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Einen Plan für die Notfall-Kommunikation erstellen

Bei einem Notfall müssen die Mitarbeiter alarmiert werden. Eine Telefonkette in Notsituationen ist ein bewährter Weg, um Ereignisse und nächste Schritte effektiv zu kommunizieren.

Nach einem Katastrophen- oder jedem anderen Störfall sollte eine der ersten Prioritäten der Unternehmen darin bestehen, die Mitarbeiter und das relevante Personal über den Status des Unternehmens und das weitere Vorgehen zu informieren. Die Einrichtung einer Notruftelefonkette – bei dem ein bestimmter Telefonkettenleiter eine kleine Anzahl anderer Mitarbeiter anruft, die dann für die Benachrichtigung anderer Mitarbeiter verantwortlich sind – ermöglicht es einem Unternehmen, viele Personen in relativ kurzer Zeit zu kontaktieren.

Dies ist besonders wichtig nach einer Katastrophe, wenn die nächsten Schritte – wie zum Beispiel Informationen über Gebäudeevakuierungen, Mitarbeiterumzüge und Statusprüfungen für wichtige Geräte – schnell kommuniziert werden müssen.

Obwohl eine Telefonkette im Zeitalter von Massen-SMS und automatisierten Notfallsystemen als etwas veraltet gilt, ermöglicht sie direkte, wechselseitige Benachrichtigungen zwischen den Mitarbeitern und ist ein bewährter Kommunikationsansatz.

Dieser Artikel enthält die Informationen, die für die Implementierung eine Notfalltelefonkette erforderlich sind, und erläutert die Vorteile und Einschränkungen des Prozesses. Unsere hier kostenlos herunterladbare Vorlage hilft Ihnen, Ihren eigenen Anrufbaum zu erstellen.

Wie man eine Telefonkette einrichtet

In einer typischen Telefonkette startet ein bestimmter Anrufleiter die Telefonkette, indem er die nächsten Personen auf der Liste kontaktiert. Diese Empfänger benachrichtigen dann andere, und der Prozess wird wiederholt, bis alle kontaktiert wurden. In großen Unternehmen ist in der Regel jede Person dafür verantwortlich, mindestens zwei andere anzurufen. Ein alternativer Leiter sollte benannt werden, falls der Leiter nach der Katastrophe nicht verfügbar ist.

Alle Kontaktinformationen sollten in einem Vorfallsreaktionsplan detailliert beschrieben, bei Änderungen aktualisiert und in der Personalabteilung protokolliert werden.

Eine Telefonkette aufbauen
Abbildung 1: Eine Telefonkette aufbauen

Informationen, die in der Telefonkette übermittelt werden, sollten kurz, aber gründlich sein. Da es sich um einen zeitaufwändigen Prozess handelt, sollten im Idealfall alle notwendigen Informationen in der ersten Nachricht enthalten sein. Da das Personal im Laufe der Anrufabfolge möglicherweise keine Informationen außerhalb des Inhalts des Anrufs kennt, sollte jeder mit genügend Informationen versorgt werden, um mögliche Fragen zu beantworten.

Die Mitglieder der Kette sollten auch darüber informiert werden, was zu tun ist, falls jemand nicht auf alle Kommunikationsmethoden reagiert oder keine weiteren Schritte ausführen kann. Es sollte ein zentraler Ansprechpartner für die Meldung dieser Informationen eingerichtet werden.

Vorteile eines solchen Systems

Die Verwendung einer Telefonkette als Teil einer Vorfallsreaktionsstrategie schafft ein klares und einfach zu bedienendes System. Solange die Kontaktinformationen aktuell gehalten werden, ist ein Anrufbaum eine effektive Möglichkeit, mit einer großen Anzahl von Mitarbeitern zu kommunizieren. Da jeder Mitarbeiter nur ein oder zwei zusätzliche Mitarbeiter kontaktieren muss, können Informationen schnell übermittelt werden, ohne eine Person oder ein System zu überlasten.

