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Best Practices für eine zukunftssichere UC-Lösung

Wann ist eine UC-Lösung (Unified Communications) zukunftssicher? Dieser Artikel beschreibt Best Practices, die Unternehmen berücksichtigen sollten, bevor sie in UC investieren.

Da sich die Technologie für Unified Communications (UC) in rasantem Tempo weiterentwickelt, fragen sich viele IT-Führungskräfte, wie sie ihre UC-Investitionen zukunftssicher gestalten können. Doch bevor wir uns mit Best Practices zu diesem Thema befassen, untersuchen wir zunächst die Natur von Unified Communications und Investmentstrategien.

Unified Communications war schon immer ein bewegliches Ziel mit wechselnden Anforderungen. Daher gilt die Zukunftssicherheit von UC-Investitionen nur eingeschränkt. Firmen müssen die Tatsache akzeptieren, dass sich der Wertbeitrag der UC-Lösungen permanent weiter entwickelt. Wenn sie versuchen, Ihre UC-Investitionen zukunftssicher zu machen, sollten sie UC nicht als eine statische Technologie betrachten.

Der Begriff Investment setzt sich aus zwei Dimensionen zusammen. Die erste Dimension ist die finanzielle Seite, bei der Best Practices auf ökonomischen Fragestellungen basieren. Hier gilt es, die Kosten einer lokal installierten Plattform mit den Kosten einer Cloud-basierten UC-Lösung zu vergleichen und abzuwägen. Die zweite Dimension betrifft Investitionen in die Technologie. Die Entscheidung, bei der lokalen UC zu bleiben oder zu einem Cloud-basierten UC-Modell überzugehen, ist eine Investition oder eine Wette darauf, welche Technologie nach Meinung der Verantwortlichen die Collaboration-Anforderungen eines Unternehmens künftig am besten erfüllen wird.

Da sich die UC-Technologie so schnell ändert, ist der Zeitrahmen für die Zukunftssicherheit von UC-Investitionen viel kürzer als bei Legacy-Technologien. Realistisch gesehen ist es für Unified Communications schwierig, mehr als zwei oder drei Jahre zu planen. Firmen können nicht in eine UC-Lösung investieren und diese einfach vergessen.

Im Grunde sollten Unternehmen sich nicht zu sehr auf die Technologie konzentrieren, sondern sich bei der UC-Investition daran orientieren, wie sie Collaboration-Tools einsetzen und wie der Support erfolgt. Hier helfen folgende drei Best Practices weiter:

1. Der Anbieter sollte alle UC-Modelle unterstützen

Dies sollte der Ausgangspunkt für alle Überlegungen sein, es sei denn, Firmen sind mit einer kompletten Migration in die Cloud völlig zufrieden. Unified Communications ist von Natur aus komplex, und viele Unternehmen bevorzugen den lokalen Einsatz, da ihnen die Plattform gehört und sie diese selbst betreiben.

Unabhängig, wie gut die Technologie ist, ein UC-Einsatz wird nur dann erfolgreich sein, wenn die Mitarbeiter die Lösung annehmen und von ihren Vorteilen überzeugt sind.

Diese Komplexität kann allerdings auf der anderen Seite überlastete IT-Abteilungen abschrecken, für die eine Lösung aus der Cloud dann eine bessere Option darstellt.

Eine Mischung dieser beiden Szenarien ist üblich, da ein hybrides Einsatzmodell oft am besten ist. Beim hybriden Szenario müssen Firmen jedoch sicher sein, dass der UC-Anbieter wirklich in beide Richtungen arbeitet. Nicht alle Anbieter können das. Die Vielfalt der Betriebsmodelle sollte daher das erste Kriterium bei der Auswahl von UC-Anbietern sein.

2. Akzeptanz bei den Nutzern proaktiv fördern

Unabhängig, wie gut die Technologie ist, ein UC-Einsatz wird nur dann erfolgreich sein, wenn die Mitarbeiter die Lösung annehmen und von ihren Vorteilen überzeugt sind. Im Gegensatz zu Legacy-Technologien, die von der IT eingeführt und die von den Mitarbeitern genutzt werden müssen, hängt Unified Communications vollständig von der Akzeptanz durch die Anwender ab. Eine UC-Plattform bildet in der Regel ein Portfolio von Anwendungen, die Mitarbeiter bereits nutzen, so dass sie die Vorteile von Unified Communications erkennen sollten.

Darüber hinaus haben die Mitarbeiter mit der zunehmenden Verbreitung von Cloud-basierten, benutzerzentrierten Anwendungen eine große Auswahl an Anwendungen, die von UC unterstützt werden. Daher muss die IT-Abteilung vor dem Einsatz von Unified Communications einen Plan ausarbeiten, um die Akzeptanz zu fördern. Der Plan sollte eine proaktive Maßnahme sein, um die Mitarbeiter über Unified Communications aufzuklären und ihnen zu zeigen, wie sie dadurch produktiver werden.

3. Bedürfnisse und Präferenzen der Mitarbeiter für Zusammenarbeit bewerten

Die IT-Abteilung muss verstehen, welche Tools die Mitarbeiter für eine effektive Zusammenarbeit benötigen und wie unzureichend ihre aktuellen Werkzeuge sind. UC unterstützt eine Reihe von Anwendungen – nicht weil mehr besser bedeutet, sondern um eine Vielzahl von Präferenzen abzudecken.

Die meisten Arbeitsplätze sind generationenübergreifend, und jede Altersgruppe arbeitet unterschiedlich zusammen. Das heißt: Unified Communications eignet sich nicht für alle Mitarbeiter gleichermaßen. Einige Angebote konzentrieren sich auf Telefonie, während andere den Fokus auf Video oder Messaging legen. Der beste Weg zu zukunftssicherem Unified Communications ist, diese Bedürfnisse und Präferenzen zu verstehen, damit die gewählte UC-Plattform richtig auf diese Anforderungen zugeschnitten ist.

Nächste Schritte

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Artikel wurde zuletzt im Mai 2019 aktualisiert

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