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SAP Fiori Apps beschleunigen HR-Prozesse im Einzelhandel

Für Nutzer der SAP ERP HCM Suite ist ein Umstieg zu einer Cloud-HR-Lösung eine Herausforderung. Die Drogeriekette dm hat einige Erfahrungen hierzu sammeln können.

Keine Frage, technologische Änderungen im Personalmanagement, vor allem in den Kernanwendungen, müssen sorgfältig geplant sein: Mitarbeiterrechte, Datenschutz und Mitbestimmung der Betriebsräte sind zu berücksichtigen.

Für Unternehmen, die SAP ERP Human Capital Management (HCM) im Einsatz haben, drehen sich die Überlegungen meist um die Frage, wann und in welchem Umfang ein Umstieg auf SAP SuccessFactors erfolgt.

Eine allgemeingültige Antwort gibt es nicht. Wenn aber bereits konkrete Prozessverbesserungen anstehen, sind neue Ideen und tragfähige Brückenlösungen besser als Abwarten – diese Erfahrung machte man bei dmTECH, dem IT-Tochterunternehmen der Drogeriemarktkette dm.

Seit langem schon suchte man hier nach einer zeitsparenden Lösung für die klassischen Human-Resouces-Prozesse wie etwa Arbeitszeitänderung oder unbefristete Übernahmen. Zwar standen die Antragsformulare im Intranet bereits digital innerhalb von Microsoft SharePoint zur Verfügung. Am Ende mussten aber die bewilligten Formulare von den Mitarbeitern der Personalabteilung manuell verbucht werden, das heißt eine Integration in das SAP HCM-Backendsystem war nicht gegeben.

Vor allem in den Filialen nahm zuvor das Ausfüllen der langen Formularmasken Zeit in Anspruch, die eigentlich für das Tagesgeschäft benötigt wurde. Umfangreiche Einzelangaben wie Mitarbeiternummern, Personaldaten oder Tarifvorgaben mussten zunächst herausgefunden und anschließend manuell eingetippt werden.

Mobile Benutzeroberfläche für das On-Premises-System

Es waren zwei Veränderungen, die letztlich den Anstoß zum Wechsel gaben: Nach dem geplanten Umstieg auf Microsoft 365 (ehemals Office 365) brauchte es in jedem Fall eine neue Lösung für die Formulare. Noch entscheidender aber war, dass im Zuge der Digitalisierung ab 2016 alle dm-Mitarbeiter mit einem Smartphone ausgestattet wurden.

Die neue Lösung musste also vor allem kompatibel für Mobilgeräte sein. Bei dmTECH wollte man dafür ein Toolset nutzen, das in der SAP HCM Suite bereits enthalten ist: Prozesse und Formulare. Die Prozesse beziehungsweise Templates aus diesem Baukastensystem sind zunächst zu kopieren und auf die jeweiligen Anwendungsfälle anzupassen. Standardmäßig können dafür Web Dynpro ABAP oder auch Adobe Interactive Forms – und seit kurzem auch SAP Fiori – als Benutzeroberflächen verwendet werden.

Gleichzeitig hat SAP aber auch die Möglichkeit geschaffen, beliebige weitere User Interfaces anzubinden – somit auch die in diesem Fall implementierten, kundenspezifischen SAPUI5-Oberflächen. Da diese individuell programmiert werden mussten, suchten die IT-Verantwortlichen nach Unterstützung. „SAP empfahl uns als Umsetzungspartner projekt0708 aus München“, berichtet Constantin von Hornung, IT-Inhouse Consultant bei dmTECH und stellvertretender Projektleiter.

projekt0708, Spezialist für SAP-Cloud-Lösungen für HR (SAP SuccessFactors), SAP ERP Human Capital Management (SAP ERP HCM) und SAP-Concur-Lösungen verfügt über die nötige Expertise in der Mobilisierung von Geschäftsanwendungen. „Anhand einer einzelnen Anwendung haben wir zunächst ein Proof of Concept erstellt. Damit konnten wir zeigen, dass es technisch machbar ist, Fiori als flexibles User Interface für die SAP HCM Prozesse und Formulare einzusetzen“, erläutert Stefanie Sehm, Director HR Technology bei projekt0708. Das Ergebnis war so überzeugend, dass man bei dmTECH das gemeinsame Projekt startete.

