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Drei Ansätze für die Zusammenarbeit im Home-Office

Das Coronavirus hat dazu geführt, dass das Arbeiten von Zuhause zur Normalität geworden ist. Wir schauen uns an, wie Collaboration-Technologien langfristig funktionieren.

Unternehmen haben akzeptiert, dass der Arbeitsplatz nie wieder derselbe sein wird. Im November 2020 bewertete McKinsey den Stand der Remote-Arbeit und berichtete, dass hybride Modelle der Fernarbeit (Remote Work) weiter bestehen werden, vor allem für eine hoch gebildete, gut bezahlte Minderheit der Belegschaft.

Laut den Autoren des McKinsey-Berichts können mehr als 20 Prozent der Arbeitskräfte an drei bis fünf Tagen pro Woche so effektiv aus der Ferne arbeiten, wie wenn sie im Büro sitzen. Die Herausforderung ist allerdings: Wie können Mitarbeiter effektiv zusammenarbeiten und sich bei ihrem Arbeitgeber engagieren, wenn sie nur einen Teil ihrer Zeit in der Büroumgebung verbringen? Wenn sie zu Hause sind, wie können sie dann mit den Mitarbeitern im Büro oder den Mitarbeitern im Außendienst zusammenarbeiten?

Obwohl Videokonferenzen seit Beginn der Pandemie einen Aufschwung erlebt haben, empfinden viele Menschen Live-Videokonferenzen als langweilig. Es gibt außerdem Hinweise darauf, dass sich die Leute nicht voll auf die Diskussion konzentrieren, wenn sie an Telefonkonferenzen teilnehmen.

1. Den Watercooler-Moment festhalten

Es gibt eine Reihe von Plattformen, die Mitarbeitern die Möglichkeit bieten, zusammenzuarbeiten und Wissen zu teilen. Eine davon ist Workplace von Facebook.

Ujjwal Singh, Head of Product bei Facebook Workplace, sagt über die Erfahrungen, die er in den letzten zehn Monaten während der COVID-19-Pandemie gemacht hat: „Wir haben ständig gehört, dass Workplace kein Ort ist, an dem man über die Arbeit redet, sondern ein Ort, an dem man Arbeit erledigt, besonders wenn man mit anderen zusammenarbeiten muss.“

Eines der wichtigsten Merkmale eines echten Büros, das Workplace zu emulieren versucht, ist der sogenannte Watercooler-Moment – der informelle Austausch von Wissen und Know-how, der in Räumen wie Gemeinschaftsküchen stattfindet.

„Es geht nicht nur um Schreibtischarbeiter und solche mit E-Mail“, sagt Singh. „Es geht auch um Mitarbeiter an der Front, die vielleicht nur ein Mobiltelefon benutzen.“

Singh sagt, dass die Plattform es zum Beispiel Schichtarbeitern leichter macht, ihre Schichten zu tauschen. Einer der Kunden von Workplace, Honest Burgers, baute Chatbots, um seine beurlaubten Mitarbeiter zu unterstützen, und stellte ihnen über die Plattform Informationen zur Verfügung, um ihnen bei der Umschulung zu helfen.

Wenn er über seine eigenen Erfahrungen mit der Fernarbeit spricht, räumt Singh ein, dass Videokonferenzen die Konzentration leiden lassen: „Ich hatte einen Tag mit 18 Meetings, alle per Video. Ich erinnere mich nicht mehr an die Meetings.“

Einer der Bereiche, mit denen sich Workplace von Facebook befasst, ist die Frage, wie man die Videomüdigkeit reduzieren und Präsenz und Verbindung ermöglichen kann, ohne dass die Mitarbeiter das Gefühl haben, dass es eine Belastung ist.

„Wir untersuchen, wie wir ein Gleichgewicht zwischen asynchroner und synchroner Kommunikation herstellen und andere Modalitäten als die Webcam nutzen können, um zu vermeiden, dass die Leute das Gefühl haben, ständig zu präsentieren“, sagt Singh.

