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SAP Ariba: Den Einkauf für das digitale Zeitalter fitmachen

Laufen Einkauf, Rechnungsstellung und die Lieferantenkommunikation digital über eine zentrale Plattform ab, strafft dies den gesamten Beschaffungsprozess.

Einen detaillierten Blick darauf, wo Unternehmen im digitalen Beschaffungsmanagement schwerpunktmäßig ansetzen wollen, liefert die Studie Digital Procurement Survey 2019 der Unternehmensberatung PwC. Demnach verfolgen mittelständische und Großunternehmen unterschiedliche Ziele mit digitalen Prozessen im Beschaffungswesen.

Laut der Studie stehen für Firmen mit einem Umsatz von bis zu 500 Millionen Euro Vorhaben wie Abläufe zu vereinfachen und das Lieferanten-Panel neu zu gewichten im Vordergrund. Hinzu kommt der Ausbau der Zusammenarbeit mit Lieferanten. Dagegen setzen Einkaufsabteilungen von Unternehmen aus dem gehobenen Mittelstand (500 Millionen bis fünf Milliarden Euro Umsatz) in der Entwicklung von Kompetenzen und der Digitalisierung von Prozessen die Hauptziele.

Mit einer Plattform zentral digitalisieren

Die unterschiedlichen Bedürfnisse der Unternehmensgruppen und Branchen adressiert eine zentrale, digitale Plattform für das Procurement, zum Beispiel SAP Ariba. Diese Lösung landet neben Coupa im Magic Quadrant for Procure-to-Pay Suites, in dem das Marktforschungs- und Beratungshaus Gartner führende Anbieter untersucht.

Für die Einstufung haben sich die Analysten die zwei Hauptkomponenten der Plattform genau angeschaut. Zum einen das Ariba Network. Hierbei handelt es sich um einem Online-Marktplatz für Geschäftskunden, der 4,2 Millionen registrierte Unternehmen zählt. Zum anderen die Module, die alle Aspekte von Einkaufs-, Beschaffungs- und Abrechnungsvorgängen digitalisieren.

Von vornherein auf den Mittestand zugeschnitten ist SAP Ariba Snap. Firmen können damit über das Ariba Network zu Lieferanten den Kontakt und so sukzessive ein skalierbares, digitales Beschaffungsmanagement aufbauen.

Erst Regeln definieren, dann implementieren

Der Individualisierung der Cloud-Lösung sind Grenzen gesetzt. Die Verantwortlichen auf Fachebene und in der Geschäftsführung müssen vielmehr in Prozessen denken und diese festlegen, um die Beschaffung zu digitalisieren.

Die erfolgreiche Implementierung von SAP Ariba hängt im Wesentlichen von vier Aspekten ab:

  1. Klare Regeln (Policies), Genehmigungsverfahren und Workflows für jeden Procurement Channel definieren. In der Lösung werden Bedingungen für Freigaben, Freigabeinstanzen und Wertgrenzen für den Einkauf hinterlegt.
  2. Stammdaten konsolidieren, wenn bisher mehrere Anwendungen verschiedene Commodity Codes nutzen, um Güter oder Kenndaten von Lieferanten zu klassifizieren.
  3. Die Organisationsstrukturen im Unternehmen auf schnelle und einfache Entscheidungen ausrichten, was das Ordern von Produkten und Materialien via App vom Smartphone oder Tablet einschließt.
  4. Zielprozesse präzise formulieren.

Wer weiterhin auf Teillösungen angewiesen ist, steht vor der Herausforderung, diese Anwendungen in SAP Ariba einzubinden. Diesen Akt erleichtert eine Integrationsplattform wie ein Cloud Integration Gateway (CIG). Gilt es, mehrere SAP-Lösungen zu integrieren, hilft die SAP-Lösung Master Data Governance (SAP MDG) weiter.

Erfahrungswerte und Automatisierungseffekte aus der Praxis

In der Praxis bewährt sich, im Zuge einer SAP-Einführung auch SAP Ariba zu installieren. Je nach Anforderung und Branche hält die Procure-to-Pay-Lösung passende Module wie Sourcing, Buying, Invoicing und SIPM (Supplier Information and Performance Management) bereit.

Michael Kasselmann, Atos

„Ihren größten Nutzen spielt die Lösung im Automatisieren von Abläufen in Einkauf und Beschaffung aus.“

Michael Kasselmann, Atos

Das Aufsetzen der digitalen Beschaffungslösung kommt ohne komplexes Anpassen von Datenmodellen aus. Ihren größten Nutzen spielt die Lösung im Automatisieren von Abläufen in Einkauf und Beschaffung aus.

Laufen beispielsweise indirekte Transaktionen im Hintergrund ohne manuelle Eingriffe ab, beschleunigen sich laut SAP-Angaben Beschaffungsprozesse um 65 Prozent. Die Automatisierung fällt denjenigen leichter, die sich am Anfang auf wenige Abläufe wie Bestellungen und dem Versand der Bestellbestätigungen konzentrieren. Sukzessive kann sich ein Unternehmen danach weitere Vorgänge wie Kreditorenprozesse vornehmen, um Kosten und Risiken zu reduzieren und Skonti besser zu nutzen.

Optimal strategisch und operativ einkaufen

SAP Ariba deckt die Beschaffung durchgehend digital vom Sourcing bis zum Abschluss des Bezahlvorgangs ab. Ergänzend lassen sich weitere Funktionen, zum Beispiel ein Partner- und Risikomanagement, Bedarfsplanung, Funktionen für Analyse oder die Verbesserung der Zusammenarbeit und Kommunikation implementieren.

Dies in Eigenregie zu machen, kann ein Unternehmen schnell überfordern. Effizienter wird es für viele Firmen sein, sich einen externen Digitalisierungsexperten an die Seite zu holen, der SAP Ariba zu dem macht, was es ist: eine zentrale Plattform für strategische und operative Einkäufe.

Diese erspart den Betrieb unterschiedlicher Plattformen und Beschaffungslösungen. Zudem haben die Einkaufs- und Finanzabteilung stets den Überblick auf alle Einkaufsprozesse und die damit verbundenen Kosten. So lassen sich Einsparpotenziale ermitteln und Ausgabenkategorien optimieren.

Über den Autor:
Michael Kasselmann ist Manager Capability Team SAP Logistics/SAP Ariba bei Atos.

Die Autoren sind für den Inhalt und die Richtigkeit ihrer Beiträge selbst verantwortlich. Die dargelegten Meinungen geben die Ansichten der Autoren wieder.

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