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Drei Tipps zum Verwalten von SaaS-Abonnements im Data Center
Um SaaS-Abonnements zu überwachen brauchen Sie keine Spezial-Tools. Lesen Sie in diesem Artikel, wie IT-Teams ihre Verträge mit Tabellen und Kalendern im Blick behalten.
Die Verbreitung von SaaS-Anwendungen hat die Arbeitsweise vieler IT-Abteilungen grundlegend verändert. Abonnementverwaltung und Abrechnung – Aufgaben, die normalerweise in den Zuständigkeitsbereich von Buchhaltungs- und Einkaufsteams fallen – sind jetzt oft Teil ihrer Aufgaben. Das ist auch gut so, denn IT-Profis wissen in der Regel am besten, welche Abos ein Unternehmen wirklich braucht.
Aus diesem Grund ist es erforderlich, dass Sie sich das zugehörige Wissen aneignen, auch wenn es nicht Teil Ihrer eigentlichen Rolle ist. Je mehr Software-as-a-Service-Produkte (SaaS) eine Organisation verwendet, desto mehr Augenmerk sollten Sie auf die Vertragsverwaltung legen.
Herausforderungen bei der SaaS-Abonnementverwaltung
Alle SaaS -Abonnements haben einen Vertragsbeginn und ein Vertragsende. Wenn Sie mehrere Abos parallel nutzen, sollten Sie diese so organisieren, dass sie alle dieselbe Laufzeit haben. Das vereinfacht den Prozess des Abrechnens, Planens und Kündigens erheblich. Das Staffeln von Zahlungen macht es viel schwieriger, Ihre Rechnungen nachzuvollziehen und macht Ihnen im Zweifelsfall viel überflüssige Arbeit.
Diese Vorgehensweise lässt sich nicht immer umsetzen, da manche Produkte in Monats- und andere in Jahres-Abos vertrieben werden. Wenn Sie alle Ihre SaaS-Anwendungen unter gemeinsamen Bedingungen abwickeln bedeutet das auch, dass das Unternehmen jedes Jahr einen ganzen Batzen hoher Rechnungen auf einen Schlag erhält. Manchmal ist es nicht möglich, zu diesem Zeitpunkt immer über genug flüssige Mittel zu verfügen, um so eine hohe Summe auf einmal zu begleichen. Aus diesem Grund entscheiden sich einige Betriebe also trotz des Mehraufwands dafür, Verträge quartalsweise abzurechnen oder übers Jahr zu verteilen.
Best Practices und Tipps
Die folgenden Best Practices helfen IT-Teams, SaaS-Abonnements effizient zu verfolgen und zu verwalten.
1. Führen Sie eine Tabelle
Viele Geschäfts- und IT-Experten bewahren relevante Informationen in ihren E-Mails auf. Diese sind jedoch erstens oft nicht sinnvoll archiviert und haben zweitens keine zufriedenstellende Lebensdauer – besonders, wenn ein Mitarbeiter irgendwann das Unternehmen verlassen sollte. Diese Vorgehensweise ist daher riskant.
Besser ist es, wenn Sie und andere Verantwortliche die Informationen in eine gemeinsam gepflegte Tabelle eintragen, welche die folgenden Punkte enthalten sollte:
- Start und Ende des Vertrags;
- Vertragsnummern;
- Kontaktinformationen für die Vertriebs- und Supportmitarbeiter des SaaS-Anbieters;
- eine Zusammenfassung der wichtigsten Inhalte;
- Verlängerungstermine;
- interne Kontakte für die SaaS-App; und
- andere wichtige Vertragsdetails.
Teil der Tabelle kann außerdem ein eingebettetes, sicheres Word-Dokument sein, das relevante Passwörter und andere vertrauliche Informationen enthält. Wichtig ist, dass diese Tabelle nicht nur einer Person gehört, die sich für sie zuständig fühlt. Stattdessen sollte dies eine Teamaufgabe sein.
2. Tragen Sie Eckdaten in Ihrem Kalender ein
Sie verlassen sich jeden Tag auf Ihre digitalen Kalender. Warum sollten Sie sie also nicht nutzen, um SaaS-Abonnements zu verwalten – insbesondere, wenn es darum geht, Vertragsverlängerungen und Zahlungen im Blick zu behalten?
Besonders, wenn Sie einen Vertrag verlängern möchten, sollten Sie sich Zeit nehmen, um Optionen auszuhandeln und zu prüfen. Reservieren Sie diese Zeit in einem gemeinsamen Kalender, um sicherzustellen, dass der Vorgang die erforderliche Aufmerksamkeit erhält, und senden Sie die Erinnerung an alle Teammitglieder, die sich damit befassen sollen.
3. Führen Sie jährliche Vertragsüberprüfungen durch
Sie sollten außerdem einen Termin festlegen, der nicht am Ende der Verlängerungs- und Zahlungsfristen liegt, an dem Sie Ihre Verträge regelmäßig prüfen. Beachten Sie, dass diese Prüfung manchmal Wochen und Monate in Anspruch nimmt. Untersuchen Sie die Nutzung der SaaS-Anwendung, was Sie bezahlen und warum. Sie werden diese Überlegungen normalerweise auch dann anstellen, wenn es konkret an die Vertragsverlängerung geht. Bei dieser jährlichen Evaluation gehen Sie jedoch stärker ins Detail. Überlegen Sie in Ruhe, ob sich die Anwendung wirklich in der aktuellen Form für Sie lohnt.
Auf diesem Weg können Sie mitunter hohe Summen sparen.
Abonnementverwaltungs-Tools
Es gibt mehrere Produkte auf dem Markt, die bei der Abonnementverwaltung helfen. Einige beliebte sind:
- Chargebee. Ein Abonnementverwaltungssystem, das SaaS-Abonnements und wiederkehrende Abrechnungen verwaltet.
- Chargify. Eine Abonnement- und Abrechnungsverwaltungsplattform speziell für B2B-SaaS-Unternehmen. Es führt ein ereignisbasiertes Preissystem mit Echtzeitdaten aus.
- Paddle. Eine Umsatzplattform für SaaS-Unternehmen, die eine End-to-End-Abonnementverwaltung bietet.
- Zylo. Eine SaaS-Verwaltungsplattform, die die Verwaltung von Abonnementverlängerungen und die Nachverfolgung von Vertragszahlungen unterstützt.
Allen diesen Produkten ist gemein, dass sie eine einheitliche Oberfläche für alle Parteien enthalten, auf der sie sich die Betriebsausgaben anzeigen lassen. Ob dies jedoch wirklich Kosten spart, liegt daran, wie engmaschig das Unternehmen seine Budgets davor verfolgt hat und ob es die richtigen Konsequenzen zieht. Diese Tools sind hilfreich, aber sie können eine schlechte Cloud-Planung oder einen nachlässigen Cloud-Betrieb nicht ausgleichen.
