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Digitale Transformation: Womit Behörden kämpfen

Verzögerte Projektrealisierung, veraltete Infrastruktur, schlechtes Datenhandling: Insbesondere Behörden tun sich mit der digitalen Transformation schwer.

Es scheint, dass die Causa „Digitale Transformation“ in vielen Behörden noch lange nicht ad acta gelegt werden kann. Sie scheitert in Behörden oft an einer verzögerten Projektrealisierung – ein zeitgemäßes Datenhandling zugunsten besserer Dienste für die Bürger wird derzeit noch in vielen Behörden ausgebremst durch eine veraltete Dateninfrastruktur.

Das Innovationstempo in der IT ist so hoch, dass selbst progressive Unternehmen dem digitalen Wandel kaum hinterherkommen. Behörden reagieren auf neue Trends noch behäbiger, denn die Entscheidungsprozesse sind komplizierter, die Budgetplanung strikter und es gibt keinen Wettbewerbsdruck wie in der Wirtschaft.

Die digitale Transformation ist dennoch auch in den Behörden unausweichlich. Bürger, die ihren Alltag – von Banking-Apps, Buchungs- und Vergleichsportalen bis hin zum Online-Shopping – weitgehend digital erledigen, stellen neue Ansprüche.

Sie wollen nicht am Amt eine Nummer ziehen und stundenlang in grauen Gängen unter flackernden Neonröhren warten müssen. Viele Behörden wiederum wollen ihr verstaubtes Image abstreifen und bürgerfreundlicher werden. Die Verantwortlichen haben verstanden, den digitalen Wandel vorantreiben zu müssen. Dies bedeutet, das digitale Angebot zu erweitern, die Interaktion zu optimieren und agiler zu werden im Datenhandling.

Digitale Transformation erwünscht, aber an der Umsetzung hapert es

Eine Studie von Eurostat zeigt, wie das E-Government im EU-Vergleich vorankommt. Deutschland zählt in dieser Disziplin nicht zu den Vorzeigekandidaten. So nutzten im Jahr 2018 laut Eurostat 57 Prozent der Deutschen das Internet zur Interaktion mit Behörden, während diese Zahl zehn Jahre zuvor bei 44 Prozent lag.

Dass digitale Transformation auch schneller geht, zeigt Dänemark, wo 2018 bereits 92 Prozent der Bürger ihre Behördengänge online erledigten, ausgehend von 49 Prozent im Jahr 2008. Ebenfalls flott voran geht es in Österreich, Frankreich und den Niederlanden.

Bleibt Deutschland zurück als eine Insel der unglückseligen Digitalisierungsverweigerer? So schlimm ist es nicht, nur kommt die digitale Transformation nicht so recht in Fahrt.

Dies wird am Beispiel der Bundesbehörden gut deutlich. Im Jahr 2015 hat die Bundesregierung das Projekt „IT-Konsolidierung Bund“ angestoßen. Ziel war es und ist es immer noch, die fragmentierte und teils veraltete IT der 130 Bundesbehörden zu vereinheitlichen und modernisieren.

Die Planungsphase geht nun in das sechste Jahr und soll bis Jahresende abgeschlossen sein. Dann dürfte zumindest klar sein, wann welche Behörden, die derzeit noch auf der Warteliste stehen, modernisiert werden. Begonnen werden die tatsächlichen Umstellungen in diesem Jahr nur bei bis zu zehn Behörden, die sich freiwillig melden, oder es werden bereits laufende Projekte fortgeführt. Vonseiten des Bundesrechnungshofs wurde das schlingernde Projekt bereits zweimal gerügt wegen unklarer Umsetzbarkeit und immens steigender Kosten.

Wenn es um die Interaktion mit dem Bürger geht, wird der Fortschritt der digitalen Transformation in der Öffentlichkeit noch sichtbarer. Die Erledigung von bislang meist als lästig empfundenem Behördenkram kann heute attraktiver, bequemer und zeitgemäßer gestaltet werden.

Dies erfordert jedoch eine schnellere Datenverarbeitung, ein verbessertes Datenmanagement und generell datenorientiertes Handeln. Damit rückt die Dateninfrastruktur ins Interesse.

Die Studie Data-Driven Transformation in Europe im Auftrag von Pure Storage zeigt vor diesem Hintergrund die Herausforderungen der digitalen Transformation in Behörden auf. Befragt wurden 450 IKT-Führungskräfte in Deutschland, Frankreich, Großbritannien, Italien, den Niederlanden und in Spanien.

Als wichtigste Modernisierungsgründe sieht die Studie europaweit das ungebremste Datenwachstum sowie den Bedarf an besserer Zusammenarbeit und Behördenvernetzung. Weitere Gründe für die digitale Transformation sind die sich verschärfenden Sicherheitsbedrohungen und gestiegenen Erwartungen der Bürger.

Veraltete Dateninfrastruktur und Projektverzögerungen bremsen die Transformation aus

Gut 85 Prozent der Projektverantwortlichen in deutschen Behörden sind der Meinung, dass die Verbesserung der Erfahrung der Bürger wichtig ist, um das Vertrauen in den Staat aufzubauen und aufrechtzuerhalten. Etwa 71 Prozent sehen sich in der Verantwortung, verfügbare Technologie zu nutzen, um den bestmöglichen Service für die Bürger zu erbringen.