2. Einsatz von Augmented Reality (AR)

Zaid Laftah ist Vice-President for Risk Engineering bei Marsh & McLennan mit Sitz im Engineering Hub des Unternehmens in Dubai. Er arbeitet mit Öl- und Gasunternehmen zusammen und sagt, dass die Rolle der Risikoingenieure darin besteht, eine Risikobewertung vor Ort an einem Standort wie einer Ölraffinerie durchzuführen, um einen Risikoprofilbericht zu erstellen.

„Ein Risikoingenieur besucht einen Standort und verbringt dort eine Woche, um sich einen Überblick über die Hardware, die Managementsysteme und die Notfallmaßnahmen zu verschaffen“, sagt er. „Anschließend erstellen wir einen Bericht für die Versicherungsbranche.“

Neben dem Team von Marsh & McLennan haben auch Versicherer ihr eigenes Team von Ingenieuren für Risikobewertungen. Eine große Anlage wird oft von mehreren Firmen versichert, aber normalerweise erhalten nur das Team des federführenden Versicherers und der Risikoingenieur von Marsh & McLennan Zugang zum Standort.

Das Zentrum in Dubai beschäftigt 20 Risikoingenieure, um 200 Standorte pro Jahr abzudecken. Aufgrund der COVID-19-Reisebeschränkungen musste Marsh & McLennan die Art und Weise, wie es Standortbesuche durchführte, neu bewerten. „Wir begannen, Zoom, Teams und Webex zu nutzen und entwarfen virtuelle Besichtigungen, die Videokonferenzen und Dokumenten-Sharing nutzen“, sagt Laftah. „Wir haben über 450 virtuelle Umfragen durchgeführt.“

Die virtuelle Befragung beinhaltet auch eine Reihe von Gesprächen mit Mitarbeitern vor Ort, welche verschiedene Teams abdecken. „Früher wurden diese in einem Besprechungsraum vor Ort durchgeführt, aber wir haben auch die Anlage besichtigt“, fügt Laftah hinzu.

Das fehlende Stück bei der virtuellen Befragung ist, dass der Risikoingenieur nicht physisch vor Ort ist. „Man benutzt fünf Sinne, wenn man etwas begutachtet, aber um das Risiko einer Infektion zu verringern, haben die Standorte ihre Türen für Besucher nur geöffnet, wenn es unbedingt notwendig ist“, sagt Laftah.

Der Ansatz, den Marsh & McLennan gewählt hat, um reale Besichtigungen vor Ort zu ermöglichen, ist der Einsatz eines Augmented Reality Headsets (AR), das Video und Audio eines Ingenieurs vor Ort live überträgt. Der Ingenieur erhält das Headset und wird in der Handhabung geschult. Anschließend wird er gebeten, durch die Anlage zu gehen, damit das Remote-Risk-Engineering-Team von Marsh & McLennan zusammen mit Risikobewertungsingenieuren von Versicherungsunternehmen einen Live-Videostream verfolgen und sehen können, was der Ingenieur vor Ort sieht.

Es gibt eine Reihe von Headsets auf dem Markt, aber Marsh & McLennan benötigte eines, das eigensicher ist, damit es an Orten wie Ölraffinerien eingesetzt werden kann.

Laftah erklärt die Wahl des Headsets: „Aus Sicht des Arbeitsschutzes war uns klar, dass das von uns benötigte AR-Headset eine Freisprecheinrichtung sein und die Sicherheitsanforderungen der Branche erfüllen muss. Nachdem wir eine Reihe von Geräten geprüft hatten, entschieden wir uns für das sprachgesteuerte Headset RealWear HMT-1Z1.“

Dieses Gerät benötigt eine Netzwerkverbindung, daher wird das eigensichere, robuste Smartphone Ecom Smart-Ex 02 DV1 für den Internetzugang verwendet.

Von der Software her beschreibt Laftah das Headset als ähnlich wie ein Android-Tablet, da es Zoom-, Microsoft-Teams- und Cisco-Webex-Videokonferenzunterstützung bietet. Das Headset verfügt über drei Mikrofone und Geräuschunterdrückung, um Hintergrundgeräusche herauszufiltern.

Um die Anforderungen an die Eigensicherheit zu erfüllen, kann der Akku des HMT-1Z1 nicht ausgetauscht werden. Laut Laftah liefert er genug Strom für vier Stunden.

