung und Analyse wichtig, das richtige Resilienzteam zusammenzustellen. Die Resilienz der Organisation ist entscheidend, um ein Unternehmen für ein potentielles Desaster vorzubereiten.

In vielen Organisationen gibt es bereits Mitarbeiter, die sich mit Notfällen befassen, beispielsweise im Team, das Gebäude und Anlagen betreibt oder seitens des Vermieters. Oft haben auch interne oder vertraglich eingebundene Sicherheitsmitarbeiter entsprechende Aufgaben.

In diesem Artikel geht es um den Aufbau, die Führung und das Training von Teams, die sich mit Aktivitäten rund um die Resilienz von Unternehmen befassen. Zu diesen Aktivitäten gehören:

  1. Entwicklung eines Resilienzprogramms und -plans
  2. Reaktion auf Zwischenfälle
  3. Schadensbewertung
  4. Business Continuity (BC)
  5. Technologisches Disaster Recovery (DR)
  6. Training von Plan und Programm
  7. Unterstützung während der Wiederherstellung
  8. Umzugskoordination
  9. Wiederaufnahme des Betriebs
  10. Nachträgliche Analyse und Berichterstattung.

Organisationen, in denen viele Mitarbeiter mit Resilienzaufgaben befasst sind, können mehrere Teams mit entsprechenden Aufgaben aufbauen. In kleineren Organisationen, wo nur ein oder zwei Mitarbeiter Resilienzthemen bearbeiten, wird ein einzelner Mitarbeiter oft mehrere Resilienzaufgaben vor, während oder nach einem entsprechenden Ereignis übernehmen.

Abbildung 1: Aufbau eines Resilienzpfads, wobei BC/DR unterstützend sind.
Abbildung 1: Aufbau eines Resilienzpfads, wobei BC/DR unterstützend sind.

Als erstes legt man fest, wie auf einen Notfall reagiert werden soll. Das wird normalerweise bei der Entwicklung eines BC- und/oder DR-Plans definiert. Der Plan benennt Teams für spezifische Aktivitäten, beispielsweise Reaktion auf Zwischenfälle oder die Systemwiederherstellung. Er legt ihre Rollen und Verantwortlichkeiten fest.

Als nächstes gilt es, geeignete Mitarbeiter fürs Resilienzteam zu finden ‑ in der Abteilung, der Gesamtorganisation oder außerhalb des Unternehmens. Durch Kooperation mit der Personalabteilung lassen sich passende Kandidaten schnell identifizieren.

Die Anforderungen sollten mit ihnen diskutiert werden, um ihr Interesse und ihre Verfügbarkeit zu bewerten. Ideal ist es, wenn potentielle Teammitglieder bereits Erfahrung in notfallbezogenen Aktivitäten haben. Wichtig sind eine kooperative Einstellung, der Wunsch, das Unternehmen und seine Mitarbeiter zu schützen, und die Bereitschaft, Trainingsprogramme und periodische Simulationsübungen von Schadensfällen zu absolvieren.

Manchmal arbeitet jemand in Übungen und Kursen gut mit, ist aber für die Übernahme bestimmter Rollen dennoch nicht geeignet, zumindest nicht sofort. Einige Menschen beispielsweise funktionieren in realen Notfällen nicht so gut wie bei Übungen.

Es ist schwer, diejenigen zu identifizieren, die bei aktuellen Notfällen in eine Schreckstarre verfallen. Allerdings können angemessenes Training und regelmäßige Übungen die Wahrscheinlichkeit dafür verringern.

Vorbereitung der Teams

Nachdem geeignete Kandidaten gefunden und vom Management und der Personalabteilung für die Aufgabe freigegeben wurden, geht es weiter mit dem nächsten Schritt: der Vorbereitung des Resilienzteams auf einen Einsatz.

Der Erfolg der Reaktion auf Notfälle und von Resilienzteams hängt von der Intensität des Trainings, der Häufigkeit praktischer Übungen, den verfügbaren Ressourcen und dem gesamten Engagement der Teammitglieder ab.

