Teamarbeit und Collaboration effizienter gestalten

Mehr als Videokonferenzen und Chats

Die COVID-19-Pandemie beschleunigt zweifellos die Nutzung von Collaboration in Unternehmen. Aus dem Nichts kommt ihre Umsetzung jedoch nicht. Viele Unternehmen haben das Thema bereits aus verschiedenen Gründen ins Auge gefasst.

Während manche vor allem das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten interessiert, legen andere den Schwerpunkt auf Videokonferenzen oder wünschen sich Chat-Funktionen für die Projektarbeit. Selbst sehr kleinen Betrieben bietet die Technologie neue Chancen, so können Arztpraxen etwa Videosprechstunden durchführen.

Grundsätzlich deckt Collaboration alle Facetten des agilen und flexiblen Zusammenarbeitens und Kommunizierens ab, von Telefon- und Videokonferenzen über Enterprise-Messaging-Tools bis zur gemeinsamen Dokumentenbearbeitung.

Je nach Bedarf lassen sich Projekte und Entwicklungen planen, Ressourcen oder Aufgaben verwalten, Aktivitäten und Arbeitsfortschritte visualisieren oder Ergebnisse dokumentieren. In anderen Anwendungsszenarien rücken der Datenaustausch, das Reporting und die Analyse von Daten oder die Interaktion zwischen verschiedenen Systemen in den Vordergrund. Für das systemübergreifende Zusammenspiel fließen Informationen aus Unternehmensprozessen in die Kommunikation ein, um diese zu optimieren.

Technisch und mental vorarbeiten

In der Praxis kommt der Impuls oft aus der Fachabteilung. Die Fachkräfte erkennen, dass sie neue Wege gehen müssen. Das sollte strukturiert erfolgen – und kann schnell überfordern. Für diesen Fall stehen herstellerunabhängige Spezialisten bereit, Konzeption, Implementierung und Betrieb der Collaboration-Lösung zu übernehmen.

Zunächst gilt es, zu prüfen, ob die technischen Voraussetzungen gegeben sind. Das fängt mit geeigneten Internetverbindungen und Netzwerkinfrastrukturen an und schließt zwingend Cyber-Security-Technologien ein. Bei Datensicherheit und -schutz sowie insbesondere der Konformität zur EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) müssen Unternehmen mitdenken und beispielsweise hinterfragen: Wie verschlüsselt eine Plattform die Daten, wo legt sie die Daten ab und welche Daten werden an wen und zu welchem Zweck übermittelt? Dies ist nach dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) zum Privacy Shield wichtiger denn je.

Entscheidendes spielt sich allerdings auf mentaler Ebene ab. Verantwortliche sind in der Pflicht, vorzuleben, wie sie mit einer Collaboration-Lösung das eigene Unternehmen voranbringen wollen. Die Mitarbeiter müssen erkennen und verstehen, warum sich ihre Arbeitswelt dramatisch verändern wird – und wie.

Stellen Unternehmen konkrete Lösungen, ihre Funktionen und deren richtigen Einsatz sowie die Vorteile und Mehrwerte in Schulungen und Webinaren vor, führt das idealerweise dazu, dass Beschäftigte die neuen Werkzeuge von allein adaptieren. Zu Beginn ist die Konzentration auf wenige Funktionen wichtig, um Anwender nicht zu überfrachten und damit zu verängstigen.

Greifbare Verbesserungen auf vielen Ebenen

Richtig vorbereitet, verbessert eine moderne Collaboration-Lösung die Arbeitsweise der einzelnen Mitarbeiter. Damit fallen ihnen die Aufgaben leichter, sie erledigen sie schneller und zielgerichteter. Die Technologie fördert die Kommunikation und die Zusammenarbeit. Zudem steigert sie die Zufriedenheit, denn die Nutzer identifizieren sich mit ihrem Unternehmen, wenn dieses moderne Kommunikationsmittel einsetzt. Auf Projektebene entwickelt sich eine effektive Arbeitsweise, die sich in Schnelligkeit, Flexibilität und Erfolg äußert.

Der IT-Abteilung bietet sich die Chance, Prozesse aktiv mitzugestalten, was ihre Position innerhalb des Unternehmens stärkt, denn durch mögliche Systeminteraktionen lassen sich Abläufe neu und flexibler denken. Es ist nicht mehr zwingend nötig, jedes Mal eine teure Prozessintegration durchzuführen.

„Grundsätzlich deckt Collaboration alle Facetten des agilen und flexiblen Zusammenarbeitens und Kommunizierens ab, von Telefon- und Videokonferenzen über Enterprise-Messaging-Tools bis zur gemeinsamen Dokumentenbearbeitung.“

Ulf Petersen, Axians Networks & Solutions

Stattdessen gibt es Lösungen, mit denen sich einfache Prozesse schnell einbinden lassen, zum Beispiel in die Produktion bei einem Industrieunternehmen. Dann kommuniziert eine Maschine beispielsweise einen Defekt selbstständig über das Collaboration-System an das Reparaturteam, sobald dieser auftritt.

Es erhält Informationen zum Fehler, wodurch es diesen schneller beheben kann. Der Techniker muss den Defekt an der Maschine nicht erst suchen, sondern kennt diesen bereits. Die Collaboration-Lösung sagt ihm, welches Ersatzteil er benötigt. Damit das funktioniert, muss man die Plattform individuell an die IoT-Schnittstellen (Internet of Things) und die verschiedenen Prozesse des Unternehmens anpassen.

Vorteile und Trends erkennen

Collaboration-Technologien bündeln gemeinsame Informationen sowie Ressourcen und machen diese für agile Teams zugänglich. Für das Bereitstellen von Collaboration-Diensten zeichnet sich ab, dass sich das Cloud-Hosting auch über die Zeit der Coronavirus-Pandemie hinaus als langfristiger Trend etablieren wird. Eine weitere Entwicklung ist das Einbinden von Informationen aus unterschiedlichsten Prozessen in die Kommunikation – und umgekehrt, Daten wieder in die Geschäftsvorgänge zurückzuspielen.

Daneben wird das DSGVO-konforme Ergänzen öffentlich zugänglicher Informationen während einer Kommunikation an Relevanz gewinnen. In Videokonferenzen oder Webinaren könnte ein Collaboration-Tool Daten aus dem Internet über die Teilnehmer aggregieren und anzeigen, etwa aus LinkedIn oder Xing.

Über den Autor:
Ulf Petersen ist Manager Solution Line Collaboration bei Axians Networks & Solutions.

Die Autoren sind für den Inhalt und die Richtigkeit ihrer Beiträge selbst verantwortlich. Die dargelegten Meinungen geben die Ansichten der Autoren wieder.