Vorarbeit: Prozesse harmonisieren

Auf Kundenseite war zu Beginn noch einiges an Vorarbeit nötig. Denn trotz einheitlicher Formulare wurden die Antrags- und Freigabeprozesse in den einzelnen Gebieten recht unterschiedlich gehandhabt. Auch die externen Bedingungen wie etwa die Tarifbestimmungen der Bundesländer unterschieden sich.  „Wir haben im Vorfeld mehrere Workshops veranstaltet, um alle Anforderungen nachzuvollziehen und daraus dann ein verbindliches Konzept erstellen zu können“, erläutert von Hornung.

Dabei war allen Beteiligten klar, dass es sich um eine Brückenlösung von drei bis vier Jahren handeln würde, da auf längere Sicht ein Umstieg auf SAP SuccessFactors auch für die HR-Kernfunktionen geplant ist. Doch auch für diesen Zeitraum lohnte es sich, da die neuen Anwendungen den Aufwand für die Nutzer spürbar verringern.

Um möglichst früh von den Verbesserungen zu profitieren, wählte man einen agilen Projektansatz. Sobald einzelne Prozesse fertiggestellt und getestet waren, gingen sie live. projekt0708 hatte sich zum Ziel gesetzt, in den monatlichen Workshops beim Kunden vor Ort immer ein neues Feature vorzustellen. Auch auf Entwicklerseite war zunächst mehr Grundlagenarbeit nötig, da die Verknüpfungen der Prozesse und Formulare mit den Fiori-Oberflächen in Form eines wiederverwertbaren Frameworks erst entwickelt werden mussten.

Dann aber nahm die Entwicklung Fahrt auf; zunehmend konnte auf bereits erstellte Bausteine zurückgegriffen werden. Gleichzeitig wurde die Projektmethode innerhalb der einzelnen Prozesse angepasst: „Um die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen und vor Gremien wie dem Betriebsrat zu bestehen, mussten die einzelnen Prozesse bereits in sich fertig und valide sein“, sagt der dmTECH IT Consultant.

Beginnend mit einer Ausfüllhilfe wurden so nacheinander die Formulare und Prozesse für die Arbeitszeit- und Einkommensänderung, Befristungsverlängerung, Austritt und die unbefristete Übernahme umgesetzt sowie die Vorlagen für eine arbeitgeberseitige Kündigung pilotiert.

Zeitsparende Lösung überzeugt in den Filialen

In den Filialen wurde das neue Vorgehen begrüßt: „Die Anwendungen sind selbsterklärend, so dass es keiner Schulung bedurfte“, sagt von Hornung. „Im Gegenteil, die Filialleiter waren froh über jeden neuen Prozess, der live ging, und fragten nach weiteren Anwendungen, weil sie damit Zeit sparen.“ Im Gegensatz zu früher stehen nun alle personenbezogenen Grunddaten vorbefüllt, das heißt integriert, bereit und der Filialleiter muss nur noch wenige Angaben auswählen.

Nicola Hauptmann

„Allen Beteiligten war klar, dass es sich um eine Brückenlösung von drei bis vier Jahren handeln würde, da auf längere Sicht ein Umstieg auf SAP SuccessFactors auch für die HR-Kernfunktionen geplant ist.“

Nicola Hauptmann, Freie Journalistin

Die finale Datenverbuchung der Antragsdaten am Ende eines Prozesses läuft nicht vollautomatisiert, sondern über ein ebenfalls realisiertes Sachbearbeiter-Cockpit, das heißt, die Sachbearbeiter prüfen die Angaben zuvor noch auf Vollständigkeit und Fehlerfreiheit. 

Mit den neuen Anforderungen machten sie sich zuvor in Schulungen vertraut. Auch in diesem Bereich hat sich der Aufwand für die Personalprozesse verringert, da die HR-Mitarbeiter jetzt keine Daten mehr manuell aus Formularen oder E-Mail-Korrespondenz ins SAP HCM Backend-System übertragen müssen.

Und auch wenn die Portierung der implementierten Prozesse in die Struktur und Logik der Cloud-Anwendung keine geringe Aufgabe ist, sehen sich die IT-Verantwortlichen auf einem guten Weg. „Allein dadurch, dass die Prozesse bereits vereinheitlicht sind, sparen wir bei den künftigen Entwicklungen Arbeit und Zeit“, erklärt von Hornung ein.

Über den Autor:
Nicola Hauptmann ist freie Journalistin für Wordfinder PR.

Die Autoren sind für den Inhalt und die Richtigkeit ihrer Beiträge selbst verantwortlich. Die dargelegten Meinungen geben die Ansichten der Autoren wieder.

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