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SAP-SharePoint-Datenintegration: so klappt es mit der Benutzerfreundlichkeit

Benutzerfreundlichkeit ist beim Einsatz von SharePoint ein entscheidender Faktor. Das betrifft auch die Integration von SharePoint mit SAP ERP.

Die Benutzerfreundlichkeit ist beim Einsatz von SharePoint das A und O. Welchen Einfluss die Integration von Daten aus einer SAP-Umgebung darauf haben kann, wird meist maßlos unterschätzt. Das erfolgreiche Business- und Collaboration-Produkt Microsoft SharePoint wird heute in vielen Unternehmen für ganz unterschiedliche Aufgabenstellungen genutzt. Die Einsatzszenarien erstrecken sich dabei über das Verwalten und Ablegen von Dokumenten, bis hin zur Projektorganisation sowie dem Vertrags-Management oder Ticketsystem.

Laut der aktuellen SharePoint Anwenderstudie der Stuttgarter Hochschule der Medien regeln 88 Prozent von 300 befragten Teilnehmern aus den Fachbereichen IT, Management, Kommunikation und Marketing ihre täglichen Aufgaben über die Portalsoftware. Sie stellen redaktionelle Texte ein, planen Kampagnen oder besprechen sich online mit externen Mitarbeitern zum nächsten Projekt.

Aufgrund seines großen Funktionsumfangs ist SharePoint zwar für genau diesen bunten Strauß an Anwendungen ausgelegt. Gleichzeitig birgt so ein überdimensioniertes Aufgabenspektrum aber auch massive Gefahren. Und die sind häufig gar nicht auf den ersten Blick zu erkennen.

Zum einen drängen immer individuellere Einsatzszenarien die Unternehmen dazu, immer mehr Anpassungen an den Funktionsstandards vorzunehmen. Damit wächst die Anwendungskomplexität und das Risiko, die Usability aufs Spiel zu setzen. Laut den Studienteilnehmern ist SharePoint in puncto Usability zwar auf einem guten Weg, Microsoft muss aber noch an einigen Schrauben drehen, um seine Nutzungsbasis zu vergrößern. Zum anderen reicht die alleinige Betrachtung der SharePoint-Anwendung längst nicht mehr aus, wenn es um intuitive Bedienbarkeit geht.

Werden Daten aus Drittsystemen wie dem ERP-System von SAP in die SharePoint-Umgebung integriert, bleibt die Benutzerfreundlichkeit schnell auf der Strecke. Die große Herausforderung ist hier: relevante SAP-Daten, die beispielsweise für eine Rechnungstellung innerhalb eines Projektes benötigt werden, müssen per Textdatei aus einer statischen, schwergewichtigen SAP-Umgebung herausgelöst werden, um sie in die SharePoint-Umgebung an der richtigen Stelle zu importieren. Ein Kraftakt für jeden Anwender, der zeit- und nervenaufreibend ist.

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Aus diesem Grund ist gerade die Schnittstelle zwischen den zwei grundverschiedenen Systemwelten von SAP und Microsoft SharePoint so wichtig für Unternehmen, wollen sie ihre SAP- und SharePoint-Anwendungen in einer soliden und funktionsfähigen Verknüpfung gewinnbringend für ihre Mitarbeiter anbieten.

Denn nicht selten möchten die Anwender aus ihrer kollaborativen SharePoint-Umgebung heraus schnell auf SAP-Daten zugreifen, die maßgeblich zum Projekterfolg beitragen. Aber wer möchte schon mühselig in den Systemen hin und her springen, um schließlich irgendwann an die richtigen Informationen heranzukommen? Hinzu kommt, dass die meisten Anwender auch nicht das nötige SAP-Wissen haben, um diese Tätigkeiten überhaupt richtig ausführen zu können. Und für eine derartige Aufgabe die Mitarbeiter extra schulen lassen? Auch keine gute Idee und viel zu teuer.

Nach Angaben der Befragten der SharePoint Anwenderstudie nehmen sich aktuell 27 Prozent der Befragten dieser Thematik an. Neben der Integration von Projekt-Management-Software wollen sie sich gezielt an die Datenintegration zwischen SAP ERP und SharePoint machen. Den dritten Platz teilen sich Groupware-/E-Mail- und CRM-Integrationen (siehe Abbildung 1).

Abbildung 1: Diese Systeme stehen bei der Integration mit SharePoint vorn.

Schaut man auf die Integrationen, die die Befragten in Planung haben, verschiebt sich die Rangfolge leicht und die Integration von ERP-Systemen in SharePoint rückt an die erste Stelle.

Angesichts dieser Fülle an Integrationskonstellationen sollte es für die Unternehmens-IT oberste Priorität sein, bestehende Datensilos zwischen den Systemen gezielt abzubauen und benutzeroptimiert zu gestalten.

Dieser Schritt lässt sich aber nicht mit einer kurzfristigen Einstellung bis zur nächsten Schnittstelle bewältigen. Im Gegenteil, für die Projekt- und IT-Entscheider wird es künftig stärker darum gehen, über einzelne Systeme hinweg zu denken, um eine reibungslose Usability über die Zusammenführung vieler Systeme zu erreichen.

„Werden Daten aus Drittsystemen wie dem ERP-System von SAP in die SharePoint-Umgebung integriert, bleibt die Benutzerfreundlichkeit schnell auf der Strecke.“

Peter Wohlfarth, Theobald Software.

Dafür ist der Bau zuverlässiger und hochperformanter Datenbrücken zwischen den Systemen wie SAP und SharePoint unabdingbar. Denn die Standardmittel aus den technischen Baukästen von SAP oder Microsoft sind immer dann am Ende, wenn es um unternehmensindividuelle Anpassungen geht.

Wer mittel- und langfristig nicht über den eigenen Plattformhorizont denkt und die Verzahnung seiner Systemwelten aus der Business-Perspektive betrachtet, riskiert nicht nur die intuitive Bedienbarkeit einer Plattform wie SharePoint, sondern verspielt auch das Vertrauen seiner Anwender.

Über den Autor:
Peter Wohlfarth ist Prokurist bei Theobald Software.

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