Auf die Frage, ob das Headset auch nach der Pandemie weiter verwendet wird, sagt er: „Ich habe es nicht eilig, 200 Tage unterwegs zu sein.“

Wenn eine Standortbegehung virtuell durchgeführt wird, ist sie nicht mehr auf die Risikoingenieure vor Ort beschränkt. Es gibt auch Möglichkeiten, virtuelle Besichtigungen mit dem AR-Headset in Gebieten der Welt zu verbessern, in denen es Reisebeschränkungen gibt, wie zum Beispiel im Jemen, in Teilen von Pakistan und im Irak.

3. Einsatz von Virtual Reality (VR)

Oliver Lingwood-Craddock, CEO von The Supper Club, führte kürzlich die erste Veranstaltung der Organisation durch, die auf Virtual Reality Headsets (VR) setzte.

Die Veranstaltung, die von Nathan Robinson, CEO des VR-Unternehmens The Leadership Network, auf der Gemba-VR-Plattform veranstaltet wurde, diente dazu, zu zeigen, wie virtuelle Umgebungen zur Kommunikation und Zusammenarbeit in der Post-COVID-19-Welt genutzt werden können.

Über seine Erfahrungen mit dem Oculus Virtual Reality Headset sagt Lingwood-Craddock: „VR ist kein Gimmick. Ich war von ihrer unglaublichen Effektivität für die Zusammenarbeit überwältigt.“

In der virtuellen Welt werden die Menschen als Avatare dargestellt. „Sie sind Pixel, aber sie sind vermenschlicht“, fügt er hinzu. „Es ist überraschend, wie man sich mit ihnen auseinandersetzt.“

Abbildung 1: Tipps für eine Remote-Arbeitsinfrastruktur.
Abbildung 1: Tipps für eine Remote-Arbeitsinfrastruktur.

Die Gemba-Plattform beherbergt ein Auditorium. Sie verfügt über Breakout-Räume und Whiteboards, die es den Menschen ermöglichen, in drei Dimensionen zu arbeiten, sowie über einen sozialen Raum. Lingwood-Craddock glaubt, dass solche virtuellen Welten das Potenzial haben, echte Zusammenarbeit zu ermöglichen, bei der die Menschen zu 100 Prozent in die Diskussion eingebunden sind.

Fernarbeit in der Zukunft

„Es gibt viele Menschen, die glauben, dass COVID-19 die Welt für immer verändert hat. Die Pandemie zwang viele Unternehmen dazu, ihre Mitarbeiter sofort remote arbeiten zu lassen“, sagt Alan Warr, Vorsitzender der Consultancy Specialist Group bei BCS, The Chartered Institute for IT. „Globale Organisationen erwarten nicht, dass sie zur Normalität zurückkehren, nachdem der Geist der Telearbeit aus der Flasche gelassen wurde.“

In den letzten Jahren gab es einen unterschwelligen Druck, Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, vielleicht einen Tag pro Woche remote zu arbeiten. „Aber es war unvorstellbar, dass wir dieses Niveau der Transformation erreichen könnten“, sagt Carr.

Eines der unerwarteten Ergebnisse, die sich aus dem Coronavirus ergeben, ist, dass es zu einer dramatischen Verschiebung der Erwartungen geführt hat. Wie werden die Arbeitsmuster nach der Pandemie aussehen? Laut McKinsey sehen immer mehr Arbeitgeber eine etwas bessere Produktivität bei ihren Außendienstmitarbeitern.

Wenn die Menschen jetzt, nach fast einem Jahr flexibler Arbeit, tatsächlich produktiver sind, dann sollte die Telearbeit nicht nur als Notlösung gesehen werden, bis die Büros wieder öffnen. Für Carr bietet sie den Unternehmen das Potenzial, Dinge zu tun, die vor der Pandemie viel schwieriger zu erreichen waren. „Global gesehen hat die Telearbeit interessante Dimensionen, da sie es Unternehmen ermöglicht, sehr schnell Experten aus verschiedenen Teilen der Welt hinzuzuziehen“, sagt er.

Die Technologie wird immer besser und die Menschen brauchen eine zuverlässige Breitbandverbindung zu Hause. Aber für Carr besteht die größte Herausforderung darin, die Art und Weise zu ändern, wie Vorgesetzte und Manager ihre Teams führen.

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