ERP-Datenmigration: Herausforderungen und Best Practices

4 Herausforderungen bei der ERP-Datenmigration

Mangelhafte Datenqualität, inkompatible Formate und die Komplexität von ERP-Daten können erhebliche Hindernisse für eine erfolgreiche ERP-Datenmigration darstellen.

1. Inkompatible Datenformate

Jedes ERP-System verfügt über ein einzigartiges Datenmodell, was die Konvertierung zwischen den Systemen erschwert. Beispielsweise kann ein ERP-System einen Kunden in einem einzigen Stammsatz definieren und diesen mit mehreren Adressen verknüpfen, um verschiedene Standorte oder Tochtergesellschaften in einer hierarchischen Beziehung darzustellen. Ein anderes ERP-System behandelt möglicherweise jeden Standort als eigenständigen Kundendatensatz, was zusätzliche Felder zur Angabe von Tochtergesellschaftsbeziehungen erfordert.

Die Migration hierarchischer Daten in eine flachere Struktur – oder umgekehrt – erfordert größte Sorgfalt bei der Datentransformation, um Duplikate oder Datenverluste zu vermeiden.

2. Komplexe Datenstrukturen

Komplexe Datenstrukturen, wie beispielsweise historische Datensätze von Kundenrechnungen und Zahlungen, können die Situation zusätzlich erschweren. So kann sich beispielsweise eine einzelne Zahlung auf mehrere Rechnungen beziehen oder eine Kundenrechnung mehrere Zahlungen umfassen. Diese Beziehungen erfordern eine präzise Zuordnung, um die Datenintegrität zu gewährleisten.

Die Migration dieser Beziehungen ohne entsprechende Sorgfalt kann zu Datenverlusten, nicht übereinstimmenden Datensätzen oder unterbrochenen Verknüpfungen führen. Die Aufrechterhaltung der referenziellen Integrität ist in solchen Fällen kostspielig und zeitaufwendig und erfordert oft, dass Mitarbeiter schwierige Entscheidungen darüber treffen müssen, welche Daten migriert und welche archiviert werden sollen.

3. Mangelhafte Datenqualität

Die Datenqualität verschlechtert sich mit der Zeit, sodass ältere ERP-Systeme häufig unter Fehlern, Inkonsistenzen, Informationslücken und doppelten Datensätzen leiden. Diese Probleme können zu ungenauen Berichten und betrieblichen Ineffizienzen im neuen ERP-System führen. So können beispielsweise doppelte Kundendatensätze die Ergebnisse einer Top-n-Kunden-Liste verzerren oder ausstehende Salden in einem Bericht über alte Forderungen zu niedrig ausweisen.

Die Bereinigung und Standardisierung der Daten vor der Migration ist zeitaufwendig, aber unerlässlich. Wird dieser Schritt vernachlässigt, kann dies die Vorteile einer ERP-Migration untergraben.

4. Begrenzte oder unzureichend qualifizierte Ressourcen

Vielen ERP-Datenmigrationsprojekten mangelt es an angemessenen Ressourcen, darunter qualifiziertes Personal, Zeit und Budget. Viele Führungskräfte unterschätzen den Zeit- und Fachaufwand, der für die Zuordnung, Bereinigung und Übertragung von Daten zwischen den Systemen erforderlich ist.

Kleinere Unternehmen verlassen sich bei der Durchführung dieser Aufgaben manchmal auf vorhandenes IT-Personal; doch dieses verfügt möglicherweise nicht über das erforderliche Fachwissen sowohl im Quell- als auch im Ziel-ERP-System, was zu minderwertigen Ergebnissen führen kann.

3 Best Practices für die ERP-Datenmigration

Einige Best Practices können dazu beitragen, diese Herausforderungen zu bewältigen und erfolgreiche ERP-Datenmigrationsprojekte zu realisieren. Der COO, der CIO oder das jeweilige Mitglied der Geschäftsleitung, das als Projektsponsor fungiert, sollte überprüfen, ob das Implementierungsteam diese Richtlinien befolgt.

1. Erstellen Sie einen Migrationsplan

Ein umfassender Plan ist die Grundlage jeder erfolgreichen ERP-Datenmigration. Der Migrationsplan sollte den Umfang, den Zeitplan, die Ressourcen und die Zuständigkeiten für das Projekt darlegen. Das Softwaremigrationsteam sollte kritische Daten identifizieren, die Ziele der ERP-Datenmigration definieren und einen klaren Fahrplan für die Umsetzung entwickeln.

Beziehen Sie Stakeholder aus den Bereichen IT, Finanzen, Betrieb und anderen Abteilungen ein, um die Einbindung der Anwender sicherzustellen und spätere Überraschungen im Prozess zu vermeiden. Prüfen Sie außerdem sorgfältig, ob historische Daten, wie beispielsweise Kundenzahlungen, migriert werden müssen oder ob es andere Alternativen gibt, um bei Bedarf darauf zuzugreifen. Stellen Sie fest, ob Informationen, die für Analysen entscheidend sind, wirklich im neuen ERP-System gespeichert werden müssen oder ob sie stattdessen in einer separaten Datenbank zwischengespeichert werden können.

2. Die Daten gründlich bereinigen

Das ERP-Migrationsteam muss sich bereits früh im Migrationsprozess mit etwaigen Problemen hinsichtlich der Datenqualität befassen. Die Datenbereinigung umfasst das Entfernen doppelter Datensätze, das Korrigieren von Ungenauigkeiten und die Standardisierung von Formaten, um Konsistenz zu gewährleisten. Erwägen Sie die Investition in Tools zur Automatisierung dieser Prozesse oder die Beauftragung eines externen Dienstleisters mit Fachkenntnissen in diesem Bereich.

Die Bereinigung der Daten vor der ERP-Datenmigration spart Zeit und reduziert Fehler drastisch, wodurch die Zuverlässigkeit und der Gesamtnutzen des neuen Systems verbessert werden.

3. Die ERP-Datenmigration umfassend testen

Eine ERP-Datenmigration ist erst dann abgeschlossen, wenn die Richtigkeit und Vollständigkeit der Daten im neuen System bestätigt wurde. Das Migrationsteam sollte für diesen Bestätigungsschritt ausreichend Zeit einplanen, da ein überstürzter Testprozess oft zu kostspieligen Nachbesserungen nach der Migration führt.

Planen Sie mehrere Testrunden ein, darunter Komponententests, Integrationstests und Benutzerakzeptanztests, um Probleme zu identifizieren, bevor das neue ERP-System in Betrieb genommen wird. So kann beispielsweise eine Testmigration aufzeigen, dass bestimmte Datenfelder nicht korrekt zugeordnet werden, was dem Team dann ausreichend Zeit gibt, diese Fehler zu beheben.

Tests stärken zudem das Vertrauen der Endnutzer und helfen ihnen, sich mit dem neuen ERP-System vertraut zu machen.

Dieser Artikel ist im Original in englischer Sprache auf Search ERP erschienen.