Im Gegensatz zu den meisten automatisierten Nachrichten ermöglicht ein Telefonbaum auch eine zweiseitige Kommunikation zwischen Anrufer und Empfänger. Wenn ein Mitarbeiter einen Anruf nicht entgegennimmt oder Informationen hat, um über seinen Status zu berichten, kann dies übermittelt werden.

Diese Art der Kommunikation in einer Notfallmaßnahme ist auch wirksam, um eine gemeinsame Informationsquelle für die Mitglieder eines Unternehmens zu schaffen. Ein Anruf ist sympathischer als eine automatisierte Nachricht und bedeutet, dass ein Unternehmen in das Wohl seiner Mitarbeiter investiert ist.

Einschränkungen

Obwohl sie effektiv sind, unterliegen die Telefonketten menschlichem Versagen. Wenn ein Mitarbeiter unklar ist, an wen er sich wenden soll oder vergessen hat, den Anruf einzuleiten, wird die nächste Person auf der Liste möglicherweise nie über das Ereignis informiert. Je nach Art des Notfalls können einige Teilnehmer in der Kette sogar keine Anrufe tätigen oder entgegennehmen, wenn sie evakuiert wurden oder ihr Telefon nicht benutzen können. Wenn Mitarbeiter nach mehreren Versuchen niemanden erreichen können, sollten sie sich an den Leiter des Anrufbaums wenden, um ihn über das Problem zu informieren.

Darüber hinaus sollte ein Prozess zur Verfolgung des Fortschritts der Telefonkette implementiert werden, um sicherzustellen, dass Anrufe erfolgt sind und dass die Personen darauf reagiert haben. Wenn es keinen Hinweis darauf gibt, dass ein Mitarbeiter auf einen Anruf reagiert hat, können dann andere Kommunikationswege versucht werden.

Alternativen

Mögliche Ausfälle oder Unterbrechungen in einer Telefonkette können oft durch Automatisierung des Prozesses reduziert oder beseitigt werden. Ein automatisiertes Notfallmeldesystem sendet Audiomeldungen oder Text gleichzeitig an Mobiltelefone, Festnetze, E-Mail-Adressen und SMS-Kontakte. Diese Systeme verfolgen alle Anrufe und Antworten und können Systemadministratoren markieren, wenn Personen nach einer voreingestellten Anzahl von Versuchen nicht geantwortet haben. Nach einem Vorfall kann das System auch einen Bericht darüber erstellen, wie es sich verhalten hat.

Notfallmeldesysteme können interne Geräte sein, die oft im Rack montiert sind und so programmiert werden können, dass sie viele ausgehende Benachrichtigungen an vorprogrammierte Kontakte erzeugen, die in Datenbanken gespeichert sind. Es können auch Managed Services sein, bei denen der Benutzer über einen Telefonanruf oder das Internet auf das Notfallmeldesystem zugreift. Diese Systeme gibt es zu einer Vielzahl von Preisstufen, um den Anforderungen verschiedener Unternehmen gerecht zu werden.

Massentexte sind eine immer häufiger verwendete Form der Notfallmitteilung, da sie es Unternehmen ermöglichen, detaillierte Informationen über einen Notfall zu übermitteln. Massen-SMS sind zwar eine schnellere Alternative zu einer Telefonkette, bieten aber keine Garantie dafür, dass alle vorgesehenen Empfänger die Nachricht gesehen oder gelesen haben. Automatisierte Systeme können in der Lage sein, Informationen darüber zu sammeln, wer die Informationen erhalten und gelesen hat, aber sie können keine Informationen darüber sammeln, warum jemand nicht geantwortet hat. Da das Sammeln dieser Informationen wahrscheinlich einen Anruf zur Weiterverfolgung mit sich bringen würde, könnte die Verwendung eines Notrufbaums auf lange Sicht ein effizienterer Prozess sein.

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