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Arbeitswelten optimieren – der Use Case bestimmt die Technik

Smart-Office-Technologie ist in der Praxis angekommen. Die intelligente Vernetzung von Menschen, IT-Systemen und Gebäudeelektronik bietet viele Anwendungsmöglichkeiten.

Mit der Digitalisierung lassen sich moderne Bürokonzepte umsetzen, die den hohen Anforderungen unserer Zeit gerecht werden. Das Smart Office vernetzt Menschen, Geräte und Systeme im Bürogebäude, so dass diese miteinander interagieren können.

Dadurch entsteht eine Umgebung, die das Arbeiten so effizient und angenehm wie möglich gestaltet und gleichzeitig die Kosten für Büroflächen, Energieverbrauch und Facility Management reduziert.

Sensoren ermöglichen es zum Beispiel, die Raumauslastung, Temperatur und Luftqualität zu messen. Anhand der Daten werden die Klimaanlage, Heizung und Belüftung automatisiert gesteuert. So entsteht für die Mitarbeiter stets ein angenehmes Raumklima.

In Bereichen, die wenig genutzt werden, muss zudem die Heizung oder Klimaanlage nicht auf vollen Touren durchlaufen. Dadurch lassen sich Energiekosten sparen und Emissionen reduzieren. Darüber hinaus müssen Flächen, die kaum frequentiert sind, auch weniger oft gereinigt werden. Statt die Putzkolonne zu festen Terminen einzuplanen, können Facility Manager die Reinigung bedarfsgerecht steuern.

Die Auslastung von Arbeitsplätzen und Meeting-Räumen optimieren

Zu den beliebtesten Use Cases des Smart Office zählt die Auslastungsoptimierung und Verdichtung von Büroflächen. Traditionell richten Unternehmen pro Mitarbeiter einen Arbeitsplatz ein. Diese Plätze sind aber selten voll belegt. Wie aber ermittelt man den tatsächlichen Platzbedarf? Dafür kommen kleine IoT-Sensoren (Internet of Things) – sogenannte Desk- und Space-Tracker – zum Einsatz. Sie sammeln und aggregieren kontinuierlich Temperatur-, Näherungs- und Bewegungsdaten und übertragen diese an ein Analyseprogramm in der Cloud.

Mit diesen Daten können Unternehmen ein flexibles Arbeitsplatzkonzept umsetzen. Mitarbeiter haben keinen festen Tisch mehr, sondern buchen ihren Platz bei Bedarf über eine Smartphone-App. Dadurch lässt sich die benötigte Fläche reduzieren. 

Eine Beispielrechnung zeigt: Ein Unternehmen mit 1.000 Mitarbeitern, das eine durchschnittliche Arbeitsplatzauslastung von 90 Prozent hat, benötigt 26 Prozent weniger Tische. Bei einem Quadratmeterpreis von 20 Euro ergibt das eine Ersparnis von 124.800 Euro. Zusätzlich hat das flexible Arbeitsplatzkonzept noch einen weiteren Vorteil: Es fördert die Kommunikation und Zusammenarbeit. Denn dadurch, dass Mitarbeiter immer wieder neue Tischnachbarn haben, kommen sie leichter in Kontakt mit Kollegen und die Belegschaft mischt sich besser.

Um ein Smart-Office-Projekt umzusetzen, benötigt man die passende Hard- und Software. Sensoren messen die gewünschten Parameter und senden ihre Daten an eine IoT-Plattform. Dort werden sie gesammelt und ausgewertet. Auf Basis der Analyseergebnisse erfolgt die automatisierte Steuerung von Systemen und Geräten. Welche Komponenten am besten geeignet sind, hängt jedoch immer vom Use Case ab. Bevor Unternehmen sich Gedanken über die Technik machen, sollten sie also immer erst klären, welche Ziele sie eigentlich erreichen möchten und was der beste Weg dorthin ist.

