Bezeichungen halten Inhalte in Office 365 unter Kontrolle

Bezeichnungen in Microsoft Office 365 machen es einfach, Daten für Compliance-Zwecke sowohl manuell als auch automatisch zu klassifizieren. Office-365-Bezeichnungsrichtlinien, die in E3-Abonnements enthalten sind, bieten einen zentralen Ort für die Konfiguration und Veröffentlichung von Bezeichnungen für Exchange Online, SharePoint Online und von ihnen abhängige Dienste wie Office 365 Gruppen.

Zum Beispiel können Administratoren dem Security & Compliance Center eine Bezeichnung mit dem Namen Financial Data hinzufügen und es so kennzeichnen, dass es Daten mit dieser Bezeichnung sechs Jahre aufbewahrt. Eine Office-365-Bezeichnungsrichtlinie verschiebt diese Bezeichnung auch an andere Microsoft-Dienste auf der Plattform weiter.

Benutzer kennzeichnen Objekte in ihrem Posteingang oder Dokumente mit Bezeichnungen. Office-365-Bezeichnungen verfügen über Richtlinien, die Daten je nach Bedarf des Unternehmens speichern oder löschen. Personenbezogene Daten können zum Beispiel nach einer bestimmten Zeit und Überprüfung zur Löschung vorgemerkt, oder andere Informationen können als Organisationseintrag gekennzeichnet werden, so dass niemand sie ändern oder löschen kann.

Die Funktion Advanced Data Governance in einem E5-Abonnement ermöglicht die automatische Bezeichnung von Daten basierend auf Schlüsselwörtern oder sensiblen Informationen. Richtlinien können zum Beispiel alle Daten mit Sozialversicherungsnummern als persönliche Daten oder alle Daten mit Kreditkartennummern als finanzielle Daten kennzeichnen.

Bezeichnungsrichtlinien erfordern einige Vorüberlegungen, um verschiedene Arten von Informationen abzudecken. Viele Unternehmen benötigen möglicherweise mehrere Bezeichnungen, um die Arten von Daten, die aufbewahrt oder gelöscht werden sollen, abzudecken.

Bezeichnungen in Office 365 benötigen circa 24 Stunden, bis sie erscheinen. Automatische Bezeichnungen funktionieren nach etwa sieben Tagen.

Benutzer- oder unternehmensweite Aufbewahrungsrichtlinien, die Daten enthalten, haben Vorrang vor Office-365-Bezeichnungen. Eine Richtlinie, die Daten für zehn Jahre im gesamten Unternehmen speichert, hebt eine auf, die bestimmte Daten nach fünf Jahren entfernt.

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