Wiederum 69 Prozent der Projektverantwortlichen gaben aber auch an, dass veraltete Infrastruktur, die digitalen Transformation und damit die Umsetzung dieser Ziele aufhält. Sogar 86 Prozent stimmten zu, dass ihre bestehende Dateninfrastruktur hohe Betriebskosten verursacht und die operative Agilität einschränkt. Sie erschwert es, die Erwartungen der Bürger zu erfüllen, was 80 Prozent der ITK-Führungskräfte in Deutschland bestätigten, und sorgt für Compliance-Probleme (76 Prozent).

Als größte Hindernisse bei der Digitalisierung von Behördendiensten für Bürger und der Umsetzung von Automatisierungsprozessen sehen 82 Prozent mangelnde digitale Fähigkeiten und Erfahrungen. Veraltete Prozesse (79 Prozent) und mangelnde Agilität (75 Prozent) wurden ebenso als Hindernisse genannt. Ein weiteres Ergebnis dieser Studie bestätigt das zuvor angesprochene Problem der Umsetzung staatlicher IKT-Projekte am Beispiel der Bundesbehörden. So stuften nur 50 Prozent der Befragten ihre Projektumsetzung als vollständig erwartungsgemäß und bestätigten, dass ihre Projekte innerhalb des Zeit- und Budgetrahmens realisiert werden konnten.

Woran liegt es, dass nur jedes zweite IT-Modernisierungsprojekt in Behörden wie geplant umgesetzt wird? Neben komplexen Abstimmungsprozessen machen es unterschiedliche Prioritäten der beteiligten Entscheidungsebenen schwierig, Projekte planungsgemäß und reibungslos umzusetzen.

Dies ist nicht nur in Deutschland der Fall, wie eine weltweite Studie von Gartner zeigt. So waren in den letzten Jahren viele Behörden von organisatorischen Veränderungen wie Führungswechsel und Umstrukturierungen betroffen. Hinzu kommen Entscheider, die nicht den Mut haben, größere Modernisierungsprojekte anzugehen, sondern so lange es irgendwie geht, lieber an Altbewährtem festhalten. Dies alles bremst die digitale Transformation aus.

Mit zeitgemäßer Datennutzung den Service verbessern

Die Nutzung von Daten rückt in den Mittelpunkt, um bessere Dienste für die Bürger zu realisieren. Immerhin – oder nur – 50 Prozent der Befragten der Studie in Deutschland wollen in den nächsten zwei Jahren ihre Datenstrategie und Infrastruktur deswegen umgestalten. Eine veraltete Datenarchitektur, wie sie in vielen Behörden derzeit noch zum Einsatz kommt, kann datenintensive Workloads in einer hochgradig oder vollständig digitalisierten Verwaltung nicht bewältigen. Es geht auch darum, wie Anwender auf Daten zugreifen, wie diese Daten gespeichert, strukturiert und verwaltet werden.

Güner Aksoy, Pure Storage

„Neben komplexen Abstimmungsprozessen machen es unterschiedliche Prioritäten der beteiligten Entscheidungsebenen schwierig, Projekte planungsgemäß und reibungslos umzusetzen.“

Güner Aksoy, Pure Storage

Heute gilt es Daten in Echtzeit zu verarbeiten und daraus wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen, um den Service für den Bürger besser zu machen. Eine hierzu geeignete moderne Dateninfrastruktur muss Compliance-Anforderungen wie die DSGVO und die NIS-Richtlinie erfüllen.

Sie sollte flexibel erweiterbar sein und unterbrechungsfreie Upgrades ermöglichen, zugunsten eines langfristigen Investitionsschutzes. Eine grundlegende Sicherheitsanforderung ist eine nativ integrierte FIPS 140-2-Verschlüsselung sowohl für Daten in Bewegung als auch im Ruhezustand, ohne zusätzliche Kosten. Die Verschlüsselung sollte nicht die Gesamtperformance einschränken oder zusätzlichen Managementaufwand verursachen.

Dass eine staatliche Institution die digitale Transformation erfolgreich bewältigen kann, zeigt das Deutsche Krebsforschungszentrum (DKFZ), eine Stiftung des öffentlichen Rechts des Landes Baden-Württemberg. Hier ist es gelungen, eine moderne Datenumgebung zu realisieren, die den Datenzugriff beschleunigt und vereinfacht.

Mitarbeiter, die in anderen Kliniken und im Deutschen Konsortium für Tumorkrankheiten arbeiten, erhalten Fernzugriff auf sensible Daten. Diese werden in einer sicheren, aber dennoch agilen Speicherumgebung vorgehalten. Die Benutzer können dadurch effektiver und produktiver ihre Arbeit erledigen, was den Bürgern, in diesem Fall – umso wichtiger – den Patienten zugutekommt.

Über den Autor:
Güner Aksoy ist Regional Sales Director Central Europe bei Pure Storage. Davor war er 10 Jahre bei DELL EMC und DELL VCE im Einsatz. Zuletzt als Country Manager Germany für VCE.

Die Autoren sind für den Inhalt und die Richtigkeit ihrer Beiträge selbst verantwortlich. Die dargelegten Meinungen geben die Ansichten der Autoren wieder.

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