Wie die Ausbildungsplanung mit Software digitalisiert wird

Immer mehr Firmen setzen auf eine eigene Ausbildung, um Fachkräfte zu binden. Speziell entwickelte HR-Software kann helfen, Planung und Steuerung der Ausbildung zu vereinfachen.

Eine betriebliche Ausbildung anzubieten, wird immer beliebter bei Unternehmen. Nicht nur, um den Fachkräftenachwuchs zu sichern, sondern auch, um Talente zu entdecken und zu fördern. Nicht zu vergessen die positiven Aspekte, die Ausbildungsstellen auf die Arbeitssituation der Region haben, das gilt vor allem für ländliche Gebiete. Wenn Jugendliche nicht abwandern, sichert das die Zukunft.

Eines muss aber klar sein: Wer Auszubildende beschäftigt, muss auch mit einem Mehr an Aufwand und Zeit rechnen. Nicht nur, weil das Vermitteln von Wissen immer Geduld und Mühe erfordert, sondern auch, weil es bereits im Vorfeld viel zu planen und zu organisieren gibt.

Manuelle Planung und Organisation von Ausbildungsplänen vermeiden

Die Ausbildungsrahmenpläne der IHK legen fest, wie individuelle Ausbildungspläne zu erstellen sind. Es gilt, die Lernziele und Zeiträume aus den Rahmenplänen und die Kompetenzen und Kapazitäten im Unternehmen gegenüberzustellen: Wieviel Zeit muss für eine Lernstation kalkuliert werden? Welche Abteilung eignet sich für welche Lerneinheit? Stehen genug Arbeitsplätze zur Verfügung? Eingeplant werden müssen sowohl die Unterrichtszeiten der Berufsschulen, Zeiten für Prüfungsvorbereitung, dienstliche oder urlaubsbedingte Abwesenheit der Ausbilder und weitere Details.

Werden mehrere Auszubildende gleichzeitig eingestellt, muss bedacht werden, dass nicht alle zeitgleich in einer Abteilung geschult werden können. Wer wann das Büro und die zuständigen Betreuer wechselt, muss sorgfältig geplant werden. Fünf Auszubildende im Lehrjahr hört sich zwar nicht viel an, aber unterschiedliche Fachrichtungen und eine durchschnittlich dreijährige Ausbildungszeit kann durchaus eine organisatorische Herausforderung sein.

Hinzu kommt, dass jeder Schritt mit den einzelnen Abteilungen abgestimmt werden muss. Es kann vorkommen, dass in der Planungsphase aufgrund all der E-Mail-Anfragen, Abstimmungsschleifen und Aktualisierungen mehrere Versionen des gleichen Dokuments kursieren. Das stiftet nicht nur Verwirrung, schlimmstenfalls weiß am Ende der Ausbildungsleiter selbst nicht, welches die aktuellste Version ist. Hinzu kommt, dass während der gesamten Ausbildungszeit die Lernfortschritte zu verfolgen und Berichtshefte zu führen sind.

Natürlich kann diese Aufgabe mit herkömmlichen Arbeitsmitteln wie Office-Programmen, E-Mails, Ordnern und Planwänden umgesetzt werden. Effizient oder gar modern ist diese Methode aber nicht. Dabei bietet sich für die hier zugrunde liegenden Funktionalitäten wie Szenarioplanung, Optimierung und Abbildung des Workflows eine Digitalisierung an.

Eine in Modulen aufgebaute HR-Software und Matching-Algorithmen können die Planung und Kontrolle der betrieblichen Ausbildung heute weitgehend automatisieren. Personalverantwortliche und Ausbilder werden so deutlich entlastet und haben mehr Zeit für andere Aufgaben.

Matching-Algorithmen automatisieren das Erstellen von Ausbildungsplänen

Der Softwareherstellers rexx systems bietet zum Beispiel eine Software an, mit der die betriebliche Ausbildung leicht und anschaulich organisiert werden kann: Das Modul Ausbildungsmanagement enthält standardgemäß die Rahmenpläne der IHK für über 400 Ausbildungsberufe. Dazu gehören genaue Beschreibungen der Lernziele und welche Zeiten dafür vorgesehen sind.

Die Kompetenzprofile der einzelnen Abteilungen im Unternehmen werden bei der Einführung der HR-Basislösung erfasst und im Organigramm hinterlegt. Eingespeist werden müssen dann noch die Ausbildungspläne der Berufsschule.

So sind die Daten für die Berechnung komplett. Matching-Algorithmen übernehmen die Arbeit, die Lernziele der Auszubildenden mit den Lernstationen und Lernkapazitäten der Abteilungen abzugleichen. Die Software stellt dann Planungsvorschläge zur Verfügung, die bei Bedarf noch angepasst werden können.

Auch während der Ausbildung erleichtert die Software den Verantwortlichen die Arbeit. Berichtshefte sind digitalisiert und Textbausteine erleichtern die Dokumentation. Berufsschulnoten werden ins System eingepflegt und die Lernfortschritte werden über die Besetzungsdauer an den einzelnen Lernstationen automatisch ermittelt. Prüfung und Freigabe der Arbeitsberichte sowie Benachrichtigungen über Planänderungen werden automatisiert mit System-Workflows abgewickelt.

Bessere Qualität der Ausbildung mit integriertem Bewertungs-Tool

Das System eignet sich nicht nur für die Planung und Dokumentation, sondern verfügt auch über ein integriertes Bewertungs-Tool. Dort können Ausbilder die Leistung der Lernenden beurteilen und die Auszubildenden ihr Feedback zur Wissensvermittlung an den einzelnen Lernstationen geben. Zu den bloßen Zahlen kommen also persönliche Daten hinzu, mit denen sich einschätzen lässt, ob alle Lernziele erreicht wurden. Wenn es Verbesserungsbedarf gibt, wissen alle Beteiligten, wo sie ansetzen müssen.

Nicola Hauptmann, freie Journalistin

„Großer Gewinn einer digitalisierten Ausbildungsplanung ist die Transparenz. Ausbilder haben einen kompletten Überblick über den Bildungsweg ihrer Auszubildenden oder dualen Studenten.“

Nicola Hauptmann, freie Journalistin

Großer Gewinn einer digitalisierten Ausbildungsplanung ist die Transparenz. Ausbilder haben einen kompletten Überblick über den Bildungsweg ihrer Auszubildenden oder dualen Studenten, können Ergebnisse auswerten und so die Qualität der Ausbildung weiter verbessern. Mit Unterstützung eines Self-Service-Portals sehen Azubis ihren kompletten Ausbildungsweg und alle Dokumente auf einer einheitlichen, nutzerfreundlichen Oberfläche, so wie es die neuen Generationen gewohnt sind.

Wichtig ist zudem die Zeit, die mit der Planungssoftware gewonnen wird. Ausbilder können sich intensiver um die Auszubildenden kümmern, zum Beispiel mit Feedback-Gesprächen und individuellerer Förderung. Eine Eingliederung in den Arbeitsmarkt erreicht man nicht nur mit dem Erlernen von Fachwissen.

Für Jugendliche ist es meist die erste Tätigkeit in einem beruflichen Umfeld. Bei diesen Veränderungen sind Ausbildungsverantwortliche oft als Berater und Unterstützer gefragt – mit einer Human-Ressource-Management-Software ist dabei der erste Schritt in die richtige Richtung gelegt.

Über den Autor:
Nicola Hauptmann ist freie Journalistin für Wordfinder PR.

Die Autoren sind für den Inhalt und die Richtigkeit ihrer Beiträge selbst verantwortlich. Die dargelegten Meinungen geben die Ansichten der Autoren wieder.

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