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Den E-Mail-Fluss in Exchange Online steuern und absichern

Im Exchange Admin Center von Office 365 können Administratoren verschiedene Regeln konfigurieren, mit denen sie den E-Mail-Fluss ihres Unternehmens steuern.

Exchange Online kann ähnlich verwaltet werden wie die lokalen Versionen Microsoft Exchange Server 2016 und 2019. Dabei stehen verschiedene Bereiche zur Verwaltung über das Exchange Admin Center zur Verfügung.

Zunächst sollten sich Administratoren von Office 365 mit dem Bereich Security und Compliance auseinandersetzen, der über das Office-365-Portal verfügbar ist. Hier gibt es unter E-Mail-Fluss die Bereiche Dashboard und Nachrichtenablaufverfolgung (siehe Abbildung 1).

Abbildung 1: E-Mails mit Office 365 Security & Compliance im Griff behalten.
Abbildung 1: E-Mails mit Office 365 Security & Compliance im Griff behalten.

Unter Dashboard sind allgemeine Informationen zu den gesendeten und erhaltenen Nachrichten des Abonnenten zu sehen. Über Nachrichtenablaufverfolgung kann eine Abfrage der Nachrichten erstellt werden (siehe Abbildung 2).

Abbildung 2: Nachrichtenablaufverfolgung in Office 365.
Abbildung 2: Nachrichtenablaufverfolgung in Office 365.

Im geöffneten Fenster der Nachrichtenablaufverfolgung zeigt Office 365 einige grundlegende Informationen zum E-Mail-Fluss an (siehe Abbildung 3). Die Anwendung berichtet unter anderem, ob Nachrichten zugestellt oder versendet wurden.

Abbildung 3: Anzeigen von Berichten in der Nachrichtenablaufverfolgung.
Abbildung 3: Anzeigen von Berichten in der Nachrichtenablaufverfolgung.

Reichen die Standard-Berichte nicht aus, kann man eigene Berichte erstellen (siehe Abbildung 4). Die Berichte lassen sich auch als CSV-Datei exportieren. Beim Erstellen eines eigenen Berichtes kann dieser in Echtzeit ausgeführt oder für die spätere Verwendung gespeichert werden.

Abbildung 4: Eigene Nachrichtenablaufverfolgung erstellen.
Abbildung 4: Eigene Nachrichtenablaufverfolgung erstellen.

Nachrichtenfluss steuern

Ein weiterer wichtiger Bereich für die Organisation des E-Mail-Verkehrs innerhalb des Exchange Admin Center ist der Menüpunkt Nachrichtenfluss. Hier sind im oberen Bereich verschiedene eigene Menüunterpunkte zu finden (siehe Abbildung 5).

Über Neue Regeln erstellen lassen sich Transportregeln formulieren, mit denen die Zustellung von E-Mails gesteuert wird. Hier lassen sich zum Beispiel Spam-Nachrichten ausfiltern und weitere Einstellungen vornehmen, um den Nachrichtenfluss zu steuern.

Abbildung 5: Neuen Transportregeln in Office 365 erstellen.
Abbildung 5: Neuen Transportregeln in Office 365 erstellen.

Über die Transportregeln können Administratoren zum Beispiel auch festlegen, dass E-Mails in Office 365 automatisch verschlüsselt werden. Neben Standardregeln lassen sich auch manuell Bedingungen definieren (siehe Abbildung 6).

Abbildung 6: In Exchange Online lassen sich auch manuell Regeln mit bestimmten Bedingungen erzeugen.
Abbildung 6: In Exchange Online lassen sich auch manuell Regeln mit bestimmten Bedingungen erzeugen.

Über die Nachrichtenablaufverfolgung steht die klassische Variante dieser Lösung zur Verfügung. Microsoft empfiehlt aber auch hier den Weg über Security und Compliance zu nutzen.

Über Akzeptierte Domänen steuert man, was mit E-Mails passiert, die an E-Mail-Domänen geschickt werden, die im Abonnement hinterlegt sind (siehe Abbildung 7). Hier lassen sich zum Beispiel Relay-Einstellungen definieren. Mit den Einstellungen sollten Administratoren aber vorsichtig vorgehen.

Abbildung 7: Konfigurieren der E-Mail-Domänen im Exchange Admin Center von Exchange Online.
Abbildung 7: Konfigurieren der E-Mail-Domänen im Exchange Admin Center von Exchange Online.

Eigene Konnectoren in Office 365 erstellen

Connectors stellen in On-Premises-Bereitstellungen von Exchange eine wichtige Grundlage für das Versenden und Empfangen von E-Mails dar. In Office 365 können über den Menüpunkt Connector ebenfalls verschiedene Einstellungen hierzu vorgenommen werden (siehe Abbildung 8). Die Optionen sind allerdings nicht so umfangreich wie in lokalen Exchange-Umgebungen.

Über einen Connector können Admins zum Beispiel konfigurieren, wohin E-Mails aus dem Internet, von Partnerorganisationen oder aus anderen Quellen geschickt werden sollen. Auch die E-Mails, die von On-Premises Exchange-Servern an Office 365 gesendet werden, lassen sich damit konfigurieren.

Abbildung 8: Steuern der Connectors in Office 365.
Abbildung 8: Steuern der Connectors in Office 365.

Verteilerlisten und Gruppen in Office 365

Über den Menüpunkte Empfänger und dann Gruppen lassen sich Verteilerlisten und Gruppen erstellen. Verteilerlisten dienen ausschließlich dem Empfangen von E-Mails, während Gruppen auch für die Konfiguration von Berechtigungen genutzt werden können.

Verteilerlisten erhalten eine eigene E-Mail-Adresse. Wird an diese E-Mail-Adresse eine E-Mail gesendet, erhalten alle Mitglieder der Verteilerliste die E-Mail. Das funktioniert auch für den Empfang von externen E-Mails. In diesem Fall muss in den Eigenschaften der Verteilerliste die Option Absender innerhalb und außerhalb meiner Organisation unter Zustellverwaltung aktiviert werden. Außerdem muss sichergestellt sein, dass der Gruppe eine E-Mail-Adresse zugewiesen wurde.

Spam- und Malware-Schutz

Bezüglich des Nachrichtenflusses spielt schließlich der Menüpunkt Schutz im Exchange Admin Center von Office 365 eine entscheidende Rolle. Hier kann man über Schadsoftwarefilter die Richtlinie Default anpassen. Alternativ lassen sich neue Richtlinien erstellen. In den Eigenschaften der Richtlinien wird definiert, was Office 365 mit E-Mails macht, in denen Malware gefunden wurde (siehe Abbildung 9).

Abbildung 9: Konfigurieren der Richtlinieneinstellungen für Malware in Office 365.
Abbildung 9: Konfigurieren der Richtlinieneinstellungen für Malware in Office 365.

Unter Spamfilter gibt es ebenfalls eine Richtlinie. Über diese kann festgelegt werden, wie Office 365 mit Spam-E-Mails verfahren soll. Die Einstellungen sind ebenfalls über Bedrohungsmanagement unter Security und Compliance zu finden.

Nächste Schritte

Office-365-Lizenzen in virtuellen Desktop-Infrastrukturen.

Was Managed Services für Microsoft Office 365 bieten.

Wichtige Maßnahmen zur Absicherung von Microsoft Office 365.

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