Es folgen einige potentielle Möglichkeiten, entsprechende Trainings zu organisieren respektive Materialien zu beschaffen:

  1. Selbst entwickelte interne Trainingsprogramme
  2. Externe Trainingsprogramme qualifizierter Firmen
  3. Von Dienstleistern entwickelte Trainingsprogramme für den internen Einsatz
  4. Trainings des Technischen Hilfswerks (THW) und des TÜV (Technischer Überwachungsvereine)
  5. Trainings anderer sicherheits- und notfallbezogener Organisationen wie Rotes Kreuz, Johanniter, Feuerwehr, Polizei etc.
  6. speziell für IT-Sicherheit: Trainingsprogramme des BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik)
  7. Schulungs- und Informationsmaterialien der Industrie- und Handelskammern, der Wirtschaftsministerien und der Wirtschaftsverbände. So haben zum Beispiel viele regionale IHKs und das Wirtschaftsministerium des Bundes Notfallhandbücher für Unternehmen herausgegeben.

Nachdem festgelegt wurde, welche Trainings das Team braucht, evaluiert man mögliche Trainingsfirmen und wählt sie aus, erstellt einen Trainingsplan und stimmt ihn mit den Teammitgliedern, der Personalabteilung und der Unternehmensführung ab. Wenn möglich, sollten Mitglieder des höheren Managements zu einführenden Trainingsstunden eingeladen werden, so dass sie die entsprechenden Rollen und Verantwortlichkeiten des Notfall- und Resilienzteams besser verstehen.

Teammitglieder von Notfallteams sollte man grundsätzlich in resilienzbezogene Aufgaben einbeziehen, beispielsweise als aktive Teilnehmer von Planungs- und Entwicklungs-Aktivitäten.

Nach jeder Trainingssitzung sollte ein Bericht zu Ergebnissen und dem Gelernten entstehen. Wer den Kurs abgeschlossen hat, erhält am besten ein Zertifikat. Wenn möglich, sollten sich einige der Teammitglieder professionell etwa durch den TÜV oder das BSI für entsprechende Themen zertifizieren lassen.

Übungen für die Teams

An allen Übungen zu Themen wie BC/DR, Reaktion auf Ereignisse, Evakuierung und andere Notfallpläne sollten Notfall- und Resilienzteams teilnehmen. Sie können sich einer Übung anschließen und spezifische Aktivitäten darin unterstützen.

Wenn möglich, sollten auch Repräsentanten lokaler Erstreaktionsorganisationen zur Teilnahme an Resilienztrainings der Organisation eingeladen werden. Ihre Erfahrung und ihre Ratschläge sind von unschätzbarem Wert für die Weiterentwicklung der Fähigkeiten der Teams. Es ist wichtig, die Erstreaktionskräfte über die Übung und die Rollen, die sie darin einnehmen sollen, im Vorhinein zu informieren.

Übungen sollten sofort danach in Berichten („Hot Wash“) dokumentiert werden. Das bedeutet beispielsweise, dass Produkt- und Serviceentwicklung, die operativen Bereiche und andere Funktionen anschließend Material haben, das hilft, sie im Notfall zu schützen und den Betrieb aufrecht zu erhalten.

Teammitglieder von Notfallteams sollte man grundsätzlich in resilienzbezogene Aufgaben einbeziehen, beispielsweise als aktive Teilnehmer von Planungs- und Entwicklungsaktivitäten. Das gilt besonders für die regelmäßige Revision der Reaktionspläne auf Zwischenfälle, für BC/DR-Pläne und ähnliche Themen. Sie können auch an den Aufklärungs- und Trainingsprogrammen für andere Mitarbeiter teilnehmen. Kurz: Notfall- und Resilienzteams sind unverzichtbar beim Engagement von Organisationen für betriebliche Resilienz und das Überleben in der Krise.

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