Die Wahl der Technik hängt unter anderem davon ab, wie genau die Messung sein soll. Auch die Umgebungsbedingungen spielen eine wichtige Rolle. In einem Neubau kann man zum Beispiel moderne Lampensysteme installieren, in denen bereits vielfältige Sensorik integriert ist. In einer Retrofit-Situation gilt es dagegen Lösungen zu finden, die sich in die bestehende Gebäudetechnik integrieren lassen. Dabei geht es auch darum, möglichst kabellos zu vernetzen und Batteriewechsel in den Sensoren zu vermeiden.

Die richtige IoT-Software

Die IoT-Plattform ist das Gehirn des Smart Office. Ein Beispiel wäre die Cloud-Lösung Thing-it des Bad Homburger PropTech Thing Technologies. Hier laufen alle Daten zusammen und von hier aus werden die einzelnen Komponenten angesteuert.

Bei der Wahl der Lösung sollten Unternehmen darauf achten, dass sie über offene Schnittstellen verfügt, modular aufgebaut ist und gut skaliert. Im Idealfall lassen sich Gebäudesysteme verschiedener Hersteller einbinden – ob Heizung, Belüftung oder Schließanlagen. So können mit nur einer Plattform zahlreiche Use Cases abgebildet und unter einer zentralen Benutzeroberfläche gemanagt werden. Das vereinfacht die Handhabung erheblich.

Tobias Enders, GMS

„Um Vorbehalte in der Belegschaft aus dem Weg zu räumen, ist es wichtig, schon bei der Konzeption eines Smart-Office-Projekts den Betriebsrat einzubinden.“

Tobias Enders, GMS Global Media Services

Um Smart-Office-Funktionen zu realisieren, werden Daten gesammelt und ausgewertet. Solche Analysen wären ein Verstoß gegen die EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO), sofern sie ohne Einverständnis der Mitarbeiter stattfinden. Denn sobald Daten sich einer konkreten Person zuordnen lassen, fallen sie unter die DSGVO. Für eine Auslastungsanalyse sind jedoch keine personalisierten Daten erforderlich. Meist reicht es aus, die Ergebnisse in einer Heat Map darzustellen, die keine Rückschlüsse auf Einzelpersonen zulässt. Um Vorbehalte in der Belegschaft aus dem Weg zu räumen, ist es wichtig, schon bei der Konzeption eines Smart-Office-Projekts den Betriebsrat einzubinden.

Klein starten und risikofrei skalieren

Es empfiehlt sich, ein Smart-Office-Projekt gemeinsam mit einem spezialisierten Systemintegrator durchzuführen, der Erfahrung in der Digitalisierung von Räumen und Gebäuden hat. Er kann umfassend beraten, kennt die verfügbaren Technologien und kann sie vor Ort installieren. Außerdem unterstützt er den laufenden Betrieb mit Support-Leistungen und Managed Services.

Wichtig ist auch schon bei kleinen Pilotprojekten über die spätere Skalierbarkeit nachzudenken. Im Bereich Software ist dies in der Regel kein Problem. Hardware sollte aber nach Möglichkeit auch international verfügbar sein. Für international aufgestellte Unternehmen ist es vorteilhaft, einen Partner mit einem globalen Netzwerk zu wählen. Denn auf diese Weise lassen sich Smart-Office-Lösungen, die man bereits in einem Land eingeführt hat, gut auf andere Standorte übertragen.

Über den Autor:
Tobias Enders ist Geschäftsführer von GMS Global Media Services. Der internationale, herstellerübergreifende Full-Service-Anbieter ist auf Audio-Visuelle (AV) Medientechnik, Videokonferenzsysteme, Unified-Communications und Smart Office spezialisiert. Zudem ist der Dienstleister mit der Planung, Einrichtung und Wartung von Smart Offices vertraut und arbeitet mit führenden Smart-Office-Anbietern wie Thing-IT und disruptive Technologies partnerschaftlich zusammen.

Die Autoren sind für den Inhalt und die Richtigkeit ihrer Beiträge selbst verantwortlich. Die dargelegten Meinungen geben die Ansichten der Autoren wieder.

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